Não é segredo para ninguém que tão importante quanto um bom relacionamento e comunicação com os seus clientes, uma empresa que deseja, de fato, alcançar o sucesso, precisa investir também em uma excelente estratégia de comunicação interna.
A boa comunicação com funcionários é uma peça-chave para mantê-los motivados e engajados no cumprimento dos objetivos e metas da empresa. Afinal, ao serem ouvidos, se sentem valorizados, e ao receberem orientações claras, saberão exatamente o que a empresa espera deles.
Portanto, a melhoria constante dos processos envolvidos na comunicação interna de uma empresa é de extrema importância para que os resultados desejados sejam obtidos, principalmente no que diz respeito à inovação em produtos e serviços. Então, se você está interessado em melhorar a comunicação interna do seu negócio, continue lendo e entenda o que deve ser feito em cada etapa!
É importante conceituar a comunicação interna, antes de mais nada, para que se tenha a clareza do que você deve buscar para a sua empresa.
A comunicação interna, ou endocomunicação, é um conjunto de práticas que facilitam a transmissão de informações entre gestores e colaboradores de uma empresa, fazendo com que ela aconteça de modo fluido e objetivo.
Ela é essencial para que haja o alinhamento de ideias e expectativas entre todos os envolvidos nas atividades internas da empresa e, também, para garantir que seus colaboradores tenham clareza sobre a cultura e os valores da instituição, bem como garantir a ele o conhecimento sobre suas metas e objetivos.
Sem os cuidados necessários para uma boa comunicação interna a troca de informações fica prejudicada, o que também compromete o desempenho das equipes, resultando em baixa produtividade e, muitas vezes, insatisfação dos colaboradores. Um dos principais benefícios de uma boa comunicação interna é justamente fazer com que eles tenham uma percepção positiva sobre o seu empregador.
Existem diversos problemas, que se não identificados, comprometem o bom desempenho da comunicação interna de uma empresa. Por isso, é importante conhecê-los para que seja possível evitá-los. Veja alguns deles mais detalhadamente nos tópicos a seguir. Continue acompanhando!
Os ruídos de comunicação são causados, na maioria das vezes, pela falta de clareza da mensagem que está sendo transmitida, o que gera a sua incompreensão e distorção. Ele normalmente ocorre quando a informação é passada de uma pessoa para outra, sem que haja um comunicado coletivo que garante que todos recebam, exatamente, a mesma mensagem.
As conversas de corredor — ou a famosa “rádio peão” — são responsáveis pela maior parte dos ruídos de comunicação, além de também alimentarem comentários indevidos que envolvem, até mesmo, a vida pessoais de colaboradores. Investir em ações que despertem um melhor entrosamento entre as pessoas que convivem dentro da empresa, é um modo de amenizar esse tipo de problema.
Para que seus colaboradores entreguem bons resultados é preciso, antes de tudo, que eles saibam o que a empresa espera deles. Por isso, a definição de objetivos e metas é essencial para a produtividade da empresa.
Contudo, não basta traçar objetivos e estabelecer metas, é preciso que eles sejam comunicados de modo claro e eficiente a todos os colaboradores da empresa, possibilitando seu alcance. A utilização de métodos como BSC na comunicação interna é de grande ajuda.
Hoje em dia, existem diversos canais de comunicação disponíveis para serem usados pelas empresas, porém, ao mesmo tempo que é um modo de facilitar o contato entre pessoas, eles também podem causar a fragmentação da comunicação.
Imagine só uma conversa que se iniciou por e-mail e teve continuidade pelo WhatsApp. Em um caso como esse, que é bastante comum, se tem as informações espalhadas por vários canais, podendo até, prejudicar o acesso a elas.
O modo mais eficiente de evitar esse tipo de problema é definindo um canal de comunicação oficial da empresa. Isso não significa que os demais canais não possam ser utilizados para o ganho de agilidade, mas sim que toca a troca de informações precisa ficar registrada no canal principal, mesmo que ela tenha acontecido em outro.
Você já deve saber que os colaboradores de uma empresa devem ser tratados como clientes internos. E, do mesmo modo que acontece com os externos, eles também devem ser segmentados. Embora pareça estranho em se tratando de comunicação interna, para entender motivo, basta você pensar nas diferentes áreas e funções que existem dentro da sua empresa.
