Escritórios informais realmente motivam os colaboradores?

O que você prefere: um ambiente de trabalho fechado, com mesas, computadores e um cantinho para o café, ou um ambiente decorado, atraente e divertido? A gente passa boa parte do tempo nos escritórios – ao menos antes da pandemia –, por isso a relação com o local precisa ser positiva. Mas será que escritórios informais realmente influenciam a produtividade?

Esse novo modelo de ambiente de trabalho, com infraestrutura diferenciada como salas de jogos, academia, espaço verde, tem sido adotado por diversas empresas. O objetivo é o de proporcionar um espaço mais estimulante, acolhedor e criativo, para que o funcionário o utilize no seu tempo livre ou até mesmo durante a sua jornada de trabalho.

Mas antes de tudo, é preciso determinar limites, pois os ambientes podem virar motivos de distrações e procrastinação. O empregador deve conhecer bem a sua equipe e o tipo de trabalho que ela executa. Em uma era em que o trabalho por tempo está cada vez mais em desuso, a cobrança por produtividade acaba corroborando com a ideia de que espaços compartilhados e ambientes diferenciados aumentam a eficácia e produtividade dos empregados.

Exemplos de escritórios descontraídos

Algumas empresas já implementaram a ideia de ter escritórios menos formais. A sede da Airbnb, que atua como intermediária no aluguel de acomodações para turistas em mais de 190 países, possui teto translúcido, grandes janelas envidraçadas e salas personalizadas. A ideia era promover a luz natural durante todo o expediente, a fim de motivar os colaboradores.

Outro exemplo que é muito comentado aqui no Brasil é a sede do Mercado Livre, em São Paulo. O espaço conta com auditórios para 200 pessoas, 140 salas de reunião, praça de alimentação, além de oferecer benefícios como academia e manicure.

Aqui na Clima Comunicação, o novo escritório é aberto, permitindo a interação de todos os funcionários, independente da hierarquia. Um espaço de descanso confortável e uma parede grafitada imprimem um tom mais alegre e descontraído ao ambiente.

Impactos dos escritórios informais no desempenho dos colaboradores

A cubiculização do trabalho está cada vez mais em desuso. Hoje em dia, muitas empresas estão derrubando as paredes e promovendo a integração das diferentes equipes. Alguns críticos do modelo acreditam que o formato pode causar distrações e impactar na produtividade, mas pesquisas apontam o oposto.

A Pesquisa do Local de Trabalho, feita pela Harvard Business Review, em 2013, mostra que funcionários que podem controlar seu local de trabalho possuem maior rendimento e satisfação com o ambiente. 

Outra abordagem de sucesso apontada pela pesquisa é a de descentralizar postos de trabalho, ou seja, o funcionário não tem uma mesa específica, podendo atuar em diferentes locais da empresa, permitindo uma maior integração entre os colegas.

Ainda assim, a implementação de um ambiente mais descontraído precisa passar pela aprovação dos colaboradores. Uma pesquisa da Fast Company com 1 mil funcionários dos Estados Unidos revelou que 66% não gostam da presença de cães no escritório, 52% acham o abraço algo impróprio dentro da empresa e 63% não aceitam trajes informais demais. Ou seja, a abordagem informal só vai funcionar se isso for alinhado com todos.

Porém, o Relatório de Tendências de Bem-Estar no Local de Trabalho, elaborado pela Fellowes, mostra que 87% dos funcionários gostaria que seus empregadores oferecessem espaços de descanso ou uma área fitness dentro da companhia. Ou seja, o design do escritório tem impacto direto na satisfação e na produtividade das pessoas.

Por isso, é importante realizar uma pesquisa de clima organizacional para compreender as necessidades de cada colaborador, a fim de achar um denominador comum para aumentar a motivação de todos. É nessa hora que a comunicação interna promove seu papel, divulgando as vantagens de um ambiente informal e consultando as mudanças que podem ser implementadas.

Dicas de design para um escritório informal e produtivo

1. Crie zonas de refúgio

Os ambientes de trabalho aberto são uma tendência que começou no ano 2000. Entretanto, isso pode não agradar todo mundo, por isso é importante criar salas em que o colaborador pode se isolar para a execução de determinada tarefa.

Aqui na Clima, por exemplo, optamos pelo conceito aberto, com grandes mesas que aproximam os colaboradores. Entretanto, há uma pequena sala destinada a quem quiser um pouco mais de privacidade ou de silêncio, que é algo primordial durante reuniões por videoconferência, por exemplo.

2. Aposte na luz natural

A luz natural tem impacto direto na felicidade das pessoas. Um estudo da Universidade Cornell, nos Estados Unidos, mostra que escritórios com bastante luz natural levam a uma redução de 84% na fadiga ocular, nas dores de cabeça e na visão turva dos colaboradores. Ou seja, isso certamente também tem impacto na produtividade dos funcionários. 

A luz também tem excelentes resultados na sonolência (menos 10%), na qualidade do sono, na saúde e no bem-estar do colaborador, de acordo com a pesquisa. Por isso, projete escritórios que favoreçam a entrada da luz solar na maior parte das dependências.

3. Adicione cor e personalidade

Escritórios monocromáticos estão virando coisa do passado. Cada vez mais, as grandes empresas e as startups estão investindo em decorações criativas, em paredes coloridas e até mesmo em obras de arte. O escritório da Clima Comunicação, por exemplo, tem um enorme grafite do artista plástico Gustavo Santos Silva.

A decoração informal deve refletir a cultura e os valores da empresa. Para o projeto da Clima, Gustavo apostou no trabalho em equipe, na diversidade e na criatividade, traduzindo em desenho alguns dos valores que nós defendemos. 

Outra possibilidade é permitir a personalização do ambiente por parte dos próprios colaboradores. Ou seja, incentivar o uso de portas-retratos ou objetos de decoração que reflitam a sua própria personalidade. 

4. Ofereça áreas de relaxamento

Os funcionários passam boa parte do dia no escritório, por isso é importante investir em formas de relaxamento durante a jornada de trabalho. Separe uma parte do escritório justamente para essa área de recreação e descanso. Mesas de ping-pong, por exemplo, fazem o maior sucesso em diversas empresas. Só tome cuidado para essas áreas recreativas não ficarem muito próximas dos postos de trabalho, para não incomodar aqueles que estão concentrados em suas atividades. 

Esses locais podem ter sofás confortáveis ou outras diversões, como televisão e até videogames. Cabe aos gestores criarem as regras de uso dessas áreas. Além disso, uma comunicação interna eficiente ajuda na hora de delimitar os direitos e deveres dos colaboradores com esses novos espaços.

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Os escritórios informais já são uma realidade, por isso o ideal é se adaptar a isso. Com planejamento estratégico, é possível agradar tanto os colaboradores quanto os gestores, a fim de propiciar um ambiente mais leve sem que isso cause impactos na produtividade.

E se estiver precisando fortalecer a comunicação interna de sua empresa para implementar a novidade, conte com a Clima Comunicação para isso. Temos experiência própria de que um ambiente mais descontraído funciona, além de sermos especializados em endomarketing e comunicação interna. Que tal criar um ambiente mais alegre após a pandemia?