A análise do ambiente interno é um dos exercícios mais importantes para garantir a saúde e o bom desempenho de uma empresa. Por meio dela, é possível identificar quais são os conhecimentos e as habilidades inerentes à corporação e, assim, desenvolver estratégias efetivas para lidar com oportunidades e ameaças. Portanto, é um método que auxilia nos processos de tomada de decisão, além de ampliar as competências da organização.
Neste artigo, vamos explorar tudo de que uma análise bem-feita do ambiente interno precisa para gerar insights valiosos. Acompanhe!
O ambiente interno é composto por dois atributos: recursos e capacidade. Os recursos podem ser financeiros, humanos, físicos e organizacionais. Já a capacidade refere-se ao modo como o conhecimento gerado é utilizado para o fomento de competências capazes de proporcionar diferenciais competitivos e entrega de valor para os stakeholders.
O capital humano é um dos recursos que mais merecem cuidado e atenção ao iniciar o processo de diagnóstico do ambiente interno. Identificar as fraquezas e as forças da empresa no que diz respeito aos seus colaboradores é um fator crítico para o sucesso da operação. Porém, essa visão só pode ser alcançada com alinhamento estreito entre todos que fazem parte do dia a dia da organização.
Dentro do espaço corporativo, algumas questões que atrapalham o fluxo de trabalho são encontradas com mais facilidade e podem afetar a produtividade. Destacamos aqui as principais. Se a sua organização está com algum desses problemas, vale a pena fazer uma avaliação mais aprofundada do ambiente.
Em um local com pessoas diferentes, é natural que ocorram alguns desentendimentos entre funcionários ou, até mesmo, com a liderança. Porém, o bom convívio entre todos da equipe é extremamente importante, não só para garantir um ambiente mais agradável, mas para que o trabalho seja realizado corretamente.
Se esses problemas ocorrem com frequência ou chegam ao ponto de brigas e discussões, é hora de fazer uma avaliação profunda no ambiente interno e checar o que o RH pode fazer para aliviar o problema, com práticas que levem à integração entre as pessoas e a uma melhor comunicação.
Estamos em uma época em que as diferentes gerações de trabalhadores estão se encontrando no mesmo ambiente de trabalho. Os antigos funcionários, das gerações baby boomer (nascidos entre 1945-1960) e X (1961-1980), começam a compartilhar espaço com pessoas da geração Y (1981-2000).
Essa renovação é natural para as empresas, porém, as pessoas da geração Y têm uma mentalidade e uma visão sobre o trabalho muito diferentes dos colaboradores mais velhos. Elas estão muito habituadas com a tecnologia e têm um dinamismo maior na solução de problemas, enquanto os profissionais das outras gerações costumam realizar suas atividades de maneira mais analítica e aprofundada.
Essa diferença na abordagem pode gerar problemas de convivência entre os funcionários. É importante que a empresa consiga coordenar essas diferentes habilidades e fazer com que essas pessoas consigam trabalhar em equipe, estimulando que essas diferenças complementem a realização das atividades em vez de prejudicar resultados.
Dificuldades na comunicação interna representam um problema recorrente nas organizações, gerando um forte sentimento de descontentamento. Essas falhas na comunicação geram atrasos desnecessários, desmotivação, problemas com o cliente, necessidade de refazer trabalhos, custos excessivos, entre outras complicações.
A comunicação efetiva de uma empresa deve ser feita não só “de cima para baixo”, ou seja, dos gestores para os funcionários. Ela também precisa fluir entre equipes e dos colaboradores para a diretoria, com sugestões e informações sobre processos que precisam de melhorias.
Esse problema é quase um desdobramento das questões com a comunicação interna. Para que os processos sejam realizados da melhor maneira, os funcionários devem entender a tecnologia usada na organização: ter um conhecimento aprofundado das ferramentas de uso diário e de como essas informações são repassadas.
Quando os colaboradores têm dificuldades para usar os softwares instalados na corporação, é hora de pensar em treinamentos para reforçar esses conhecimentos ou, até mesmo, na atualização dessas ferramentas. Tecnologias desatualizadas podem ser de difícil compreensão e manuseio, enquanto as soluções mais modernas têm uma forte preocupação com a experiência do usuário.
Esses pontos são apenas alguns sinais de problemas no ambiente interno. Em alguns casos, a organização pode estar com um excelente funcionamento, porém, uma análise cuidadosa sempre é recomendada para evitar prejuízos futuros.
