Tão importante quanto trabalhar campanhas direcionadas ao público externo é contar com estratégias voltadas para o público interno. Existem diversas opções: oferecer um treinamento, fortalecer o posicionamento da marca, comunicar uma mudança ou engajar os colaboradores. Entre as diversas técnicas, uma das mais eficazes e impactantes são os tipos de eventos corporativos.
Os eventos apresentam características como o aspecto lúdico, de entretenimento, e ao mesmo tempo valorizam o contato humano. Por meio dele é possível reunir os participantes em torno de algo maior, despertando o senso de comunidade e colaboratividade.
Se você quer descobrir como essa estratégia de endomarketing pode somar na sua empresa e qual é o melhor tipo de evento, continue a leitura deste artigo!
É comum que esse tipo de ação seja visto como algo adicional, que serve apenas para tempos em que a empresa tem um orçamento para o marketing ou o RH bem expressivo. Entretanto, não é bem assim que as coisas funcionam. Um evento fortalece a cultura organizacional e ajuda na experiência do funcionário na empresa.
Eventos são uma excelente chance de trabalhar o branding — a gestão da marca. Nele, você reforça o propósito da marca e pode usar estratégias de employer branding para atrair novos candidatos em potencial com o perfil adequado, de acordo com a sua cultura organizacional.
Além disso, essa é uma estratégia capaz de transmitir informações de forma personalizada e ainda trabalhar em situações de mudanças, apresentando novas condutas ou cenários. É a ferramenta ideal para motivar e engajar os funcionários, alinhando-os aos objetivos de um projeto.
A experiência gerada por um evento corporativo impacta positivamente os participantes e, assim como as outras ações de comunicação interna (ou CI), possibilita trabalhar os diversos objetivos de endomarketing, como:
o alinhamento dos colaboradores de acordo com as estratégias de negócio da empresa;
o nível de produtividade;
o estímulo para alcançar metas;
o treinamento e/ou a capacitação dos times;
a integração entre equipes, com meios de comunicação que permitam a troca de mensagens de maneira clara e objetiva.
Se você entende a importância do evento e pretende produzir o da sua empresa, existem alguns aspectos que devem ser preparados com antecedência para evitar imprevistos.
Confira os principais passos para deixar sua atividade mais adequada para o público e proporcionar melhores resultados, otimizando o investimento destinado a essa ação.
Talvez você já tenha expertise nessa área ou um vago conhecimento devido a alguma festa de família. Apesar de ter um porte bem diferente, a ideia do planejamento é bem parecida: garantir que seu objetivo seja alcançado, oferecendo a melhor experiência para o público.
É nessa etapa que você vai definir quais ações são fundamentais dentro do evento e qual é a programação. Dentro do planejamento, você precisa seguir alguns passos. Confira a seguir!
Uma empresa pode contar com diversos setores e níveis hierárquicos, e a linguagem para alcançar cada um pode ser bem diversa. Pense nisto: quanto mais você conseguir personalizar o seu evento de acordo com o perfil do participante, melhor será seu aproveitamento.
Só assim você terá a certeza de que suas ações estão sendo bem-sucedidas. Esse é o segredo para transformar o evento corporativo em uma ação de resultados, que pode ser inserida no plano estratégico da empresa e não uma realização aleatória, sem um retorno comprovado.
Isso pode acontecer de duas formas diferentes: por um lado, a empresa pode liberar um budget (verba) destinado a eventos e, a partir daí, definir o estilo de evento, a duração e a quantidade de participantes.
A outra possibilidade é atender a uma demanda. Por exemplo: criar um evento corporativo para integrar os times de vendas e marketing, com a finalidade de aumentar 25% das conversões. Assim, você sabe quais são as necessidades e pode criar o evento para atender a esse objetivo.
Pode ser uma tabela simples, mas vai ajudar a fazer com que sua ação seja mais estratégica. O importante é entender tudo o que precisa ser preparado para que o evento aconteça. Assim, esse documento deve ter:
a descrição de cada atividade;
a pessoa responsável por sua realização;
a data limite para a entrega da etapa.
Além de fazer orçamentos para descobrir qual é a possibilidade com melhor custo-benefício para seu evento corporativo, é muito importante fechar negócio, sinalizando a intenção do serviço contratado. Dessa forma, você garante que seu fornecedor vai entregar o que você precisa no dia do evento.
