Ciclo PDCA: é possível usar esse método na comunicação interna?

O ciclo PDCA ou método PDCA é uma metodologia usada para melhorar processos e otimizar a gestão da empresa. No entanto, essa ferramenta pode ser usada não apenas na produção, como também na comunicação interna.

Essa abordagem traz como trunfo a possibilidade de melhorias constantes, o que para a corporação é algo muito positivo, afinal, ela deve estar sempre alinhada às necessidades dos seus funcionários.

Entenda mais sobre essa metodologia e como aplicá-la com este post!

Como funciona o método PDCA?

Também conhecido como Ciclo de Deming, o método PDCA procura propor a melhoria constante da gestão por meio de um ciclo composto por 4 ações: planejar (plan), fazer (do), mensurar (check) e agir (act).

Com essa visão sobre os projetos, é possível identificar problemas, pensar e aplicar estratégias para resolvê-los, identificar se houve resultados e mudar o que for necessário para que o próximo ciclo seja ainda mais produtivo.

Essa abertura para adaptações encaixa-se totalmente na realidade atual do mundo corporativo, na qual os cenários estão em constante transformação. Assim, a empresa consegue manter-se em renovação contínua, sem ficar estagnada e mantendo a eficiência dos seus processos internos.

Quais são os 4 pilares do ciclo PDCA?

Entenda melhor quais são as 4 etapas da metodologia PDCA:

Planejar (Plan)

Durante a primeira fase são identificados os problemas, os objetivos do projeto, além de definidos os indicadores de desempenho que serão aplicados e o que a corporação pretende alcançar.

Esses indicadores variam de acordo com a empresa, o número de funcionários e os problemas que se pretende resolver. Por isso, deve ser feito um exame interno cuidadoso para uma definição mais apurada e coerente.

Fazer (Do)

Nessa etapa, o plano de ação é colocado em prática, com observação constante para que não ocorram desvios. Embora as condições ideais nem sempre estejam presentes, é importante evitar atalhos ou improvisações, para que nenhum passo do que foi planejado seja prejudicado.

Essa fase de execução pode incluir o treinamento dos funcionários, o uso de novas ferramentas ou softwares, a mudança em algumas rotinas, a reformulação de equipes etc.

Mensurar (check)

A terceira fase é o momento de avaliar o que foi realizado, coletar resultados e compará-los com os objetivos propostos. Essa checagem pode ser feita em paralelo à execução, mas obrigatoriamente deve ser realizada no final do projeto para que a eficácia da estratégia seja verificada.

Quando realizada em conjunto com a execução, fornece um acompanhamento muito claro do que está surtindo efeito e permite ajustes rápidos para um melhor desempenho.

Agir (Act)

A quarta etapa é, ao mesmo tempo, o fim e o começo de um novo ciclo. Isso porque o projeto pode ser concluído ou então reiniciado, dessa vez já com os ajustes necessários. Após a mensuração, é possível ter uma visão muito clara dos pontos altos e baixos do projeto e propor uma reformulação da estratégia, na qual a probabilidade dos acertos seja maior.

Esse ciclo pode ser contínuo, quando aplicado em um processo recorrente da organização.

Quais benefícios o PDCA propõe?

O ciclo PDCA traz diversos benefícios que contribuem para um melhor funcionamento da organização. Acompanhe!

Auxilia a tomada de decisão

Os indicadores são uma poderosa fonte de dados para os gestores, que podem se basear nessas informações para decisões mais acertadas e coerentes com a realidade da organização.

Com esses números em mãos, é possível ter um quadro claro da empresa e fazer escolhas de maneira consciente, em prol de um objetivo.

Identifica falhas na comunicação

Falhas na comunicação podem se transformar em verdadeiros problemas, afetando o engajamento e a produtividade. A metodologia PDCA ajuda na compreensão de dificuldades, ainda na fase inicial.

Assim, é possível alinhar toda a equipe em torno dessa questão e buscar soluções de maneira conjunta, alcançando resultados muito mais positivos.

Aponta as ferramentas com melhor ROI

Qualquer setor conta com ferramentas que auxiliam no trabalho diário, mas nem sempre existe a percepção se essas soluções realmente são eficientes e como elas contribuem de maneira precisa.

O ciclo PDCA oferece uma apuração muito mais próxima dos processos, permitindo que os gestores avaliem o retorno do investimento em determinadas soluções. Assim, é possível priorizar algumas e até mesmo trocar por ferramentas mais eficientes.

Agiliza e esclarece os processos

Encontramos em algumas empresas, cenários um tanto caóticos em relação aos processos internos. Apesar dos excelentes profissionais, muitos projetos são conduzidos por trabalhos isolados, sem a integração da equipe e a compreensão do que deve ser realizado.

O PDCA dá uma visão muito mais clara do processo como um todo e do que deve ser alcançado por período. Como os erros são identificados em menos tempo, eles impactam de maneira menor a produção.

Além disso, os próximos ciclos tendem a ser ainda melhores, já que, como citamos acima, o ciclo PDCA é contínuo. Sua aplicação faz com que um trabalho realizado hoje seja feito com muito mais eficiência nos próximos meses.

Como a metodologia PDCA pode ser usada na comunicação interna?

As quatro etapas do ciclo PDCA podem ser aplicadas para avaliar e melhorar a comunicação interna como um todo, assim como seus projetos isoladamente. Se tomadas como base para um planejamento de comunicação eficiente, faz com que essas ações sejam acompanhadas com precisão e tenham resultados melhores.

Na prática, a metodologia pode ser usada da seguinte maneira:

• identificação de objetivos e planejamento de estratégias: referem-se à fase P (planejar) do ciclo;
• execução das ações e atividades: cabem na fase D, de realização;
• coleta e mensuração de resultados: estão na fase C do ciclo;
• reflexão e proposta de mudanças: estão na última fase do ciclo, que abre espaço para melhorias contínuas.

Usando essa abordagem nas estratégias de comunicação interna da sua organização, é possível compreender exatamente quais proporcionaram um impacto mais positivo. Além disso, você pode medir esses resultados e propor ações melhoradas para os próximos meses.

Com isso, o diálogo com os funcionários adquire dinamismo e proporciona a maior integração entre os colaboradores e a corporação.

Vale lembrar que qualquer estratégia que vise a melhoria da comunicação interna, seja a aplicação do método PDCA ou outra abordagem, pede a atuação de especialistas no assunto. Contar com uma empresa com conhecimentos e experiência sólidos no setor traz resultados muito mais satisfatórios e justificam o investimento de tempo e dinheiro.

O ciclo PDCA ou método PDCA é uma ferramenta que auxilia a gestão como um todo e pode ser aplicado na comunicação interna, melhorando muito o clima organizacional.

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