Saiba o que é uma intranet e se ainda é aplicável no mercado atual

Comunicação corporativa é um assunto que deve ser levado a sério. Por isso, é preciso conhecer os recursos disponíveis para torná-la mais eficiente. Nesse sentido, entender o que é intranet e quais são os seus benefícios é fundamental para ajudar na otimização dos processos de comunicação interna da empresa.

Quando pensamos em comunicação com o cliente ou com fornecedores, os canais utilizados são, na maioria dos casos, a internet ou sistemas de telefonia. Porém, na comunicação interna com colaboradores e departamentos, a intranet é uma ótima opção, capaz de reduzir custos e aumentar a segurança das informações corporativas, entre outros benefícios.

Pensando em ajudar você a entender melhor a aplicabilidade da intranet no ambiente corporativo, elaboramos este artigo para explicar o que é intranet, como ela funciona na prática, quais os benefícios para a comunicação da empresa e quais setores mais se beneficiam de seu uso.

Então, se você está pensando em melhorar a sua comunicação interna, não deixe de ler este post. Confira!

O que é intranet?

A intranet, assim como a internet, é uma rede de computadores interligados compartilhando informações entre si.

A principal diferença entre as duas é que a internet faz isso publicamente, tornando as informações disponíveis a qualquer pessoa em qualquer lugar do mundo.

Já na intranet, essa rede fica restrita aos computadores que pertencem à empresa e somente seus colaboradores e pessoas autorizadas têm acesso às informações corporativas. Resumindo: seu uso é particular e restrito aos equipamentos da organização.

Como a intranet funciona na prática?

A intranet pode ser utilizada de diversas formas no dia a dia de uma empresa. Sua principal finalidade é tornar o fluxo de informações mais eficiente, melhorando não somente a produtividade, mas até mesmo a qualidade do produto final oferecido pela marca.

Por meio da intranet, é possível promover a comunicação entre departamentos e colaboradores, de forma mais rápida e sem depender da disponibilidade dos servidores de internet. Além disso, é possível configurar níveis diferenciados de acesso entre os usuários e, ainda, registrar todas as interações.

Quais os benefícios do uso da intranet em uma empresa?

O uso da intranet oferece uma série de benefícios para a empresa e, por mais que se ache que a internet pode fazer o mesmo papel, a intranet ainda tem suas vantagens. Veremos algumas delas a seguir.

Agilidade na transmissão da informação

Se a rede for montada de forma correta, o fluxo de informações será muito mais ágil, já que não dependerá da disponibilidade do servidor da internet e o impacto da quantidade de acessos simultâneos será bem reduzido.

Além disso, toda a informação poderá ser centralizada em um único local, o que também agiliza o acesso e a busca de dados.

Melhora na comunicação corporativa

Um dos principais benefícios da intranet é que ela facilita a comunicação corporativa não só entre colaboradores, mas também entre departamentos inteiros.

É possível usar tanto sistemas de comunicação instantânea quanto plataformas de gestão de tickets de suporte técnico, nas quais todas as solicitações e solução ficam registradas. Isso facilita o acesso ao histórico que poderá gerar insights para melhorias significativas dos processos corporativos.

Há ainda a possibilidade de transmitir vídeos e apresentações nos monitores da empresa, que poderão ser disponibilizados para toda a equipe. Ou, ainda, deixar acessíveis treinamentos e materiais didáticos para que os colaboradores consultem quando necessário.

Maior segurança e baixo custo

Por se tratar de uma rede interna que não dá acesso às pessoas de fora da empresa, a intranet apresenta dois grandes benefícios: o primeiro está relacionado à redução dos custos, uma vez que ela não depende de servidores de internet, enquanto o segundo diz respeito à segurança da informação, que fica protegida de acessos externos.

Integração eficiente entre colaboradores

Uma das consequências da comunicação facilitada é a maior integração entre colaboradores e a intranet provê isso sem desperdício de tempo em conversas improdutivas.

Isso porque, ao usarem sistemas de comunicação instantânea de terceiros, como o WhatsApp ou Skype, torna-se mais fácil transformar uma conversa profissional em pessoal, já que a empresa pode não ter acesso ao histórico.

Por outro lado, os sistemas de comunicação internos, nos quais a empresa poderá monitorar as conversas entre seus colaboradores, acabam proporcionando mais controle sobre o tempo investido na troca de ideias e informações.

Quais setores da empresa mais se beneficiam da intranet?

Todos os setores da empresa se beneficiam da intranet, porém alguns deles ganham mais poder com o uso da ferramenta de comunicação. Veja mais nos tópicos a seguir.

Recursos Humanos

A comunicação entre o setor de recursos humanos e o quadro de colaboradores é fundamental para qualquer empresa. Por meio da intranet é possível lançar comunicados sobre alterações salarias, escalas de trabalhos, informações sobre o sindicato, treinamentos oferecidos e, ainda, realizar pesquisas que poderão ajudar na melhoria do clima organizacional.

No caso de comunicações mais oficiais, como cartas de advertência ou premiações por produtividade, por exemplo, a intranet permite o registro de que essas informações foram de fato recebidas pelos colaboradores.

TI

A área de TI de uma empresa é responsável por criar condições de trabalho para os demais departamentos, afinal, nos dias de hoje quase tudo depende da internet e dos computadores, até mesmo para operação de outras máquinas.

Por isso, a facilitação da comunicação de outras áreas com o setor de TI é uma condição estratégica para o desenvolvimento da empresa, já que é esse departamento que oferece o suporte para os demais.

Assim, por exemplo, quanto mais tempo um computador levar para ser recuperado, mais tempo o colaborador que o utiliza ficará parado sem produzir e gerando custos desnecessários para a empresa.

Marketing

Por fim, mas não menos importante, o marketing também se beneficia muito dos recursos de comunicação oferecidos pela intranet corporativa. É possível, por exemplo, oferecer convites ao acesso e compartilhamento dos conteúdos de comunicação interna e de divulgação da empresa, estimular e comunicar ações de endomarketing em parceria com o RH, entre outras coisas.

Com tudo o que você leu até aqui, vimos como a intranet é capaz de tornar a comunicação interna mais efetiva e, o melhor de tudo, de modo mais econômico.

A intranet ainda é muito aplicada no mercado atual e deve ser considerada uma opção para a otimização, potencialização e redução de barreiras da comunicação interna corporativa.

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