Existem alguns eventos corporativos que são realmente marcantes. Da identidade visual à decoração montada, tudo é desenvolvido para que os funcionários se sintam imersos naquele ambiente. Além de fortalecer o senso de pertencimento, isso ajuda a dialogar com o objetivo, alcançando-o com mais facilidade.
Claro que é preciso ter bom senso, principalmente por ser um público corporativo. Escolha opções mais clean e evite gastos desnecessários como a produção de um guardanapo personalizado para a realização de uma palestra, por exemplo.
Já com relação ao cardápio, a pergunta inicial seria: é mesmo necessário? Um coffee break, por mais simples que seja, demanda não só custos como logística. Outro ponto importante é garantir que a alimentação seja suficiente para a quantidade de participantes e o período do evento. Além disso, verifique se não existe algum participante com restrições alimentares.
A maioria dos eventos corporativos acontece dentro da própria empresa, e isso reduz os gastos com locação e transporte. O primeiro passo é definir se o evento será interno ou externo. Depois disso, é preciso confirmar o lugar específico.
Se for externo, vai acontecer em um hotel-fazenda ou em um espaço de recepções, por exemplo? No caso dos eventos internos, essa informação também será extremamente importante. Descubra se o local desejado comporta o número de convidados, se é adequado para a atividade e se estará disponível na data e no horário desejados.
Lembre-se de reservar o espaço para o período que você precisa.
Esse é um item fundamental para o seu evento. Você precisa envolver os participantes, então o ideal é criar uma atmosfera que faz com que o público não só seja comunicado, mas sinta a necessidade de participar. Para garantir que a divulgação foi adequada, você pode:
desenhar quem é seu público;
definir a linguagem usada;
escolher quais são os canais para fazer o comunicado interno (rede social corporativa, e-mail marketing, quadro de avisos, entre outros);
criar um calendário de divulgação;
desenvolver peças criativas, que atraiam e encantem os convidados.
Um dos itens fundamentais e que não deve faltar no evento corporativo é a checklist. Imagine que você desenhe uma dinâmica de grupo, divulgue a atividade adequadamente, engaje o seu público e, na hora que os participantes chegam, você descobre que esqueceu do material necessário para a ação.
O ideal é montar a checklist durante a construção do evento. Dessa forma, você pode inserir observações para se lembrar do que precisa. Também é relevante que essa lista tenha:
datas, horários e atividades-chave;
materiais necessários para a realização das atividades;
quem será responsável por quais ações;
programação do evento, com cronograma e, no caso de práticas simultâneas, local de acontecimento de cada uma delas;
logística do evento;
alimentação da equipe de staff;
responsável pelos registros (fotos e vídeos);
brindes e premiações.
Um evento corporativo tem dois aspectos diferentes que precisam ser analisados. O primeiro é relativo ao processo do evento: descobrir se tudo funcionou dentro do esperado, se o que foi entregue pelos fornecedores realmente tinha a qualidade contratada e se atendeu às necessidades dos participantes. Essa natureza de dados pode ser levantada com uma pesquisa de satisfação dos participantes.
O outro dado que precisa ser acompanhado está relacionado ao objetivo do evento. Se a natureza é de entretenimento, talvez seja mais subjetivo descobrir o impacto. Entretanto, quando o foco é conscientizar sobre novos valores, condutas ou realizar um treinamento, você pode criar uma campanha de gamification para comprovar o conhecimento no pós-evento.
Mesmo com a renovada de ar que as startups deram aos ambientes organizacionais, as empresas ainda tendem a ser locais formais, nos quais os colaboradores nem sempre conseguem alcançar seu maior potencial. Os eventos corporativos são um excelente gatilho para essas situações.
As principais vantagens dessa estratégia são:
reduzir os ruídos de comunicação, como a famosa rádio peão;
conseguir a atenção necessária para divulgar um novo programa da empresa;
estimular o senso de comunidade e pertencimento da equipe;
motivar os funcionários, desenvolvendo times mais engajados;
reforçar os valores da marca;
desenvolver a integração entre equipes;
treinar e capacitar os colaboradores;
valorizar a família dos funcionários;
construir uma cultura organizacional mais colaborativa;
apoiar o planejamento estratégico de marketing.
