Ruído de comunicação nas empresas: por que ocorrem e como evitá-los?

A comunicação diz respeito a uma troca entre emissor e receptor de certa mensagem. O problema é que existe um entrave que prejudica esse processo, tornando-o quase impossível algumas vezes: trata-se do chamado ruído de comunicação nas empresas.

Em outras palavras, o termo “ruído” se refere a um gargalo que faz com que a comunicação perca o sentido, seja entendida erroneamente ou não seja entendida. Ao identificar tal falha, o gestor pode agir corretivamente e garantir que ela não prejudique a empresa.

No conteúdo a seguir, nos dedicamos a explicar os principais tipos de ruídos, suas origens e como evitá-los. Continue a leitura!

Saiba quais são as causas do ruído de comunicação nas empresas

Existem muitas causas para os problemas percebidos na comunicação. Algumas são latentes e fáceis de perceber, mas outras são intrínsecas e complexas de serem detectadas.

Imagine que um líder esteja conversando com seu liderado, porém na sala ao lado há uma construção — onde os empreiteiros usam martelos, lixas e britadeiras. Por isso, é provável que o diálogo entre os dois perca qualidade.

Uma forte dor de cabeça ou o estresse do dia a dia, por exemplo, também podem prejudicar a comunicação. Ainda existe a possibilidade de alguém falar de maneira técnica demais, como engenheiros ou físicos, e impedir um entendimento.

Para facilitar o processo, é interessante agrupar os ruídos em quatro tipos principais:

• físicos — são perturbações presentes no ambiente, como o trânsito, a construção ou o carro de som, que não permitem que o diálogo flua;
• fisiológicos — são intrínsecos e dependem de cada pessoa. Dor de cabeça, indisposição ou doença são bons exemplos;
• psicológicos — são de difícil detecção. Um funcionário distraído é o melhor exemplo, pois não presta atenção no que é dito;
• semânticos — estão ligados às questões técnicas da fala. Um engenheiro que usa termos muito técnicos pode não ser compreendido por seu cliente.

Os ruídos não funcionam como um jogo de soma zero, no qual apenas um pode existir em dado momento. É possível que todos estejam presentes, na mesma hora e local, tornando a comunicação quase impossível.

Para identificá-los, é preciso que o gestor esteja atento. Avalie, de tempos em tempos, o que está acontecendo dentro da empresa e os fatores capazes de afetar o diálogo. Ainda existe a opção de contar com uma companhia especializada para realizar esse diagnóstico inicial.

Veja algumas dicas para evitá-los ou eliminá-los

Assim como são variadas as causas, há muitas soluções. Para ter máximo acerto, é necessário, primeiramente, entender a origem do ruído — se é físico ou semântico, por exemplo. De todo modo, separamos algumas dicas para evitar ou eliminar tais falhas. Confira!

Conscientize sobre o assunto

O primeiro passo é a conscientização. Todos, a partir do CEO, devem entender que o assunto é importantíssimo e que a boa comunicação precisa ser tratada como prioridade.

Instigue os líderes a repassarem as informações da forma certa. Invista em novas políticas (do tipo “portas abertas”) para receber e conversar com os funcionários. Vale lembrar que o exemplo da boa comunicação deve partir do topo, isto é, da alta administração.

Depois, vem o momento de orientar os colaboradores. Promova cursos e dinâmicas que mostrem a importância de se comunicar e ensinem as melhores táticas de comunicação.

Invista em novos canais de comunicação

De certa forma, o sucesso da comunicação depende dos meios que são usados para transmitir a mensagem desejada. Logo, caso não existam ótimos canais, o diálogo corre o risco de perder a qualidade e os funcionários podem ficar desinformados no expediente.

Felizmente, há uma enorme quantidade de canais que pode ser útil, desde os tradicionais e-mails e telefones corporativos até as mais modernas redes sociais corporativas ou os aplicativos mobile. Avalie qual dessas opções melhor se adapta à cultura e ao orçamento da empresa.

Saiba qual o canal de comunicação ideal para sua empresa. Baixe nosso guia. 

Promova a integração do time de trabalho

Um time disperso tende a se comunicar menos e com mais falhas. Logo, abre-se espaço para erros, conversas paralelas, conflitos e retrabalhos. A falta de interação também pode ser vista como um ruído que atrapalha a comunicação, por isso é preciso eliminá-la.

Nesse cenário, investir em bons programas de integração é essencial. Técnicas como o team building, que busca por dinâmicas fora do lugar-comum para dar “asas” ao espírito de equipe, podem ser uma ótima solução. No fim das contas, o objetivo é um só: deixar o time mais unido.

Ofereça bons feedbacks

O feedback é um termo que vem do inglês e, em tradução livre, significa algo como “retorno de informação”. É preciso oferecer bons feedbacks para melhorar a comunicação do time.

Muitos colaboradores acham que se comunicam bem, que são atenciosos e usam as ferramentas internas de comunicação, mas a verdade é outra. Enquanto o gestor não oferecer um retorno consistente, o funcionário vai continuar se comunicando mal.

Portanto, a solução é simples: converse com a equipe, mostre os pontos fortes ou fracos na comunicação e ofereça dicas de melhorias. Nesse contexto, o feedback pode ajudar bastante.

Considere contratar uma empresa especializada em comunicação

A solução mais acertada é contar com a ajuda de uma agência de comunicação interna. Companhias especializadas, como a Clima Comunicação, têm experiência de anos de trabalho e conhecimento teórico para reduzir ou até eliminar os ruídos.

O processo de melhoria da comunicação depende de cada empresa e dos seus objetivos. É possível começar com o diagnóstico das principais fontes de ruídos no trabalho, por exemplo, ou com a criação de estratégias de marketing interno.

De toda forma, a empresa especializada é capaz de oferecer um melhor direcionamento aos gestores, tendo mais facilidade em identificar a raiz do problema de comunicação e promover melhorias pontuais. Por esse motivo, é importante contar com sua ajuda.

Como vimos, a discussão sobre as causas dos ruídos é extensa. Os motivos são inúmeros e podem estar bem camuflados — sob aspectos psicológicos, inclusive. Portanto, é primordial integrar boas práticas de comunicação: oferecer bons feedbacks e integrar novos canais são os passos iniciais, mas também é preciso contar com a ajuda de especialistas.

E então, gostou do artigo e entendeu como ocorre o ruído de comunicação nas empresas? Aproveite para entrar em contato conosco e conhecer a solução que separamos para você!