No fim do ano, uma das maiores preocupações dos profissionais de Comunicação Interna é o fechamento de verbas e a preparação do orçamento para o próximo ano.
Afinal, a comunicação interna tem impacto em praticamente todas as áreas de uma empresa — desde o engajamento e retenção de funcionários até a lealdade dos clientes.
Mas, para desbloquear todo o potencial da sua estratégia de CI, você precisa dos recursos para fazer isso acontecer. Isso significa garantir um orçamento que reflita a importância desses esforços e que possa ser distribuído, preferencialmente, ao longo de todo o ano.
Neste artigo, você confere nossas dicas para otimizar seus recursos em comunicação e aprender a mostrar o valor estratégico dessa área para o negócio — e, se tudo der certo, conseguir ainda mais investimentos em CI para o próximo ano.
Boa leitura!
Para usufruir de todos os benefícios que a comunicação interna pode trazer para o seu negócio, é preciso dar o primeiro passo e investir na qualidade e no alcance da sua comunicação com os colaboradores. Esse investimento, contudo, exige tempo e dinheiro – o que conhecemos como verba, ou orçamento.
A conta é simples: funcionários bem-informados se tornam funcionários engajados. Funcionários engajados na empresa permanecem por mais tempo, causam um impacto maior e contribuem mais para o crescimento do negócio.
Nesse sentido, uma boa gestão de verbas tem um impacto direto no desempenho da comunicação interna, o que, por sua vez, impulsiona a cultura, alinha expectativas e incentiva melhores resultados.
Ao organizar e planejar seu orçamento antecipadamente, você estará melhor preparado para mostrar o valor estratégico de cada investimento, tornando mais fácil a aprovação de novos recursos.
A pergunta é: como fazer isso de forma eficiente?
Para começar, você deve entender que o ciclo orçamentário envolve uma série de etapas:
Obviamente, cada empresa possui seu próprio calendário de fechamento, mas, em geral, este ciclo inclui o planejamento, a execução, a análise de desempenho e a revisão orçamentária para o próximo ano.
Estar atento às datas e prazos também é importante, pois garante que a área de CI possa planejar suas solicitações com antecedência e sempre apresentar relatórios detalhados e alinhados ao cronograma financeiro da empresa.
Para analisar se os resultados do seu trabalho condizem com as metas do seu plano estratégico, o ideal é ficar sempre de olho nos indicadores de desempenho. Assim, é possível avaliar o que funciona e o que pode ser ajustado ao longo do caminho, visando atingir as metas desejadas.
Veremos a seguir um pouco mais sobre como isso funciona.
Para garantir recursos, é preciso provar que investir em Comunicação Interna de fato agrega valor ao negócio. Para isso, comece organizando um histórico das principais ações realizadas pelo setor e seus impactos.
Você pode começar pelos seguintes passos:
O primeiro passo é identificar quais foram os projetos de CI com maior impacto e onde foram gerados os maiores custos. Esse olhar analítico permite a você basear suas solicitações em dados concretos, aumentando as chances de aprovação do orçamento.
Revise o desempenho financeiro do ano anterior, veja quais são os pontos fortes e o que pode ser melhorado.
O próximo passo é definir suas prioridades. Algumas áreas e projetos, como campanhas de engajamento e programas de desenvolvimento de liderança, podem precisar de mais recursos que outras.
Aprender a identificar esses focos e justificar suas necessidades é a chave para construir um caso sólido para o orçamento, deixando claro por que esse investimento é importante.
Por fim, estabeleça prazos para todo o seu processo orçamentário, desde a solicitação até a aprovação de verbas. A criação de um cronograma permite que você se organize melhor e esteja preparado para fazer as solicitações de verba no tempo certo, evitando ajustes de última hora.
Além disso, conhecer os principais direcionadores do negócio e alinhar suas campanhas e eventos internos para reforçar esses pontos pode fazer toda a diferença. Uma CI que está em sintonia com a estratégia da empresa tem maiores chances de defender seu orçamento e justificar um aumento de suas verbas.
O alinhamento entre diferentes setores é outro ponto-chave para o seu fechamento de verbas. Isso porque a Comunicação Interna tem o papel de reunir as necessidades das diferentes áreas do negócio, bem como identificar pontos em comum e construir um orçamento que seja sustentável e beneficie o coletivo.
Uma dica da Clima é agendar reuniões de alinhamento com os responsáveis de cada setor, garantindo que o orçamento solicitado esteja em harmonia com as expectativas da empresa.
Busque manter um diálogo aberto entre as equipes: isso facilita um entendimento mútuo e permite que as áreas apresentem suas necessidades de forma mais precisa e direcionada.
Na prática, tudo isso contribui para criar um ambiente de trabalho mais colaborativo, além, é claro, de ajudar a construir um orçamento que reflita as necessidades do coletivo.
Para defender o seu orçamento de CI e até mesmo justificar uma solicitação de mais recursos, é preciso mostrar aos tomadores de decisão da empresa por que esse é um investimento estratégico para a organização.