Veja, a seguir, os fatores que não podem ser esquecidos dentro de uma avaliação de ambiente interno bem-feita.
Cultura organizacional é um conjunto de comportamentos, crenças e hábitos que regem a forma de agir dos colaboradores. Ela é passada entre as diferentes gerações de funcionários e está atrelada à visão da empresa, sendo um conceito profundo e estável.
Já por clima, entende-se o padrão de comportamentos, atitudes e sentimentos derivados do momento em que a instituição se encontra. O clima é de fácil mudança, em oposição à cultura, que, muitas vezes, é estabelecida pelos fundadores, donos e diretores.
Baixo turnover, confiança dos trabalhadores com relação à manutenção de seus empregos, comprometimento, atingimento de metas e altos índices de produtividade e motivação estão entre os principais benefícios de um bom clima organizacional. Quando esses indicadores estão ruins, é preciso agir rápido.
Uma das melhores formas de lidar com problemas no clima organizacional é por meio de uma comunicação interna efetiva. Compartilhar informações relevantes tanto verticalmente (do chefe para o colaborador) quanto horizontalmente (entre colaboradores) possibilita a criação de um ambiente que estimule o desenvolvimento de relacionamentos interpessoais e do espírito de cooperação.
Uma maior qualidade de vida no ambiente de trabalho leva a uma maior retenção de talentos e à satisfação dos colaboradores. Inclusive, estudos desenvolvidos pela Universidade Northwestern nos Estados Unidos mostraram que há relação direta entre a satisfação dos funcionários e a dos clientes. É direta também a relação entre qualidade de vida no trabalho e a saúde financeira da empresa.
Algumas ações são fundamentais para garantir conforto e qualidade no dia a dia. É muito importante contratar pessoas que tenham atitudes alinhadas com a cultura da organização, que trabalhem em equipe e que estejam focadas em solucionar problemas, e não apenas em apontar falhas.
Além disso, soluções que aumentam o suporte da empresa aos seus colaboradores também representam uma chave para uma boa qualidade de vida. Creche, horário flexível, home office, comissões atreladas a bom desempenho, incentivo a uma vida saudável e conforto das estruturas físicas são formas de aumentar o foco no trabalho e, consequentemente, a performance do profissional.
Cada vez mais empresas percebem os impactos da falta de integração entre os seus departamentos. Inexistência de conversas produtivas, necessidade de retrabalho, colocação da culpa em outro setor sem assunção da responsabilidade por falhas e a falta de cooperação são problemas comuns em companhias muito segmentadas.
Para garantir o crescimento, é fundamental construir um ambiente sinérgico, no qual todas as pessoas entendam o seu papel e o dos colegas no direcionamento da organização à visão do negócio. Definir e melhorar estratégias de comunicação interna resulta em aumento da sinergia, de produtividade e de eficiência.
Diversos recursos podem ser utilizados visando à melhora da comunicação interna da empresa. Uma boa análise do ambiente interno apontará quais são as melhores opções para cada caso. Algumas sugestões são:
Os benefícios de mapear processos são inúmeros. Além de trazer informações relevantes sobre o funcionamento da empresa, a técnica de analisar minuciosamente todas as etapas da operação promove excelente retorno sobre o investimento.
Entender um processo do início ao fim aponta oportunidades de melhorias e mudanças, ajuda a identificar os responsáveis por cada tarefa, permite o crescimento contínuo, auxilia na tomada de decisões e mitiga os riscos de falhas e erros.
Essa também é uma excelente ferramenta de comunicação interna, pois promove a gestão do conhecimento e deixa todos os colaboradores alinhados sobre como as coisas devem funcionar.
Contar com a visão de especialistas que não estão imersos no cotidiano da empresa faz toda a diferença para garantir que os insights extraídos de uma análise do ambiente interno se transformem em uma estratégia robusta e confiável.
É possível ter ajuda para coletar informações sobre o clima da organização, para mapear os processos e para fomentar a comunicação entre os colaboradores.
A análise do ambiente interno, por sua vez, disseca as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa e, somente com uma visão holística, é possível agir de forma plural e efetiva. Ao ter especialistas como apoio, é possível direcionar esforços para a execução das demandas do dia a dia e ter o foco direcionado para as estratégias e planejamentos. Assim, é possível manter uma equipe reduzida e de alta performance.
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