Se você seguiu até aqui, já deve ter percebido como o evento corporativo é importante para fortalecer a comunicação interna da empresa e também como ele pode alcançar os mais diversos objetivos.
Existem fatores que podem fazer com que você escolha um modelo de evento específico, como a verba disponível e o prazo para realização.
Inspire-se com os melhores tipos de eventos corporativos a seguir e encontre o ideal para a sua situação!
Esse é um excelente modelo para apresentar novidades. O seminário conta com uma sequência de falas de especialistas sobre determinado tema. A ideia é trazer um ponto de vista, fazer uma exposição sobre ele e depois concluir a abordagem sobre o assunto. Outra questão importante é que seminários não costumam ter espaço para debates, uma vez que a fonte de informação é o especialista.
Para montar o seminário, a escolha do tema é muito importante, pois esse será o fio condutor de todo o evento. Cheque se os especialistas convidados realmente agregam valor ao tema proposto e pesquise a linha apresentada por cada um deles para promover uma experiência rica para os participantes.
O simpósio é um pouco parecido com o seminário, a principal diferença é que ele conta com um moderador. Assim, enquanto o seminário tem a linearidade de explanações, no simpósio acontece um debate entre os especialistas, que apresentarão seus pontos de vista. Uma vantagem desse evento é que, ao fim, costuma-se abrir um espaço para que o público faça perguntas aos convidados.
Uma característica interessante do simpósio é que ele acontece com uma duração mais curta e conta com um envolvimento maior do público. É ideal para transmitir ou debater sobre conhecimentos específicos e técnicos.
Esse é um dos tipos de eventos corporativos que consegue mais envolvimento dos funcionários. Seu objetivo é estimular essa troca de conhecimento entre os colaboradores. As convenções são muito conhecidas pelo setor de vendas, mas podem funcionar muito bem para outras áreas da empresa.
O maior ativo é criar um atalho de crescimento da empresa com o compartilhamento de processos e narrativas de sucesso (e fracasso) que ajudam os colaboradores a avançar etapas sem precisar fazer o mesmo caminho. É comum que aconteçam premiações e destaques para os colaboradores que apresentaram melhor desempenho no período.
Os congressos são eventos maiores e mais longos. Por causa disso, é comum que eles aconteçam online — apesar de ser uma tendência para os mais diversos modelos de eventos, por reduzir custos com transporte e diminuir as barreiras geográficas para empresas com filiais, por exemplo. Como a programação do congresso é muito extensa, normalmente acontecem outros eventos como simpósios, palestras e mesas-redondas dentro dele.
Esse tipo de evento tem um porte grande e é ideal quando há um grande número de participantes para tratar de determinado assunto. É comum que o congresso se transforme em um evento cíclico, mantendo um tema como espinha dorsal e trabalhando assuntos transversais como foco de cada edição.
As conferências são parecidas com os simpósios, pois contam com diversos especialistas sobre determinado tema, um moderador (que no caso se chama conferencista) e a participação do público. A diferença está na dinâmica desse tipo de evento corporativo. Na conferência não existe a explanação ou o debate inicial.
Em um primeiro momento, os convidados formulam e enviam perguntas sobre o assunto que será trabalhado. Assim, o conferencista recebe essas questões e as direciona para o especialista que ele considera serem ideais para responder. Outro diferencial é que o moderador seleciona a ordem das questões e muitas vezes pode reformulá-las.
Os workshops, as oficinas e as dinâmicas têm uma característica bem diferente dos eventos apresentados anteriormente: eles possibilitam uma atuação maior dos participantes. Existem diversos modelos de execução, e no geral a duração não ultrapassa um dia — o comum é que dure meio período (em torno de 4 horas).
Ideais para capacitar a equipe, as oficinas normalmente contam com um perfil de uma apresentação de conteúdo inicial, seguida por uma vivência mais ativa, que chame para a prática do que foi ensinado em teoria. Uma vantagem de trabalhar com esse evento corporativo é que ele cria um ambiente de troca e pode contribuir para uma cultura colaborativa na empresa.
Os treinamentos são cursos de curto prazo. Seu principal objetivo é capacitar o time, qualificar e alinhar. Algumas empresas como a Starbucks investem nesse tipo de evento constantemente, o que fortalece a cultura empresarial, promove segurança para a atuação dos colaboradores e, é claro, apresenta excelência para o atendimento com o cliente.
