Você conhece os diferentes tipos de reunião corporativa? É importante estar atento a elas porque cada uma exige um diferente nível de organização e planificação. Sendo assim, para tornar a reunião ainda mais produtiva, é necessário saber como aplicá-la.
Dentro de uma empresa, inúmeras decisões são tomadas diariamente, e muitas delas precisam da participação dos colaboradores, afinal, eles possuem conhecimento necessário para contribuir positivamente na resolução do problema, pois têm contato direto com os processos.
Levando isso em consideração, em uma reunião é importante que todos tenham oportunidade para expressar seus pontos de vista e, assim, cooperar para o desenvolvimento sustentável da empresa. Percebeu a importância desse compromisso?
A seguir, explicamos detalhadamente sobre os diferentes tipos de reunião corporativa e como elas devem ser aplicadas. Acompanhe!
O objetivo das reuniões corporativas varia de acordo com as necessidades da empresa. Sendo assim, antes de defini-lo, é importante considerar os pontos que merecem atenção e quais são os gargalos que impedem o bom desenvolvimento da organização. Nesse sentido, os objetivos podem estar relacionados:
Quando bem utilizadas, as reuniões são excelentes ferramentas que ajudam a difundir os valores, a cultura, os objetivos e as estratégias das corporações. No entanto, para surtir os resultados esperados, é importante também pensar na periodicidade dessas reuniões, evitando realizá-las quando não houver necessidade.
Para falar sobre os assuntos que não são tão graves ou urgentes, você pode usar canais internos de comunicação. Assim, todos estarão cientes de suas responsabilidades e não terão sua produtividade interrompida.
A periodicidade das reuniões corporativas deve ser definida de acordo com as necessidades da empresa. Ao mesmo tempo, é importante ter em mente que elas precisam ser relevantes e os assuntos tratados não podem ser superficiais. A troca de ideias e experiências deve ser rica para evitar uma rotina de “perda de tempo”.
Sendo assim, a periodicidade pode ser:
Quando as reuniões corporativas são produtivas, significa que foi possível formar um entendimento comum sobre determinado assunto ao negociar, compartilhar ideias, discutir e tomar decisões. Quando bem aproveitadas, essas reuniões ajudam a promover inovações, mudanças e soluções para questões que estavam impedindo a empresa de crescer.
Os maiores benefícios das reuniões produtivas estão ligados à economia de recursos, à melhora da qualidade dos produtos ou serviços prestados e ao aumento da produtividade. Sem contar que elas aprimoram a comunicação interna entre os colaboradores.
Isso porque é nesse momento que todos estarão abertos para receber feedbacks positivos e negativos. Embora este último não seja tão agradável de ouvir, os profissionais entendem que eles são necessários para o amadurecimento da organização.
Agora que você já sabe a importância das reuniões corporativas e quais são os objetivos delas, é preciso conhecer os diferentes tipos de reuniões de empresa para tornar essa estratégia ainda mais eficiente. Conheça os principais!
Após realizar a contratação de novos talentos para a empresa, é preciso orientar os novos colaboradores sobre as suas responsabilidades e deveres dentro da corporação. À medida que as atividades são executadas, é necessário verificar se o novo funcionário está seguindo as exigências impostas.
Para isso, são realizadas reuniões de acompanhamento, as quais visam analisar o desempenho desses novos talentos, verificando se eles estão engajados com os objetivos e metas da empresa. Esse tipo de reunião é muito importante porque ela ajuda a qualificar a sua mão de obra e reduz as chances de contratar um profissional desqualificado para o cargo em questão.
A reunião de avaliação serve para verificar a qualidade do trabalho de um colaborador. Nesse momento, é possível estabelecer novos objetivos de acordo com a produtividade dele. Sendo assim, é necessário que nesse tipo de reunião haja muita atenção e preparação ao longo dos meses, a fim de estabelecer um critério justo de ponderação.
A reunião de avaliação pode ser feita de 6 em 6 meses, e ela é importante para analisar se o colaborador se mantém empenhado a executar suas obrigações. Caso você identifique que a produtividade diminuiu, por exemplo, é possível conversar com ele para saber o que tem influenciado na baixa produção e, assim, tomar decisões que eliminam determinado problema.
