Ter uma boa organização de eventos corporativos é fundamental para que a empresa alcance seus objetivos. Embora seja um processo bem trabalhoso, todo o esforço destinado ao seu evento valerá a pena, uma vez que, quando bem-feito, ele pode até mesmo superar as expectativas do empreendedor.
Os eventos corporativos geram oportunidades de negócios, ajudam a atrair mais investidores para a sua empresa e tornam a sua marca uma referência em seu segmento. Tudo isso contribui para o aumento da lucratividade e para não ficar atrás da concorrência.
Para ajudar você a organizar o seu evento corporativo, escrevemos este artigo para mostrar os passos necessários para realizar um evento de sucesso. Acompanhe!
A variedade dos tipos de eventos corporativos é bem extensa, por isso, resolvemos listar os principais para você, a fim de facilitar também a sua escolha. Veja!
Os congressos levantam discussões sobre temas que já foram previamente definidos por um grupo de pessoas que compartilham dos mesmos interesses e saberes. Normalmente, há uma restrição que classifica não só o objeto da discussão, mas também a área de conhecimento de todos os envolvidos.
Por ser um modelo de evento que pode englobar outras modalidades, como mesas redondas e palestras, um congresso costuma ser um dos eventos corporativos mais complexos de organizar. Geralmente, quem investe nesse modelo são universidades, associações etc. No entanto, nada impede que a sua empresa realize um congresso; desde que os objetivos estejam alinhados, não há nenhum problema em fazê-lo.
A conferência é um tipo de evento corporativo bem similar à palestra, no entanto, uma das principais características que as diferenciam é o nível de formalidade. Normalmente, em uma conferência é importante que haja a participação de um profissional que seja uma grande autoridade em seu segmento. Isso porque ele fará uma apresentação mais aprofundada sobre o assunto, trazendo tendências e novidades do mercado.
Nesse caso em especial, a organização precisa ser redobrada, uma vez que o tempo maior de pronunciamento precisa ser da autoridade convidada. No entanto, há também a possibilidade de abrir um espaço para elaboração de perguntas e até debates.
Em uma mesa redonda é preciso que alguém apresente uma tese para ser defendida. Nesse momento, um debate será realizado sobre o tema. Para isso, serão reunidas várias pessoas para iniciar uma discussão — respeitosa — sobre a tese apresentada por um dos participantes. O objetivo desse tipo de evento corporativo é construir um conhecimento por meio das críticas apresentadas.
É claro que essa discussão pode acontecer antes mesmo do início do evento, no entanto, as críticas só são expostas quando a mesa redonda se inicia, ou seja, quando há a presença de todos os participantes para apresentar seus pontos de vista sobre o tema.
O painel é um tipo de evento corporativo para quem adora discussões e tem um perfil mais questionador. Geralmente, esse evento funciona da seguinte forma: um grupo menor de pessoas apresenta sua tese sobre determinado tema, a qual será compartilhada e debatida com um outro grupo. Ainda ficou confuso?
Podemos comparar o painel a uma coletiva de imprensa, em que muitas perguntas são feitas a respeito de um tema — muitas vezes polêmico —, as quais precisam ser respondidas pelo entrevistado, que tem o dever de defender a sua tese ou ponto de vista.
Quem nunca ouviu falar sobre esse tipo de evento corporativo? As palestras são bem populares e comuns no ambiente empresarial. Nesse evento, uma pessoa ou mais é responsável por compartilhar seu conhecimento sobre determinado tema. No final da palestra, é possível abrir um espaço para questionamentos e até mesmo debates.
Conforme mencionamos, esse modelo é bem similar à conferência, porém, a informalidade do evento permite que as pessoas participem de maneira mais ativa, fazendo suas perguntas diretamente ao palestrante, por exemplo.
O profissional que ficará à frente da palestra não precisa ser nenhum expert no assunto, mas é importante que ele tenha um conhecimento aprofundado para tornar o evento mais interessante e relevante.
