Descubra como fazer reuniões remotas realmente eficientes

O período da pandemia causada pela COVID-19, ou o novo coronavírus, evidenciou ainda mais o uso das tecnologias como estratégia para otimizar os processos das empresas. As reuniões remotas, por exemplo, já eram a tendência de um mercado cada vez mais global, que não se prende a uma localização geográfica para a formação de redes.

Neste artigo, mostraremos para você como é possível aproveitar as plataformas digitais, melhorando a comunicação durante a crise do coronavírus e também após esse período. Afinal, reuniões remotas estão cada vez mais frequentes. Mas, para ter sucesso com elas, é fundamental ter os recursos certos à mão. Veja como melhorar suas conferências e aproveite os encontros para motivar e engajar seu time. Boa leitura!

Monte um planejamento para a reunião

Antes da reunião acontecer, é preciso ter um planejamento adequado para entender o objetivo, os tempos e as dinâmicas que podem promover o melhor momento. É fundamental definir uma pauta para orientar a reunião e ter clareza sobre quais serão os convidados da conferência. Além disso, nem sempre todos presentes estarão no mesmo fuso horário, o ideal é marcar a reunião num período que seja bom para todos.

Se isso não for possível, oriente a escolha de acordo com a localização geográfica da empresa ou para facilitar a participação da maioria das pessoas. Além disso, é importante que a informação do horário (e qual fuso está sendo usado) seja divulgada junto com o link de acesso.

Ainda no planejamento, a escolha da plataforma também é muito importante. Caso a empresa já tenha uma ferramenta contratada, é interessante usá-la, até mesmo pela familiaridade. Caso contrário, vale a pena dar uma pesquisada e testar as opções para encontrar a que melhor atende. Algumas plataformas para reuniões remotas são as seguintes:

• Zoom — ainda mais famosa durante a COVID-19, a plataforma com interface simples e completa no sentido de recursos oferece uma versão gratuita com algumas limitações, como a duração e quantidade de participantes;
• Google Meet — oferecida pelo Google, a ferramenta é semelhante ao Zoom, apresentando funcionalidades fundamentais para a condução de uma reunião;
• Skype — famoso por oferecer o recurso de videochamadas, também permite a realização de videoconferência com até 50 pessoas gratuitamente;
• Join.me — uma maneira simples e eficiente de realizar reuniões rápidas com recursos necessários em uma reunião remota, como o compartilhamento de tela;
• Whereby — simples de mexer, a plataforma oferece as funções básicas de uma reunião, como o compartilhamento de tela e as opções para deixar o microfone ou a câmera inativos.

Crie regras bem definidas para as reuniões remotas

Uma das grandes tendências de comunicação interna, as reuniões remotas não são familiares para todo mundo. Por isso, a definição de regras pode ajudar para que o encontro tenha maior proveito para todos da melhor forma possível. Para isso, é preciso destacar pontos em comum nas reuniões, como:

• silenciar o microfone quando não estiver falando;
• deixar recados no chat quando precisar ausentar-se no meio da conferência;
• evitar distrações, como o acesso a outras telas ou o uso do celular durante a reunião;
• acompanhar a pauta e gerenciar os tempos para atender à duração estipulada para o encontro;
• respeitar o momento de fala de todos os participantes.

Dependendo da situação, talvez seja interessante criar um tutorial. Dessa forma, você garante que os participantes entenderão como acionar as diversas funcionalidades da plataforma que estiverem usando, além de aprender mais sobre as etiquetas nesse tipo de conferência.

Faça um check in antes do início do encontro

Em reuniões presenciais, existem vários aspectos que podem ser observados em um rápido instante, como a aparência da pessoa, a forma como ela se movimenta e seu timbre de voz. Nas videoconferências, nem sempre é tão simples perceber como cada um está. Então, o ideal é iniciar as reuniões fazendo um check in, uma rápida rodada de falas para entender como cada um se sente e suas expectativas. Essa ação não precisa ser longa. Ela contribui para ter uma visão sobre a saúde mental dos colaboradores, além de demonstrar a preocupação da empresa e das lideranças com o bem-estar individual e coletivo.

Fuja de distrações durante a conferência

Programe-se para a reunião. Pense no que precisa ser evitado para não distrair você, assim como os demais participantes. Um fundo movimentado, com outras ações acontecendo, um ambiente ruidoso ou mesmo a interferência de outros eventos na frente da câmera podem tirar o foco e cortar linhas de raciocínio. Por isso, escolha um cômodo mais calmo da casa, deixe o celular no silencioso e, se possível, garanta que pets e pessoas não entrem em cena.

Apesar disso, algumas interrupções podem acontecer de maneira imprevisível durante a reunião. Caso algum funcionário gere uma situação nesse sentido, tenha paciência e procure voltar ao assunto de maneira educada. Afinal, a compreensão de que cada pessoa pode estar passando por uma situação diferente no outro lado da tela estimula a colaboração e ajuda a manter a motivação da equipe.

Incentive interações e feedbacks durante a chamada

Nem todos ficam à vontade na frente de uma câmera. Pode acontecer de as pessoas entenderem as reuniões virtuais como uma palestra, na qual sua obrigação é apenas assistir ao que está sendo falado. Para mudar essa visão, estimule a fala de todos e mostre abertura para receber outras opiniões. A cultura de feedbacks é muito importante no cenário corporativo. Além de incentivar a produtividade, ela ajuda a alinhar o trabalho e seguir rumo às metas estabelecidas. Nas conferências, o retorno também é importante. Por isso, crie o hábito de dar um retorno coletivo e, sempre que possível, individual sobre os trabalhos.

Evite reuniões remotas desnecessárias e improdutivas

No período de isolamento social, é comum acontecerem reuniões periódicas para checar a situação da equipe e oferecer eventos que fortalecem a employee experience. Isso não significa que todas devem ter o mesmo mote. É possível criar reuniões de acolhimento e tira dúvidas e deixar as reuniões remotas do time apenas quando elas forem realmente relevantes.

Como você viu, as reuniões remotas são uma facilidade que pode ser adotada não apenas em períodos como o de pandemia. Seguindo as dicas apresentadas, você consegue conduzir uma conferência de qualidade, monitorando as atividades da equipe, além de engajá-la para bater as metas estabelecidas.

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