As falhas na comunicação são um problema sério dentro das empresas, isso porque além de conflitos, elas também geram insatisfação e tornam o clima organizacional muito desconfortável, o que reflete diretamente na satisfação dos colaboradores e na produtividade das equipes.
As reuniões informativas aparecem como uma solução eficaz para esse problema. Nesse momento, o gestor poderá passar todas as informações necessárias aos trabalhadores e vice-versa. O objetivo desse tipo de reunião é comunicar a todos sobre eventuais problemas e decisões da empresa, a fim de melhorar a eficiência dos resultados.
Com isso, as equipes conseguem trabalhar mais focadas em um objetivo comum, melhorando não só os lucros do negócio, mas também o relacionamento entre os colaboradores.
Por mais que seus colaboradores sejam muito eficientes, nem sempre eles saberão como solucionar problemas específicos mais sérios ou colocar em prática estratégias mais complexas. Nesse momento, contar com o auxílio de um expert no assunto é fundamental para orientar a sua equipe da melhor forma possível.
Um tipo de reunião muito eficiente para ajudar nessa questão é a reunião formativa. Ela é liderada por profissionais especialistas em determinadas tarefas ou temas, os quais são responsáveis por explicar os procedimentos adequados e passar o conhecimento necessário para a solução eficiente de problemas específicos.
Com esse auxílio, a sua equipe poderá trabalhar com mais tranquilidade e se sentirá mais segura para tomar decisões pertinentes ao seu trabalho.
A tomada de decisão é uma ação muito séria dentro de uma empresa. Isso porque, caso ela seja executada de maneira equivocada, muitos problemas podem ser acarretados, prejudicando diretamente o bom desenvolvimento do negócio. Um investimento mal feito, por exemplo, pode colocar em risco o fluxo de caixa e acarretar no atraso de pagamento de muitos compromissos por falta de recursos.
Por esse motivo, as reuniões de tomada de decisão são consideradas indispensáveis para garantir o crescimento saudável de uma empresa. Nesse tipo de reunião são tratados diversos problemas, a fim de encontrar uma maneira adequada para solucioná-los. Para isso, cada ideia deve ser rigorosamente analisada para evitar futuros transtornos.
A criatividade é algo que precisa ser estimulado. Não é sempre que ela surge, mas quando aparece, você precisa estar preparado para anotá-la, trabalhá-la e repassar a sua ideia aos seus superiores. Muitas vezes, até os problemas mais sérios precisam de uma solução criativa, principalmente aqueles que estão relacionados à experiência do cliente.
Nesse sentido, a reunião criativa pode ser de grande eficácia. Esse tipo de reunião é mais informal, mas isso não significa que não precisa ter um objetivo. É nesse momento que os colaboradores deverão pensar em conjunto e fazer um brainstorming, lançando suas diferentes ideias para descobrir qual estratégia pode ser mais adequada para driblar determinado contratempo.
Após conhecer os diferentes tipos de reunião, também é necessário entender como torná-las produtivas. Afinal, apenas reunir seus colaboradores sem um motivo concreto só fará com que todos percam tempo.
Antes de realizar a sua reunião corporativa, faça a seguinte pergunta: “é realmente necessário fazer essa reunião?” Isso porque muitas questões podem ser resolvidas com um simples aviso. Sendo assim, é importante observar se ela será feita apenas para cumprir uma agenda ou se é realmente necessária para melhorar os resultados da empresa.
As reuniões periódicas são essenciais, mas elas precisam ser realmente úteis. Do contrário, você só desmotivará a sua equipe e fará com que ela não leve tão a sério quando o assunto for relevante. Seus colaboradores precisam se sentir importantes para o crescimento da empresa, para isso, a reunião precisa ter um objetivo concreto.
Por falar em objetivo de uma reunião, você sabe por que ele é tão importante? Quando a reunião tem um objetivo, todos conseguem se manter focados na resolução do problema. Além disso, conseguem traçar as estratégias ideais para diminuir os gargalos do negócio.
Por exemplo, se você está com problemas nas estratégias de marketing, foque apenas nesse tema, outras questões referentes ao atendimento ou às vendas devem ser tratadas em outro momento.
Em relação à duração da reunião, para que ela seja produtiva é interessante determinar um horário para começar e encerrar. Com o seu conhecimento na área, já é possível definir uma média de duração para cada reunião para não prolongá-la e, consequentemente, gerar discussões paralelas que em nada têm a ver com o assunto tratado.