Para isso, elaborar uma proposta de valor que demonstre o retorno sobre investimento (ROI) é importantíssimo: é a chance que você terá de destacar o impacto positivo das iniciativas de comunicação e como elas contribuem para a empresa.
Algumas métricas que podem ser empregadas para mensurar e justificar o orçamento são:
Aqui, o uso de indicadores de desempenho (KPIs) como engajamento em campanhas, alinhamento dos colaboradores com as estratégias da empresa e taxa de adesão a eventos internos são essenciais. Eles ajudam a tornar esses resultados mais tangíveis para os tomadores de decisão.
Dados concretos também ajudam a fortalecer o seu argumento, incluindo:
Organizar as ações da CI em pilares temáticos (ex.: crescimento, tecnologia, inovação, compliance, pessoas) ajuda a dar consistência ao conteúdo e reforça a estratégia do setor.
Crie um calendário editorial para distribuir essas comunicações ao longo do ano, evitando concentrações excessivas de conteúdo e garantindo que os colaboradores recebam informações de forma regular e segmentada.
Além disso, escolha os canais mais adequados para cada tipo de comunicação. Essa organização estratégica otimiza o impacto das mensagens e ainda mostra aos seus superiores uma gestão cuidadosa dos recursos empregados.
Compartilhar esses dados com a liderança demonstra transparência, e também permite que os executivos vejam a CI como uma área que entrega resultados consistentes e, o mais importante, alinhados aos objetivos de negócios.
Práticas como essas ajudam a justificar o orçamento atual e, quem sabe, ainda abrir espaço para novas verbas no próximo ano.
Esses indicadores mensuram a eficácia dos seus canais de comunicação e a frequência com que são utilizados. Responda perguntas como:
Um simples dashboard em Excel ou no Power BI já pode ajudar a acompanhar esses dados regularmente e fornecer uma base sólida para análise no fechamento de verbas.
Nossa dica é conhecer a fundo os seus canais, entender o seu público e sempre buscar referências para melhorar suas estratégias de comunicação durante o processo. Sabemos que nenhuma empresa é igual a outra, mas boas práticas existem e são sempre bem-vindas.
Se quiser atingir melhores resultados, não deixe de revisar seus indicadores — de preferência trimestralmente — principalmente no início desse processo.
Um dos principais indicadores a serem avaliados na hora de definir o orçamento. São eles, afinal, que vão mostrar de forma efetiva quais são os impactos da Comunicação Interna nos objetivos estratégicos do negócio.
Se a organização busca consolidar uma cultura de segurança, você pode mensurar a adesão a treinamentos de segurança e a redução de acidentes, por exemplo. Esse tipo de métrica ajuda a mostrar o impacto direto da comunicação no comportamento dos colaboradores.
Já se uma das dores da organização é a falta de engajamento, mostre aos seus líderes como as comunicações durante o ano foram importantes para mudar métricas deste tipo.
Comunicações direcionadas, que reforcem o propósito e o papel de cada colaborador no sucesso da organização, criam um ambiente de pertencimento e engajamento que beneficia diretamente o negócio. Demonstre como isso funciona na prática — de preferência a partir de números.
Ter esses dados na ponta do lápis ao solicitar o orçamento para o próximo ano é uma forma de evidenciar como a comunicação interna pode gerar resultados poderosos, além de ser um investimento no fortalecimento da própria cultura da empresa.
Enfim, após o fechamento do orçamento, é hora de monitorar o uso das verbas e realizar ajustes sempre que necessário. Isso é importante para garantir que os recursos que você solicitou sejam de fatos usados da melhor forma possível.
Esse acompanhamento também permite que o setor de Comunicação Interna avalie se os investimentos estão trazendo os resultados esperados, permitindo ajustar rapidamente qualquer possível desvio.
Uma boa prática é revisar periodicamente as alocações de verba e comparar os resultados obtidos com as metas que você e sua equipe traçaram lá no início. Assim, fica mais fácil manter o controle financeiro e, se preciso, tornar a alocação de recursos mais eficiente ao longo do ano.
Com essa análise contínua, a CI pode identificar áreas onde é possível reduzir custos sem comprometer a qualidade da comunicação, e quem sabe alocar verbas para projetos mais estratégicos.
Como vimos, um planejamento orçamentário bem estruturado é essencial para que o setor de Comunicação Interna atue de forma estratégica e, mais importante, traga resultados tangíveis e visíveis para a empresa.
Neste processo, a Clima Comunicação pode ser a parceira ideal: auxiliamos empresas que desejam fortalecer sua comunicação interna e de quebra ainda se planejar de forma estruturada e eficiente para o próximo ano.
Com a nossa expertise em desenvolvimento de estratégias de CI, te ajudamos a organizar e otimizar processos, além de trazer insights que você não encontra em nenhum outro lugar.
Para saber como a Clima pode ajudar sua empresa, acesse nosso site e confira nossos serviços. Se quiser, acesse nosso webinar Como comprovar resultados em Comunicação Interna e Endomarketing e veja nossas dicas para planejar e executar sua comunicação interna ao longo de todo o ano!
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