Uma determinada informação que é interessante para um grupo de colaboradores pode não estar relacionada outro grupo que, consequentemente, achará a mensagem irrelevante, o que poderá levá-lo a ignorar as comunicações seguintes.
Os canais digitais, hoje em dia, predominam em qualquer ambiente por serem mais ágeis e práticos. Nesse contexto, utilizar formatos como folhetos, memorandos e outros materiais impressos pode atrapalhar o fluxo da comunicação.
Se você pensar em um questionário de pesquisa de clima, por exemplo, que quando distribuído por meios digitais já armazena as respostas automaticamente em uma base de dados verá o quanto esse formato está obsoleto — principalmente se comparado a uma metodologia tradicional de obtenção de dados.
Existem também as barreiras de informação, que são situações que impedem o acesso ou a compreensão das mensagens transmitidas. A seguir, veremos em mais detalhes quais são elas.
São as barreiras de linguagem que impedem a compreensão por quem não está habituado a certos termos, como as informações muito técnicas. Esse é um outro forte motivo para que se trabalhe com grupos de colaboradores segmentados.
Elas estão ligadas a dificuldades de comunicação geradas por questões como preconceito, insegurança, hierarquia e, até mesmo, rixas pessoais entre indivíduos da empresa. A melhor maneira de lidar com isso é promovendo reuniões que incentivem a interação em qualquer nível.
Tanto a falta quanto o excesso de informações em uma mensagem transmitida são capazes de causar problemas de compreensão. Quando há uma sobrecarga de comunicações, se torna comum que elas sejam perdidas por alguns colaboradores. Por isso, é importante saber priorizar o que deve ser transmitido para que todos tenham tempo hábil para absorver a mensagem.
Esse tipo de barreira é causada por fatores como a distância entre filiais ou problemas dentro do próprio ambiente físico da empresa, como excesso de barulhos, dificuldades de acesso e deslocamento, equipamentos impróprios, entre outras questões relacionadas ao local.
Ainda existem empresas que dificultam seus próprios processos por causa de burocracia desnecessária e isso se estende à comunicação interna. Por exemplo, um comunicado que para ser feito precisa passar por diversas pessoas responsáveis por autorizá-lo acaba tornando algo que deveria ser simples em uma missão impossível.
Outro ponto que deve ser observado na comunicação interna é a objetividade. Mensagens com muitos rodeios e informações desnecessárias se tornam cansativas e podem chegar, até mesmo, a serem ignoradas. O inverso também é verdadeiro, ou seja, é preciso ter atenção também às mensagens incompletas.
Agora que você já sabe o que atrapalha a comunicação interna chegou a hora de conhecer as soluções para esses problemas e o recursos que podem ser utilizados para torná-la mais ágil e eficiente. Veja cada um deles nos tópicos a seguir. Acompanhe!
A tecnologia tem trazido transformações em, praticamente, todas as áreas e a comunicação tem sido uma das maiores beneficiadas por ela. Claro que isso também se aplica à comunicação interna, em que esses recursos são indispensáveis.
Em uma época em que o trabalho remoto se torna cada dia mais comum e cada vez mais ferramentas para facilitar a comunicação surgem o tempo todo, investir em soluções como plataformas corporativas, comunicadores instantâneos, entre outros, não é somente recomendado, mas necessário.
Existem algumas técnicas de gestão e posicionamentos da cultura corporativa que, quando aplicados à comunicação interna, trazem grandes benefícios. Um exemplo disso é o incentivo a comunicação horizontal dentro da empresa, que motiva um maior entrosamento entre colaboradores e seus gestores e, até mesmo, com o alto escalão da companhia.
Oferecer uma base de conhecimento para a sua equipe, além de contribuir com a comunicação interna, principalmente no que diz respeito à transmissão da cultura corporativa, também ajuda a manter seus colaboradores atualizados e engajados na troca de conhecimento entre si.
É bem verdade que com tantas opções de canais internos e externos de comunicação, as chances de alguma informação se perder é bem grande se não houver um mínimo de organização. Portanto, é necessário que se estabeleçam os canais prioritários e que se defina qual será a utilização dada a cada um dos canais adotados pela empresa.
Reter a atenção das pessoas um desafio em qualquer ambiente, principalmente, nos dias de hoje com tantas distrações capazes de nos roubar o foco com muita facilidade. Por isso, pensa em uma comunicação interna mais criativa, que utilize recursos como o storytelling e gamification é um grande diferencial para qualquer empresa.