Não é necessário convocar uma equipe inteira para participar de uma reunião. Seis pessoas já são o suficiente para contribuir com a pauta sem prejudicar o objetivo dela. Ademais, um número muito grande de pessoas dentro de uma sala não contribui para o aumento de ideias geradas — essa sensação é falsa, pois a maioria dessas ideias geralmente é descartada.
A sua equipe é muito grande e você precisa de mais seis colaboradores por reunião? Tente encontrar uma solução mais eficiente para esse problema, como dividi-los em grupos para facilitar a participação de todos e tornar a reunião mais útil.
Para que uma reunião possa ser produtiva, ela precisa ter seus objetivos bem definidos e os assuntos precisam estar descritos em uma pauta, seja impressa, seja virtual. A pauta serve para orientar as pessoas a respeito do que será tratado naquele momento. Sendo assim, é importante que nela constem eventuais dados, ideias, projetos e relatórios que precisarão ser apresentados.
Fazer uso da tecnologia é um ponto importante. Existem diversos aplicativos que permitem que todos os colaboradores tenham acesso à pauta e, inclusive, aos documentos que serão necessários na reunião. A eficiência de alguns apps é tão grande que eles possibilitam que ela seja gravada para depois ser consultada sempre que necessário.
As distrações em uma reunião fazem com que a equipe perca o foco e não esteja engajada. O uso de celulares, por exemplo, precisa ser restrito nesse momento. Afinal, não existe nada mais incômodo que os colaboradores tendo que sair para atender chamadas ou parar de prestar atenção para responder mensagens.
Isso prejudica o foco da reunião e incentiva as conversas paralelas. Para evitar esses transtornos é importante que você determine já na pauta que as distrações, como uso de celular, precisam ser evitadas. Com o passar do tempo, isso se tornará um hábito e você não precisará mais se preocupar com essa questão.
A reunião pode ter sido um sucesso, mas isso não terá significado se a sua equipe não for informada das decisões que foram tomadas. Dessa forma, os colaboradores continuarão cometendo os mesmos erros e não saberão quais resultados precisam ser alcançados, jogando todos os esforços em procurar uma solução adequada por “água abaixo”.
Portanto, é importante deixar claro quais são os novos procedimentos que precisam ser adotados para que todos possam caminhar para um mesmo objetivo. Além disso, não deixe de mencionar que os resultados estão sendo alcançados graças ao alinhamento realizado nas reuniões. Essa é uma maneira de manter a sua equipe motivada a melhorar seu desempenho diariamente.
É importante que o ambiente da sala de reunião seja confortável e ofereça aos seus colaboradores todas as ferramentas necessárias para que as ideias sejam apresentadas. Uma sala mais funcional, por exemplo, deve contar com uma lousa para esboçar as ideias ou até mesmo softwares que possibilitam videoconferências.
No entanto, vale destacar que nem todas as reuniões necessitam de tudo isso. Algumas exigem apenas um bate-papo descontraído e privativo para colocar as ideias em ordem e tornar o trabalho em equipe muito mais frutífero. Para esses casos, nem mesmo uma mesa é necessário, apenas cadeiras para manter a equipe confortável.
Algumas ferramentas ajudam a tornar a reunião mais produtiva e, consequentemente, mantêm os profissionais mais engajados com os objetivos dela. Abaixo, selecionamos as principais ferramentas que ajudarão nesse quesito.
Contar com ferramentas que possibilitam o compartilhamento de dados em nuvem é fundamental para tornar uma reunião produtiva. Dessa maneira, os profissionais podem ter acesso a esses documentos sempre que precisarem, de maneira simples e prática. Além disso, os demais colaboradores podem fazer comentários e até alterações quando necessário.
O Google Drive é um exemplo muito eficiente de compartilhamento em nuvem, o qual possibilita que um ou mais profissionais trabalhem em um mesmo documento, registrando quem realizou as alterações.
A ferramenta ainda possibilita que comentários e observações sejam feitos, sem contar que o salvamento dessas informações é automático e o documento pode ser acessado até mesmo sem conexão com a internet.
