Como melhorar a linguagem na comunicação com os funcionários?

Usar o tom de voz correto é uma forma do público identificar sua marca e entender sobre os seus valores e propósitos. Essa adequação também é importante para a comunicação com funcionários, ajudando no engajamento e fazendo com que eles sintam que são parte importante da empresa.

Sendo assim, estabelecer um bom diálogo com os colaboradores traz uma série de benefícios e pode fazer a diferença para o sucesso da empresa, além de afetar diretamente o clima organizacional e o employer branding.

Pensando nisso, neste post, vamos falar sobre o papel da linguagem na comunicação com funcionários. Confira!

Qual a importância do tom de voz para a marca?

O tom de voz é a alma da comunicação de uma marca ou empresa. Por meio dela, é possível entender nuances de sua identidade.

Inclusive, é utilizada como ferramenta de marketing, como forma de atrair o público-alvo. Por exemplo, quando a marca é jovem, uma linguagem mais descontraída e até gírias são usadas para chamar a atenção de pessoas da faixa etária desejada.

A construção de um tom de voz, contudo, leva tempo e considera diversos fatores, como a persona, inspirações, sentimentos que a empresa quer despertar, entre outros aspectos. Além desse embasamento inicial, ela deve ser praticada, com a ajuda de manuais que auxiliam na padronização da linguagem na produção de peças publicitárias e na comunicação das redes sociais e atendimento ao cliente.

Como o tom de voz influencia na comunicação com funcionários?

O tom de voz não deve ser usado apenas para comunicação externa. Como esse elemento reflete os valores da corporação, deve ser aplicado também com os seus funcionários. Assim, manter uma coerência entre a comunicação externa e interna reflete a verdade da empresa e faz com que a cultura organizacional seja validada.

Além disso, há um elemento importante a ser considerado: o employer branding. A marca empregadora é um fator decisivo para a atração dos melhores talentos. Quando essas pessoas se deparam com uma realidade totalmente diferente após a contratação, isso pode prejudicar a imagem corporativa e afetar, até mesmo, a competitividade e a adesão com os clientes.

A comunicação interna é tão importante quanto a externa e deve refletir os valores da empresa — talvez até com mais compromisso. Afinal, esse processo pautará o comportamento e está intimamente ligado com o relacionamento da organização com os seus funcionários.

Como aplicar o tom de voz na comunicação interna?

Para ajudar na construção de uma comunicação interna coerente, algumas ações podem ser aplicadas. Veja!

Conheça os seus colaboradores

Pesquise previamente o que é importante para os seus funcionários, o que eles fazem nas horas vagas e o que priorizam na vida profissional. Essas informações ajudarão a entender quem é o público-alvo da comunicação interna e a linguagem mais adequada.

Ademais, essa pesquisa gera um material bem rico que deve ser incorporado à estratégia, não só de diálogo, como nas ações voltadas para a retenção e engajamento dos profissionais.

Envolva os funcionários na criação da comunicação

Um requisito para a boa comunicação corporativa atual é que ela seja feita de maneira horizontal ― ou seja, com a participação ativa dos colaboradores, com a empresa ouvindo a todos de forma atenciosa e aberta para o diálogo. Afinal, nada melhor do que os próprios funcionários apontarem o que esperam e em que tipo de ambiente se sentem mais confortáveis.

Seja natural e transparente

Por mais que a linguagem tenha que refletir a identidade da empresa, forçar um posicionamento pode trazer justamente o efeito contrário. Portanto, preze primeiro pela transparência e honestidade na comunicação com funcionários, dando a eles a mesma importância que é dada aos clientes.

Depois de definir qual imagem será trabalhada, use esses elementos de linguagem de forma natural, sem exagerar nos termos. Pense em como a empresa se comunicaria se fosse uma pessoa comum com a personalidade da marca, e traga essas informações para o discurso corporativo.

Prepare a liderança

A liderança deve incorporar o tom de voz e ser a primeira a usá-la com as equipes. Claro que cada líder tem a sua maneira particular de lidar com as pessoas, mas esse alinhamento está longe de ser utópico.

Quando a empresa se preocupa em criar um bom clima organizacional, preparar a liderança faz deve fazer parte da sua estratégia. Esse preparação passa pela análise do fit cultural durante o processo seletivo e treinamentos constantes.

Assim, o tom de voz pode ser transmitido e trabalhado, para que a liderança possa aplicá-lo no dia a dia organizacional.

Tenha um diálogo real

Assim como a participação dos funcionários é importante para entender e estabelecer a linguagem correta, a comunicação é muito mais do que informar. Isto é, de nada adianta usar o tom de voz correto e os canais mais indicados, se ela é feita apenas “de cima para baixo”.

O espaço para participação dos profissionais é essencial durante o exercício dessa comunicação. Para isso, promova um ambiente em que todos possam deixar suas impressões e participar ativamente do processo da empresa.

Dessa forma, é possível apurar melhor se o tom de voz usado está correto, e enriquecer essa linguagem com elementos que aproximem a empresa do colaborador.

Como um serviço especializado pode ajudar?

Fazer o diagnóstico da identidade da empresa, organizar seus objetivos e alinhá-los à comunicação interna, além de ser um processo complexo, é bem custoso. Para isso, devem ser considerados diversos aspectos, além da experiência necessária nesse tipo de trabalho.

A ajuda de especialistas pode fazer toda a diferença entre uma comunicação interna que apenas existe e uma que realmente funcione. Isso porque esses profissionais são capazes de entender os valores da sua organização e traduzi-los em um tom de voz que reflita a personalidade da marca.

Agora que você já sabe a importância da linguagem e como ela influencia na comunicação com funcionários, considere a parceria com uma agência que saiba construir e trabalhar esse diálogo, trazendo resultados palpáveis.

Se você tem interesse em saber mais sobre o assunto, baixe este material gratuito para ajudá-lo a identificar os canais de comunicação interna ideais para a sua empresa.