O ciclo PDCA ou método PDCA é uma metodologia usada para melhorar processos e otimizar a gestão da empresa. No entanto, essa ferramenta pode ser usada não apenas na produção, como também na comunicação interna.
Essa abordagem traz como trunfo a possibilidade de melhorias constantes, o que para a corporação é algo muito positivo, afinal, ela deve estar sempre alinhada às necessidades dos seus funcionários.
Entenda mais sobre essa metodologia e como aplicá-la com este post!
Também conhecido como Ciclo de Deming, o método PDCA procura propor a melhoria constante da gestão por meio de um ciclo composto por 4 ações: planejar (plan), fazer (do), mensurar (check) e agir (act).
Com essa visão sobre os projetos, é possível identificar problemas, pensar e aplicar estratégias para resolvê-los, identificar se houve resultados e mudar o que for necessário para que o próximo ciclo seja ainda mais produtivo.
Essa abertura para adaptações encaixa-se totalmente na realidade atual do mundo corporativo, na qual os cenários estão em constante transformação. Assim, a empresa consegue manter-se em renovação contínua, sem ficar estagnada e mantendo a eficiência dos seus processos internos.
Entenda melhor quais são as 4 etapas da metodologia PDCA:
Durante a primeira fase são identificados os problemas, os objetivos do projeto, além de definidos os indicadores de desempenho que serão aplicados e o que a corporação pretende alcançar.
Esses indicadores variam de acordo com a empresa, o número de funcionários e os problemas que se pretende resolver. Por isso, deve ser feito um exame interno cuidadoso para uma definição mais apurada e coerente.
Nessa etapa, o plano de ação é colocado em prática, com observação constante para que não ocorram desvios. Embora as condições ideais nem sempre estejam presentes, é importante evitar atalhos ou improvisações, para que nenhum passo do que foi planejado seja prejudicado.
Essa fase de execução pode incluir o treinamento dos funcionários, o uso de novas ferramentas ou softwares, a mudança em algumas rotinas, a reformulação de equipes etc.
A terceira fase é o momento de avaliar o que foi realizado, coletar resultados e compará-los com os objetivos propostos. Essa checagem pode ser feita em paralelo à execução, mas obrigatoriamente deve ser realizada no final do projeto para que a eficácia da estratégia seja verificada.
Quando realizada em conjunto com a execução, fornece um acompanhamento muito claro do que está surtindo efeito e permite ajustes rápidos para um melhor desempenho.
A quarta etapa é, ao mesmo tempo, o fim e o começo de um novo ciclo. Isso porque o projeto pode ser concluído ou então reiniciado, dessa vez já com os ajustes necessários. Após a mensuração, é possível ter uma visão muito clara dos pontos altos e baixos do projeto e propor uma reformulação da estratégia, na qual a probabilidade dos acertos seja maior.
Esse ciclo pode ser contínuo, quando aplicado em um processo recorrente da organização.
O ciclo PDCA traz diversos benefícios que contribuem para um melhor funcionamento da organização. Acompanhe!
Os indicadores são uma poderosa fonte de dados para os gestores, que podem se basear nessas informações para decisões mais acertadas e coerentes com a realidade da organização.
Com esses números em mãos, é possível ter um quadro claro da empresa e fazer escolhas de maneira consciente, em prol de um objetivo.
Falhas na comunicação podem se transformar em verdadeiros problemas, afetando o engajamento e a produtividade. A metodologia PDCA ajuda na compreensão de dificuldades, ainda na fase inicial.
Assim, é possível alinhar toda a equipe em torno dessa questão e buscar soluções de maneira conjunta, alcançando resultados muito mais positivos.
Qualquer setor conta com ferramentas que auxiliam no trabalho diário, mas nem sempre existe a percepção se essas soluções realmente são eficientes e como elas contribuem de maneira precisa.
O ciclo PDCA oferece uma apuração muito mais próxima dos processos, permitindo que os gestores avaliem o retorno do investimento em determinadas soluções. Assim, é possível priorizar algumas e até mesmo trocar por ferramentas mais eficientes.
Encontramos em algumas empresas, cenários um tanto caóticos em relação aos processos internos. Apesar dos excelentes profissionais, muitos projetos são conduzidos por trabalhos isolados, sem a integração da equipe e a compreensão do que deve ser realizado.
O PDCA dá uma visão muito mais clara do processo como um todo e do que deve ser alcançado por período. Como os erros são identificados em menos tempo, eles impactam de maneira menor a produção.
Além disso, os próximos ciclos tendem a ser ainda melhores, já que, como citamos acima, o ciclo PDCA é contínuo. Sua aplicação faz com que um trabalho realizado hoje seja feito com muito mais eficiência nos próximos meses.
As quatro etapas do ciclo PDCA podem ser aplicadas para avaliar e melhorar a comunicação interna como um todo, assim como seus projetos isoladamente. Se tomadas como base para um planejamento de comunicação eficiente, faz com que essas ações sejam acompanhadas com precisão e tenham resultados melhores.
Na prática, a metodologia pode ser usada da seguinte maneira:
Usando essa abordagem nas estratégias de comunicação interna da sua organização, é possível compreender exatamente quais proporcionaram um impacto mais positivo. Além disso, você pode medir esses resultados e propor ações melhoradas para os próximos meses.
Com isso, o diálogo com os funcionários adquire dinamismo e proporciona a maior integração entre os colaboradores e a corporação.
Vale lembrar que qualquer estratégia que vise a melhoria da comunicação interna, seja a aplicação do método PDCA ou outra abordagem, pede a atuação de especialistas no assunto. Contar com uma empresa com conhecimentos e experiência sólidos no setor traz resultados muito mais satisfatórios e justificam o investimento de tempo e dinheiro.
O ciclo PDCA ou método PDCA é uma ferramenta que auxilia a gestão como um todo e pode ser aplicado na comunicação interna, melhorando muito o clima organizacional.
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