Para que uma reunião possa ser aproveitada ao máximo, é necessário que todos os profissionais convocados estejam presentes para discutir a solução de eventuais problemas. No entanto, pode acontecer de ele ter outro compromisso da empresa marcado no mesmo horário e, devido a isso, não consegue aparecer na reunião.
Para evitar esse tipo de contratempo, faça uso da agenda compartilhada. O Google, mais uma vez, oferece uma ferramenta muito eficiente e gratuita: o Google Agenda. Esse recurso possibilita a integração de diversos compromissos e permite que todos tenham acesso e possam identificar, com antecedência, se poderão comparecer à reunião ou não.
As plataformas online ajudam a gerenciar a lista de tarefas da sua reunião, classificando cada tópico de acordo com a sua prioridade e organizando as informações de maneira dinâmica, sem deixar de lado o prazo para execução de cada item.
O Evernote é um exemplo bem prático dessa ferramenta e pode ajudar a melhorar a eficiência das suas reuniões corporativas. Ele compartilha e organiza de maneira online todas as notas que serão discutidas. Além disso, permite inserir tabelas, links e outros anexos para tornar a reunião mais produtiva.
Raramente uma reunião terá apenas um assunto a ser discutido. Por essa razão, é importante dar uma atenção especial ao tempo de duração para evitar que ela se prolongue demais sem que vocês cheguem a uma solução. Nesse sentido, o tempo de abordagem de cada assunto deve ser estipulado e monitorado no decorrer da reunião.
O Toggl é uma ferramenta que possibilita esse monitoramento. Além de gratuito, ele é bem simples de usar. Você só precisa inserir o nome do assunto tratado e apertar o “start”. Dessa forma, fica mais fácil de controlar o tempo.
Muitas vezes, as reuniões precisam ser feitas de maneira remota e a sua empresa precisa estar preparada para isso. Isso porque pode acontecer de haver a necessidade de tomar uma decisão rápida e importante, mas não ter tempo para esperar um membro da equipe se deslocar e chegar à empresa. Se você precisa realizar uma audioconferência ou videoconferência, o uso da ferramenta de telefonia IP pode ser a solução.
Dessa forma, você consegue discutir sobre eventuais projetos e, ao mesmo tempo, diminuir custos com deslocamentos, por exemplo.
A nutrição dos canais de comunicação interna ajuda a tornar as reuniões mais eficientes. Quer saber como? A seguir, explicamos com mais detalhes como a comunicação interna pode dar um suporte interessante às suas reuniões.
Quando falamos em diferentes tipos de reuniões corporativas, a comunicação se faz muito importante entre todos os colaboradores. No entanto, para otimizá-la, nem sempre é necessário investir em ferramentas sofisticadas. Incentivar a mudança de hábito nos profissionais é uma maneira eficaz de melhorar a rotina, diminuir erros de interpretação e otimizar o clima organizacional.
Nesse sentido, a consciência coletiva é trabalhada, o que ajudará a impulsionar a produtividade do seu time e melhorar a eficiência de cada reunião.
Quando a comunicação visual e interna da sua empresa é melhorada, os profissionais passam a realizar troca de mensagens instantâneas para facilitar a troca de ideias. Essa comunicação em tempo real faz com que eles se sintam mais motivados a interagir de maneira saudável e compartilharem suas convicções.
O Google Hangout é uma ferramenta gratuita e possibilita que haja uma troca de mensagens instantâneas, tanto em escrita quanto em chat de vídeos.
A comunicação interna estimula o compartilhamento de informações que são consideradas muito importantes para o bom desenvolvimento das atividades da empresa. Nesse sentido, entende-se que todos os procedimentos, dados e práticas considerados úteis para o negócio devem ser compartilhados para possibilitar o conhecimento de todos.
Para tornar isso possível, faça uso de canais de divulgação, como jornal mural, e-mails e redes sociais corporativas para facilitar ao máximo o acesso a essas informações.
Como você pode perceber, independentemente dos tipos de reuniões, é necessário ter uma equipe engajada e uma excelente comunicação interna para tornar os processos mais eficientes. Portanto, leve em consideração os feedbacks de seus colaboradores e trabalhe para que as reuniões sejam cada vez mais produtivas. Lembre-se sempre de enfatizar a importância de cada membro da equipe para garantir o sucesso da reunião.
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