E por falar em gamification, a comunicação interna não deve ser algo de uma via só, ao contrário disso, ela precisa da participação ativa de todos os envolvidos para ser eficiente. Nesse contexto, é importante incentivar a participação de seus colaboradores nas discussões da empresa, inclusive, premiando aqueles que compartilham mais ideias e conhecimento.
Como acabamos de mencionar, a comunicação interna não deve ser unilateral. É muito importante que seus colaboradores sejam ouvidos e saibam que a empresa valoriza a opinião deles. Para isso, a pesquisa de clima é a ferramenta ideal e pode, inclusive, ter versões respondidas anonimamente para evitar que seus colaboradores se sintam constrangidos quando for necessário emitir uma opinião contrária ao que é praticado na empresa.
A pesquisa de clima, que acabamos de mencionar, é um modo de feedback mais global, do colaborador para a empresa. Porém, é preciso que essa prática seja reproduzida em menor escala, de indivíduo para indivíduo dentro da empresa, sejam colaboradores operacionais, sejam líderes e gestores.
Muitas vezes um colaborador ou equipe falham por não entender muito claramente o que é esperado dele. É justamente aí que a comunicação interna deve ser empregada para levar mais transparência às metas e objetivos da empresa. É imprescindível que cada expectativa do negócio seja comunicada aos seus colaboradores, não apenas de maneira muito clara e objetiva, mas, principalmente, de modo acessível.
É muito comum empresas que tratam o seu planejamento estratégico como algo confidencial e, de fato, nem tudo que está nele precisa ser exposto, porém, quando se trata do que se deseja alcançar, é necessário que todos os envolvidos tomem ciência para que cumpram seus papéis com excelência.
Dentro de uma empresa existem pessoas com diferentes níveis de educação, hábitos e costumes, religiões e, até mesmo, identidade de gênero. Tamanha diversidade requer que se ofereça aos colaboradores algo em comum, para que sintam que estão perseguindo um mesmo propósito.
Esse é o papel do código de cultura da empresa. Ele cria uma espécie de modelo de conduta, o fit cultural, que alinha todos os membros da empresa às mesmas crenças, valores, padrões de comportamento e, claro, aos mesmos objetivos e à identidade da empresa.
A base da disseminação de desse código está na comunicação interna e até se pode afirmar que ela faz parte dessa cultura.
Falamos em objetivos e metas, em estímulo a uma maior participação dos colaboradores nas discussões da companhia, e claro que tudo isso é conquistado por meio de incentivos. A criação de ações que estimulem a prática da troca de ideias e conhecimentos entre todos é um detalhe importante que não deve ser deixado de fora da comunicação interna.
Esse tipo de campanha de incentivo não abrange somente projetos de premiação, mas também, a implantação de eventos que permitam isso. Por exemplo, estabelecer um dia da semana para que um colaborador se ofereça para apresentar aos outros, conhecimentos específicos sobre os quais ele tem domínio.
Pode parecer estranho falar em parcerias estratégicas quando se pensa em comunicação interna, mas o fato é que a troca de experiência entre empresas que oferecem serviços e produtos complementares, por exemplo, e que tem um código cultural parecido, amplia os horizontes de todos os envolvidos.
Não é incomum, hoje em dia, ver empresas que disponibilizam espaços de coworking para seus funcionários a fim de que eles tenham contato com ideias externas, contribuindo para o crescimento da empresa.
3.13 Torne o ambiente mais aberto a comunicação
O modo como o local de trabalho é organizado também afeta na comunicação interna. As portas fechadas e salas isoladas dificultam a interação entre as pessoas. Por isso, hoje é comum encontrar escritórios completamente abertos, em que todos os membros da empresa compartilham o mesmo ambiente.
Além de facilitar a comunicação, esse modelo de organização do espaço, também contribui para o bem-estar do funcionário que ficam livres da sensação de confinamento e isolamento.
3.14 Ofereça momentos de descontração
Os momentos de descontração são muito mais produtivos do que se imagina. Em conversas informais, sem a pressão do dia a dia da empresa, surgem as ideias mais criativas, além de fazer com que as pessoas se sintam mais à vontade para expor suas opiniões.