A convenção é um evento que reúne pessoas que compartilham dos mesmos interesses, tanto pessoais como profissionais. Você já deve ter visto convenções que reúnem médicos, estudantes, nerds, geeks, religiosos, entre outros, certo? Pois bem, no ambiente corporativo, esse tipo de evento também é muito comum.
Só que nesse caso, as convenções têm um objetivo diferente. Geralmente elas são usadas para anunciar as novidades do mercado ou até mesmo promover vendas. Dessa forma, os empresários conseguem monetizar melhor e, ainda, apresentar sua novidade ao público.
Você sabia que o brainstorming também é um tipo de evento corporativo? Ele é muito indicado para estimular o desenvolvimento de ideias e insights que contribuem para o bom desenvolvimento de um negócio.
Nesse caso, diversas pessoas se reúnem para pensar em estratégias, alternativas e soluções para resolver problemas evidentes, os quais são apresentados com antecedência. Como não existe formação de juízo de valor, os participantes se sentem livres para argumentar e compartilhar seus pontos de vista sem medo de serem repreendidos ou receber um feedback negativo.
Isso contribui para o bom desenvolvimento profissional dos envolvidos, fazendo com que eles melhorem a sua comunicação interna.
O seminário é um dos tipos de eventos corporativos mais longos, que pode durar um dia inteiro ou até várias semanas. Tudo depende do seu objetivo e planejamento. Além do conjunto de palestras ministradas pelos mais diversos profissionais do seu segmento, nesse evento você também pode disponibilizar atividades diferentes e com caráter educativo ou informativo.
Com isso, existe a oportunidade de amadurecer a cultura dos participantes e fazer com que eles absorvam melhor o que aprenderam.
Há ainda quem pense que a realização de eventos corporativos é um gasto desnecessário, mas quem tem essa opinião está muito enganado. Isso porque os eventos corporativos ajudam a engajar os seus colaboradores e melhorar o relacionamento entre eles, fazendo com que contribuam positivamente uns com os outros todos os dias. Pode-se dizer que isso pode até ser visto como uma ação de endomarketing.
Além disso, os eventos corporativos ajudam a divulgar a sua marca, mesmo que esse não seja o seu objetivo. Quando bem estruturado, os participantes começam a dar um feedback positivo sobre o evento e, consequentemente, ocorre uma maior procura pela sua empresa.
Não podemos esquecer que os eventos corporativos são ótimas oportunidades para criar conexões, possibilitando a atração de investidores interessados na sua marca, por exemplo.
O planejamento é indispensável para realizar qualquer tipo de evento. Ele é responsável por identificar possíveis gargalos que podem prejudicar o alcance dos seus objetivos e, inclusive, proporcionar muitas dores de cabeça no grande dia. Entenda o que precisa ser feito nesse momento!
Saber identificar bons fornecedores é fundamental para não ter problemas no dia do evento e, ainda, garantir que ele será um sucesso. Afinal, para você fazer a sua parte, os seus parceiros precisam executar o que foi combinado, certo? A entrega dos produtos ou serviços precisa ser dentro das condições acordadas, no prazo e com qualidade.
Para isso, é importante que você faça uma pesquisa minuciosa dos fornecedores, a fim de criar uma relação de parceria com esses profissionais. Identificados os potenciais parceiros, é importante que você:
Quando você organiza um evento com um prazo confortável para tomar todas as decisões, as chances de sucesso são muito maiores. Isso porque você pode cuidar de cada detalhe com muita tranquilidade. É claro que é necessário se preparar para enfrentar imprevistos e tomar decisões rápidas, mas com um planejamento em mãos, tudo isso é facilitado.