É importante que os treinamentos sejam setorizados. Afinal, eles pedem um conhecimento prévio sobre o assunto apresentado, permitindo que os participantes evoluam dentro do tema e consigam ter mais proveito — inclusive pelo networking e pela troca de experiências.
Também conhecidos como roadshows, são excelentes para um destaque da marca dentro de um segmento específico. Normalmente é um evento de curta duração, com um formato semelhante a um show — inclusive na sua apresentação, com esquema de palco e iluminação. O maior objetivo é promover algo, normalmente um produto específico.
A ideia de itinerância desse tipo de evento corporativo é conseguir levá-lo ao máximo de cidades possível. Essa estratégia também é muito usada com palestrantes internacionais (ou nacionalmente conhecidos), que saem em turnê, oferecendo parte do conhecimento e vendendo palestras, livros ou cursos mais aprofundados sobre o tema abordado no evento.
A mesa-redonda tem um formato próximo do simpósio, mas agrega mais um tempo para o evento, uma discussão entre os palestrantes. Sendo assim, em um primeiro momento, cada especialista faz uma explanação sobre o assunto; em seguida, o moderador media a discussão entre os convidados da mesa; para finalizar, o público faz perguntas para a mesa ou para um palestrante específico.
Esse é um evento muito rico, e o ideal é usá-lo quando os participantes têm um conhecimento prévio sobre o assunto abordado. Afinal, sua dinâmica é mais ativa e tem o diferencial de ofertar o acesso a um tema específico em um formato mais descontraído.
Ideal para discutir temas delicados ou polêmicos. O formato é parecido com o da mesa-redonda, mas serve para apresentar uma discussão sobre determinado tema em que o grupo menor é mediado por alguém e depois abre-se a discussão para os questionamentos do grande público.
Muito comuns talvez pelo formato ou mesmo pela facilidade de fechar a agenda com apenas um especialista, as palestras são eventos de curta duração (costumam acontecer no período de uma a duas horas). O mais interessante da palestra é que ela trabalha determinado tema e consegue atingir um objetivo específico com mais facilidade, como motivar ou instruir.
Esse tipo de evento costuma abordar temas bem específicos para o público convidado, e muitas vezes tem o objetivo de estimular os participantes a adotar determinado comportamento ou atingir uma meta. Uma grande vantagem da palestra é que ela tem a qualidade de despertar o interesse dos convidados para o assunto abordado.
São as grandes festas realizadas pela empresa para comemorar algo específico. O modelo mais comum de confraternização são as de final de ano e outras sazonais, como dia do trabalhador. Entretanto, você pode usar esse tipo de evento corporativo para destacar marcos da empresa — ao bater uma meta ou em um momento de grande mudança.
É importante entender que esse evento tem um caráter mais festivo e informal. Muitas vezes as famílias dos funcionários são convidadas a participar das confraternizações, fortalecendo a relação entre o colaborador e a empresa.
Normalmente as feiras de negócio têm o objetivo de criar ambiente para networking. Elas reúnem várias empresas de um mesmo setor para que os participantes consigam se inteirar sobre o mercado (produtos, tendências e inovações).
Geralmente não é permitida a comercialização de produtos nesse tipo de feira, pois o foco é a apresentação dos produtos, a troca de contatos e as rodadas de negócio.
Você deve ter percebido que o desenvolvimento de um evento conta com diversas etapas e que os modelos são muitos. Por isso, muitas vezes as empresas optam por terceirizar essa estratégia. O que normalmente as pessoas não sabem é que a terceirização de um evento corporativo pode ter um melhor custo-benefício, pois os especialistas nesse assunto costumam:
estar sempre se atualizando sobre novidades e tendências;
entender o que funciona melhor para cada tipo de público;
saber o modelo de evento ideal para o objetivo de marketing que se pretende alcançar;
adaptar a necessidade do evento de acordo com a verba destinada para essa finalidade;
ter os melhores fornecedores;
prever a maioria dos imprevistos que podem surgir.
Você deve ter notado que os tipos de eventos corporativos são muitos e ajudam as necessidades mais específicas que podem surgir na empresa. Afinal, esse é um canal para fortalecer o relacionamento com os colaboradores e contribuir para a integração dos funcionários e o aumento do desempenho da empresa.
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