Por isso, sempre que possível ofereça algum tipo de evento social dentro da empresa. Pode ser uma festa de aniversariantes do mês, o happy hour no escritório nas sextas-feiras e, até mesmo, um espaço de descanso lazer dentro do local de trabalho.
Com a tecnologia surgiram diversos novos canais que servem muito bem a comunicação interna, o que não significa que os que não dependem dela precisem ser excluídos. O ideal é encontrar o equilíbrio entre e adotar todos os que de fato contribuam para a melhora das interações dentro da empresa. Conheça, nos tópicos a seguir, os principais deles.
Os bons e velho quadros de aviso ainda são um excelente meio de comunicação visual acessível a todos, inclusive aos colaboradores que não tem entre computadores ou smartphones como sua ferramenta de trabalho. Além disso, é um local onde a informação pode ficar disponível mesmo que já tenha sido oferecida em outros canais.
Assim como ele, entre os canais de comunicação interna analógicos, a caixa de sugestões também é uma ferramenta importante, principalmente, por permitir o anonimato de quem emite uma opinião.
Embora já se ouça por ai que o e-mail é um canal de comunicação com potencial para cair em desuso, por causa dos comunicadores instantâneos como o WhatsApp, ele ainda é o meio mais usado para comunicação corporativa.
Isso se deve a vários detalhes, como o de poder hospedar as mensagens trocadas no servidor de hospedagem da empresa, bem como ter o domínio próprio como extensão dos endereços eletrônicos. Além disso, é um canal que permite a separação da comunicação corporativa da pessoal, ao contrário dos demais.
Várias ferramentas especializadas em comunicação corporativa vem surgindo no mercado, inclusive, que se mesclam com gestão de projetos e produtividade que apresentam recursos de trocas de arquivos parecidos com os do e-mail.
São diversas plataformas e aplicativos existentes no mercado, como o Slack, o Workplaces do Facebook, Microsoft Kaezala e muitos outros, que além de permitirem chat em grupo e individual e a troca de arquivos, também oferecem espaços que funcionam como o mural de avisos analógico para comunicados internos e feed de notícias sobre a empresa.
Outro canal de comunicação que vem se tornando cada vez mais comum é a TV corporativa, principalmente, com ascensão cada vez maior dos conteúdos em vídeo. Ela permite a disseminação de diversas ações da empresa, funciona como um mural digital e, ainda, é útil na disponibilização de treinamentos.
É um canal completamente visual e capaz de atingir, até mesmo, os colaboradores que trabalham em atividades sem acesso à internet e ferramentas digitais, portanto, democrático e capaz de prender a atenção, até dos que não gostam muito de ler.
O melhor modo de melhorar a comunicação interna de uma empresa é medindo os resultados obtidos com ações, canais e ferramentas utilizadas. Somente desse modo será possível identificar o que precisa ser melhorado. Veja, a seguir, alguns dos modos de mensurar a eficiência da sua comunicação.
Todas as ações de otimização da comunicação interna, é claro, são voltadas aos seus colaboradores, portanto, ninguém melhor do que eles para relevar se estão surtindo o efeito desejado ou não. Independentemente das pesquisas de clima, busque sempre estar a par das opiniões de seus colaboradores sobre cada ação implementada.
Com tantos canais disponíveis, é preciso identificar os que são mais e menos eficientes, até mesmo para a otimização dos recursos investidos em cada um deles. Por isso, é importante que haja o monitoramento dos resultados de cada um dos canais utilizados.
Acompanhe de perto dos números relativos ao aumento ou redução da produtividade das equipes à medida que a cada ação de comunicação internet é colocada em prática. Além disso, crie modos de observar e mensurar o nível de motivação e integração entre os seus funcionários como efeito de cada uma delas.
O principal objetivo da mensuração de resultados é, justamente, o de melhorar cada vez mais a comunicação interna. Por isso, aplique técnicas como o ciclo pdca, que permitem um aperfeiçoamento cada vez maior dela.
Ao longo deste verdadeiro guia sobre comunicação interna você conheceu os principais erros cometidos nessa área tão importante da empresa, viu quais são as melhores formas de implementá-la, descobriu quais são os principais canais e entendeu a importância de monitorar e aplicar a melhoria contínua.
Então, agora chegou a hora de você se aprofundar ainda mais no assunto com o nosso ebook sobre comunicação interna. Boa leitura!
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