Comece fazendo uma previsão anual dos eventos que a sua empresa costuma fazer. Dessa forma, é possível organizar a rotina de trabalho de modo a não interferir na produtividade da sua equipe e nem prejudicar os prazos do evento. Nesse sentido, é importante que você estabeleça um prazo suficiente para:
A tecnologia pode ajudar muito na organização e realização do seu evento corporativo, principalmente quando falamos em otimizar a produtividade de todos os envolvidos. Existem diversas ferramentas que contribuem para o alinhamento das informações, auxiliam na divulgação do evento e, inclusive, melhoram a experiência dos participantes.
Por essas razões, é fundamental fazer uma pesquisa para identificar quais recursos serão mais vantajosos para você. Existem aplicativos que podem ser usados exclusivamente para o seu evento, oferecendo aos participantes diversas funcionalidades que ajudarão a tornar a sua experiência inesquecível.
Se você preferir, pode até mesmo criar um site para o seu evento, a fim de facilitar a venda de ingressos e tornar todas as informações visíveis aos participantes.
No dia do evento, haverá muitas coisas com o que se preocupar, por isso, é de suma importância que no seu planejamento você elabore um cronograma de todas as atividades que serão executadas. Nesse momento, é preciso avaliar:
Para controlar esse cronograma, você pode fazer uso de aplicativos voltados para o checklist de eventos corporativos.
Planejamento realizado, agora é hora de organizar o seu evento corporativo. Essa organização garantirá que nada fugirá do seu controle e, mesmo que algo dê errado, você estará preparado para resolver a situação.
Com os objetivos bem definidos, fica muito mais fácil de organizar um evento corporativo. Portanto, se você pensa que não é preciso ter objetivos para realizar um evento, mude sua maneira de enxergar essa estratégia, pois tudo o que você faz em prol de um negócio precisa ter uma finalidade. Os objetivos podem estar relacionados:
Feito isso, você saberá usar as estratégias certas para fazer do seu evento corporativo um sucesso.
O orçamento é outro ponto importantíssimo na organização de eventos corporativos. Ele é fundamental para mostrar quanto a empresa pode investir na realização do evento sem comprometer o seu fluxo de caixa.
Lembre-se de que assim como você precisa que seus fornecedores cumpram com o que foi acordado, eles também precisam que você arque com o pagamento dentro da data prevista. Do contrário, a sua empresa terá dificuldades para encontrar bons parceiros nos próximos eventos.
Tenha em mente que o custo sempre vai variar de acordo com a duração, tipo do evento, número de participantes, local e palestrantes contratados, por exemplo.
Organizar um evento corporativo não é nada fácil, pois há muita coisa para resolver. Logo, ser uma pessoa organizada é indispensável para garantir que tudo dará certo. Dessa maneira, você consegue controlar todos os processos que precisam ser executados, identificando possíveis gargalos que precisam ser corrigidos para não ter problemas no grande dia.
Por exemplo, já falamos aqui sobre a importância de definir um orçamento, certo? Mas como saber se você não está extrapolando nos gastos? O ideal é elaborar uma planilha para possibilitar a anotação de todos os gastos, identificando para onde os recursos foram direcionados. Fazer uso de aplicativos financeiros pode ser de muita utilidade nesse momento, tornando o controle muito mais ágil e seguro.
No momento em que você começa a organizar o seu evento, a data e o local já devem estar definidos. Isso é importante para que você não seja surpreendido com problemas difíceis de resolver, como ausência de um local que comporte todos os participantes para realizar o evento.
Se o seu evento corporativo for realizado em um ambiente aberto, é necessário que você avalie as condições climáticas para garantir que nada fugirá do seu controle. Se possível, junto com sua equipe, elabore um “plano B” para saber como agir em eventuais mudanças repentinas no clima.
Contar com uma equipe competente é fundamental na hora de organizar o seu evento corporativo. Esses profissionais ajudarão você a trabalhar com mais tranquilidade e, com isso, será possível dividir a sobrecarga de trabalho. Dessa forma, você terá mais tempo e liberdade para tomar as melhores decisões e, ainda, seus níveis de estresse não excederão.
