Veja a importância da comunicação interna no gerenciamento de mudanças

Empresas com bom fit cultural encontram os talentos ideais de acordo com a sua organização. Mesmo assim, às vezes as políticas mudam, e as empresas podem implementar novos posicionamentos que precisam ser adotados pelos seus colaboradores. Nessa hora, o gerenciamento de mudanças ajuda no alinhamento estratégico e na comunicação com o público interno.

Conseguir o engajamento dos seus funcionários, principalmente no período de mudanças, é fundamental. Neste artigo, você vai aprender a usar o gerenciamento de mudanças como uma ferramenta para diminuir o impacto da transição e melhorar a aceitação dos colaboradores. Descubra como a comunicação interna, ou CI, atua nesse momento e quais as melhores práticas para estimular bons resultados. Boa leitura!

O que é gerenciamento de mudanças em uma organização?

Talvez você se lembre das aulas do ensino fundamental, em que a professora explicou que a principal característica de um organismo vivo é a sua capacidade de mudar. Assim, se uma empresa está ativa, por mais conservadora que seja, novas práticas podem e devem ser implementadas. Nesse momento, é preciso considerar o fator humano.

Existe um termo chamado “zona de conforto”, que consiste no ambiente criado internamente por cada pessoa por meio de processos repetitivos. Se uma pessoa trabalha todos os dias, durante 8 horas por dia, isso passa a fazer parte da sua zona de conforto. Então, oferecer a um colaborador com esse perfil de trabalho a possibilidade de trabalhar por 12 horas e folgar por 36 pode ser um grande desafio.

A questão que envolve uma mudança organizacional é justamente essa: apesar de a proposta afetar toda a empresa, ela nem sempre pode ser discutida e analisada caso a caso. Assim, surge o gerenciamento de mudanças para facilitar a comunicação com os funcionários e incentivá-los a adotar os novos hábitos.

Os motivos para novas estratégias empresariais podem ser muitos:

• processos mais enxutos;
• otimização nos resultados;
• transformação digital;
• tendências de mercado;
• necessidade do público-alvo;
• aumento da produtividade;
• melhoria na qualidade das condições de trabalho.

Em um cenário repleto de mudanças, a capacidade que uma empresa tem de se adaptar a um novo quadro vai oferecer um grande diferencial competitivo. Por isso, é importante desenvolver um plano que preveja todas as etapas para apresentar a transição da forma mais rápida, eficiente e com o menor impacto negativo ao quadro de pessoal.

Por que essa estratégia é importante em processos de mudança?

Imagine que uma empresa de tecnologia descubra que um dos seus maiores conflitos internos, o choque entre gerações, afeta também o ambiente externo e as vendas. A empresa conta com vendedores e pessoal de atendimento muito jovem, mas seu público já é da terceira idade. Para não perder espaço no mercado, é preciso agir rápido.

Não adianta mudar o fit cultural e aguardar as novas contratações, a solução precisa estar presente antes das vendas despencarem ou de a empresa criar uma imagem negativa com o seu público. Para isso, será importante implementar um gerenciamento de mudanças na mentalidade de todo o público interno.

O gerenciamento de mudanças é fundamental, pois consegue:

• gerar credibilidade a respeito à nova realidade, promovendo imagens que estimulam o público interno a adotar as novas medidas;
• demonstrar a geração de valor — para a empresa e individuo;
• criar influenciadores e defensores da mudança dentro do ambiente corporativo;
• evitar o desvio de foco com informações contraditórias, como no caso da “rádio peão“;
• passar segurança para os colaboradores.

Como a comunicação interna contribui para o gerenciamento?

A comunicação interna tem um papel fundamental nesse processo, pois é o veículo para assegurar que a transição acontecerá da forma esperada e no tempo hábil para a implantação das mudanças. O objetivo principal é conseguir motivar todos a adotarem a mudança, além de construir uma nova cultura corporativa de acordo com o cenário desenhado.

É muito importante ter as mensagens alinhadas e prestar atenção para que os comunicados internos não se contradigam. Afinal, o período gera instabilidade, e o público tende a procurar brechas para manter o modelo padrão.

Outro ponto importante são as mídias digitais, já que essa relação não precisa acontecer de maneira unilateral. Ouça o que todos têm a dizer, pois talvez surjam novas sugestões para solucionar a questão. É preciso ter respeito com a contribuição de todos, afinal, esse é um indicador positivo para uma transição eficaz e mais colaborativa.

Dicas para implementar o gerenciamento de mudanças usando CI

Alguns passos contribuem para o sucesso da comunicação interna no processo de transição dentro da organização:

1. Planejamento — assim como para as outras ações, é preciso definir etapas, os canais de comunicação e qual tom será usado;
2. Antecipação — se a mudança puder acontecer de maneira gradual, ótimo. De qualquer forma, quanto antes o colaborador souber da alteração, melhor ele poderá se preparar;
3. Envolvimento dos líderes — certamente os funcionários procurarão direcionamento e nessa hora é preciso ter apoio para reforçar a nova situação. Comece o trabalho pelos CEOs, líderes e executivos, pois eles serão o suporte para os demais;
4. Engajamento — crie fóruns, mesas redondas, convide todos para conversar sobre o assunto. Assim, além de ajudá-los a se prepararem, você também pode ouvir as objeções e trabalhar para vencê-las;
5. Objetividade — nem toda mudança é confortável de ser apresentada. Comunicar com clareza e transparência é sempre uma boa solução. Se existe a necessidade de férias coletivas, explicar que isso impede a demissão de funcionários pode evitar outras interpretações;
6. Criatividade — algumas mudanças são complexas, outras, difíceis de serem aceitas, mas você pode envolver ainda mais os colaboradores usando estratégias lúdicas como gamification ou mesmo sensibilizando por meio de uma ação personalizada, que apresente mensagens individualizadas.

Quais as vantagens observadas por quem usa essa técnica?

A comunicação interna traz muitos benefícios para o gerenciamento de mudança organizacional. Dentre eles, ela ajuda a conectar as novas ações com os objetivos e resultados desejados para o negócio. Também gerencia objeções e conduz os funcionários de forma saudável e consciente. Outros dois ativos essenciais são a agilidade no processo e o monitoramento para garantir os resultados esperados.

Sem a comunicação interna no gerenciamento de mudanças, as chances de efeitos colaterais seriam bem maiores. Afinal, a função dessa estratégia é planejar e prever cada etapa para que o processo aconteça de maneira ágil e cause impacto positivo na vida dos colaboradores. O interessante é conseguir apresentar as vantagens da transição e conquistar multiplicadores da ideia ao longo do processo.

Para ter êxito nessa estratégia e entender mais sobre CI, baixe nosso guia completo sobre comunicação interna e descubra como alinhar os colaboradores, aumentar a produtividade e fortalecer a cultura empresarial!