Comunicação no home office: 6 dicas para torná-la mais assertiva

Muito se fala na comunicação no home office, já que esse formato de trabalho ganhou bastante reconhecimento e agora é encarado como uma nova realidade para as empresas.

Embora a equipe não esteja presente no mesmo ambiente, é preciso estabelecer uma rotina produtiva e garantir resultados satisfatórios.

Para isso, existem metodologias e ferramentas que podem ser implementadas para melhorar a comunicação no home office. E é exatamente sobre isso que falaremos neste artigo. Continue a leitura para conferir as dicas que preparamos para você!

1. Estruture um planejamento

Apesar de muitas profissões já terem aderido ao home office há bastante tempo, como designers, redatores, programadores e outras áreas que têm foco no produto, e não no processo de produção, o fato é que, com o auxílio da tecnologia e a facilidade de acesso à internet, não há motivo para não usufruir dos benefícios do trabalho remoto.

O home office exige muito mais comprometimento e empenho de seus colaboradores, visto que as funções são realizadas fora do ambiente corporativo e a suscetibilidade a distrações é muito maior em casa do que dentro da empresa.

Porém, ao eliminar fatores como o tempo desperdiçado com deslocamento da residência até o trabalho, somado à autonomia de fazer os próprios horários, a tendência é que a equipe se torne muito mais produtiva ao executar suas responsabilidades de casa do que presencialmente.

Para isso, é imprescindível que a empresa estruture um planejamento estratégico, que deve ser aderido por todos os profissionais. Os gestores podem definir metas de produtividade diárias, semanais ou quinzenais. Isto é, atividades que devem ser executadas por cada colaborador dentro de determinado período.

Cada membro da equipe deverá ser cobrado durante e ao final do ciclo. Por isso, é necessário que os prazos de entrega sejam estabelecidos. Sendo assim, o gestor não terá dificuldades para identificar o que os profissionais estão realizando, ainda que esteja “distante” de sua equipe.

2. Desenvolva uma rotina de diálogo entre a equipe

O segredo do sucesso da comunicação no home office é manter uma rotina de diálogo aberto entre o time de colaboradores. Ou seja, a organização deve garantir que a distância não permita que os membros se sintam sozinhos ou excluídos apenas por não estarem presentes nas intermediações da empresa.

Para manter essa proximidade, é fundamental que a comunicação seja constante, fluída e natural. Estabelecer uma rotina de reuniões entre a equipe pode fazer toda a diferença. A ideia aqui é fazer com que o time de colaboradores comunique-se com a mesma naturalidade e eficiência como se estivesse presente na mesma sala de trabalho.

3. Comunique as expectativas de forma clara

Por mais que proatividade seja uma qualidade que muitas organizações procuram em seus colaboradores, quando o assunto é comunicação no home office, não há motivo para fazer mistério em relação aos resultados esperados de cada profissional.

Não deixe a sua equipe “no escuro”. A troca de feedbacks é crucial para a produtividade e para os resultados. Considerando que não há contato presencial, é preciso garantir que as expectativas sejam comunicadas com clareza e objetividade.

O gestor tem a responsabilidade de apontar os pontos fortes e fracos de cada integrante do time, assim como as atividades que ele espera que cada profissional realize. O engajamento da equipe deve ser mantido, ainda que o trabalho seja remoto.

4. Aposte nas redes sociais corporativas

Quando se trata de manter os colaboradores conectados a distância, as redes sociais corporativas fazem um trabalho fundamental. Essas mídias têm como inspiração os sites de relacionamento e utilizam os mesmos recursos para facilitar a comunicação, como compartilhamento e troca de informações entre os profissionais.

Embora seja uma solução prática, o uso de redes sociais corporativas tem crescido bastante, pois viabiliza a comunicação entre as sedes da empresa e permite que os colaboradores trabalhem como se não houvesse distância geográfica.

Esse tipo de plataforma funciona com os mesmos princípios de uma rede social tradicional. Nela, é possível compartilhar novidades da organização, como procedimentos, regulamentos, normas e políticas internas. Além disso, há a possibilidade de utilizá-la como mais um canal de comunicação entre os times.

5. Agende as reuniões

É imprescindível que as reuniões de equipe sejam predefinidas, a fim de evitar desencontros e falhas de comunicação. Portanto, elas devem ser agendadas por meio de ferramentas funcionais, como o Google Agenda, que podem ser programadas para enviar lembretes a respeito de eventos corporativos por e-mail e via notificações push no smartphone de cada colaborador, informando-os a respeito do compromisso.

6. Implemente as ferramentas adequadas

O trabalho no formato home office só é possível por causa da tecnologia. Dito isso, a comunicação e o acompanhamento da execução das atividades da empresa necessitam das ferramentas adequadas.

Felizmente, hoje em dia, o que não faltam são soluções tecnológicas acessíveis para reduzir os obstáculos enfrentados por equipes remotas. Existem inúmeros softwares que permitem reuniões por videoconferência e aplicativos de troca de mensagens, como o tradicional Skype e o Zoom.

Para delegar tarefas, gerenciar a produtividade das equipes e acompanhar os fluxos de trabalho, existem ferramentas como o Trello e o Slack, que permitem que os gestores e os profissionais visualizem todo o cronograma de responsabilidades de cada membro em dashboards interativas e intuitivas.

Independentemente de quais sejam os métodos, o importante é que a comunicação no home office seja fluída e o trabalho acompanhado “de perto”. Implemente o que for melhor para a empresa e para a sua equipe.

Antes de finalizarmos, vale a pena destacar que a falta de preocupação com uma comunicação interna bem-estruturada, principalmente no modelo de trabalho home office, pode gerar uma série de consequências negativas para a empresa. Exemplo delas são a perda exponencial de produtividade e a falta de controle sobre o desempenho de cada profissional, que serão refletidas nos resultados financeiros do negócio.

Como você pôde contemplar neste conteúdo, a eficiência da comunicação no home office é um dos pontos mais importantes a serem trabalhados em um momento de mudança nos formatos de relações de trabalho.

Ao estabelecer boas metodologias estratégicas e implementar as ferramentas adequadas, tanto o negócio quanto a equipe só têm a ganhar.

As informações sobre como melhorar comunicação no home office foram úteis para você? Então talvez você também se interesse por nosso artigo sobre qual é a relação entre comunicação interna e endomarketing!