Quanto mais experiência em eventos a sua equipe tiver, melhor será o relacionamento com os seus fornecedores, uma vez que eles saberão o que fazer para não ter problemas no dia do evento.
Profissionais experts em comunicação e marketing, por exemplo, podem ajudar não só apenas a divulgar seu evento, mas também trazendo insights valiosos que ajudarão a melhorar a experiência dos participantes.
Independentemente do tipo de evento corporativo a ser realizado, uma coisa é fato: o grande precisa ser impecável, a fim de alcançar os objetivos traçados. Para isso, é preciso separar a realização do evento corporativo em três etapas:
Contar com uma empresa especializada na organização de eventos corporativos é fundamental para assegurar que nada sairá do controle. A seguir, listamos alguns benefícios que ela proporciona. Confira!
Acredite, contratar uma empresa especializada em organização de eventos corporativos não é um gasto, mas, sim, um investimento. Além disso, é a saída perfeita para a redução de custos do evento.
O primeiro caso a se pensar está relacionado à produtividade dos seus funcionários. Eles não vão conseguir se dedicar 100% à rotina empresarial se precisarem despender esforços para resolver situações do seu evento, certo? Por mais que o evento seja importante, a sua empresa não pode parar.
Sem contar que eles não têm o conhecimento técnico necessário para tomar as melhores decisões em relação ao evento. Com isso, há a necessidade de retrabalhos e até mesmo gastos desnecessários com contratações equivocadas ou aquisição exagerada de brindes, por exemplo.
Uma empresa especializada na organização de eventos corporativos conta com uma equipe altamente especializada, comprometida com os resultados. Dessa forma, ela pode ajudar você a:
Em suma, essa empresa tem a expertise necessária para analisar cada caso, a fim de indicar situações que podem comprometer o sucesso do evento, as quais passariam despercebidas sem a orientação de um profissional da área.
Mesmo com um bom planejamento em mãos, imprevistos são muito comuns em eventos. O problema é que, dependendo da gravidade deles, os prejuízos podem tomar proporções maiores do que o esperado. Por essa razão, é importante saber solucioná-los o quanto antes.
Devido a esse tipo de situação, investir em uma empresa especializada em organização de eventos corporativos é fundamental, pois todo o time tem o conhecimento necessário para encontrar uma solução que não impacte negativamente os resultados do seu evento.
Para que um evento dê “bons frutos”, ele precisa que o responsável por sua organização se dedique muito, independentemente do tipo ou tamanho dele. No entanto, você bem sabe que não dispõe de todo esse tempo, uma vez que tem suas obrigações diárias que precisam ser cumpridas na empresa, certo?
Uma empresa especializada em eventos ajuda você nesse sentido, tendo em vista que seus processos internos não serão afetados pela sua ausência.
Ao contratar uma empresa especializada em organização de eventos corporativos, você não precisará se preocupar com detalhes burocráticos, como negociações com fornecedores, escolha de brindes etc. Logo, terá mais tempo para se preocupar com questões mais estratégicas do seu evento.
Esses profissionais atuarão como representantes do seu negócio, defendendo seus interesses junto aos responsáveis pela locação do espaço, fornecedores e outros envolvidos.
O primeiro passo é saber sobre a reputação da empresa no mercado. Para isso, converse com outros empresários que já aderiram a esse tipo de serviço para entender como foi a experiência deles. Sites como o Reclame Aqui mostram se a empresa tem muitas reclamações. As redes sociais também são ótimas para entender como a organização trabalha, basta analisar as avaliações feitas por antigos clientes no perfil dela.
Você pode mensurar os resultados do seu evento de diversas maneiras. Veja alguns exemplos:
A organização de eventos corporativos precisa ser impecável para que a sua empresa consiga alcançar os resultados desejados. Portanto, lembre-se de que, quanto mais experiente for a equipe responsável, maiores são as chances de sucesso do seu evento. Aposte também nas tendências de comunicação interna e melhore os seus resultados.
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