Para que uma marca se destaque no mercado, agregando valor e estreitando o relacionamento com o cliente, é importante trabalhar com os diversos públicos. Por isso, além de descobrir como a audiência percebe a sua empresa, você também deve ter uma comunicação interna mais estratégica. Afinal, colaboradores, sócios e fornecedores fortalecem a imagem do seu negócio.
Se você deseja que as ações de comunicação da sua empresa tenham um melhor planejamento, de acordo com os objetivos e posicionamento da organização, então é preciso investir na estratégia. Imagine contar com um time totalmente alinhado aos princípios e metas, que contribui para o crescimento do negócio, sabe como atuar, entende o clima e cultura organizacional!
Acompanhe este artigo e confira os principais pontos que você deve seguir para atualizar a comunicação interna (CI).
Boa leitura!
Campanhas de marketing, estratégias de vendas e um excelente atendimento são algumas ações voltadas para o trabalho com o público externo. Da mesma forma, existem muitas técnicas que você pode implementar para melhorar a relação com os colaboradores. Conheça a importância da comunicação interna no equilíbrio e crescimento da sua marca.
Um time integrado trabalha muito melhor do que colaboradores que precisam agir com um sentimento de competitividade — no sentido de cada um por si. Ao usar a CI no seu ambiente, você pode criar mecanismos para que todos entendam qual é o norte da empresa. Assim, além de estarem alinhados entre si, os colaboradores estarão focados em um ponto comum.
Se todos entendem qual é o foco, é mais simples desenvolver o caminho mais eficiente para alcançar o objetivo traçado. Além disso, a motivação fica elevada, todos se sentem envolvidos e responsáveis por entregar aquilo que foi prometido. Com a comunicação interna, você não só apresenta informações fundamentais como reforça uma mentalidade produtiva.
As crises (problemas externos) e os conflitos internos da empresa podem acontecer por diversos motivos:
O fato é que, cedo ou tarde, o negócio se depara com entraves que precisam ser solucionados. A CI ajuda a deixar o time mais engajado.
Ações de comunicação interna também podem promover o bem-estar dos colaboradores e essa qualidade de vida reflete positivamente no trabalho. Isso significa funcionários mais dispostos a contribuir para o desenvolvimento das atividades e menor chance de erros e afastamentos por doenças da modernidade (estresse, depressão e ansiedade).
Outro ponto importante da CI é que ela reduz a taxa de turnover (a rotatividade de funcionários). Os empregados ficam mais satisfeitos e sentem que as oportunidades oferecidas pela sua empresa são mais interessantes — mesmo do ponto de vista individual — do que uma nova procura no mercado de trabalho.
Mesmo com uma rotatividade de empregados reduzida, ainda existirá o processo de demissão e contratação de novos colaboradores. Nessa hora, além de uma cultura empresarial (que pode ser fortalecida pela comunicação interna), canais para que o funcionário consiga esclarecer dúvidas, enviar sugestões e entender como proceder só otimizam o processo de adaptação.
Ter funcionários que se sentem conectados à empresa é muito positivo. A CI (em conjunto com o endomarketing) pode ser uma ferramenta estratégica para atuar nesse sentido. Assim você terá um time mais engajado, com um maior senso de pertencimento e pronto para colaborar com a empresa.
Enquanto o nível tático de uma empresa estará mais focado em desenvolver estratégias, ou seja, tem um posicionamento mais voltado ao planejamento e à inteligência, o nível operacional consiste na realização de tarefas. É óbvio que nenhum plano sairá do papel sem ações operacionais, o ponto de equilíbrio nessa nova tendência é colocar sentido nas ações.
Então, em vez de criar uma newsletter porque é isso que a comunicação interna faz, pode ser definido o envio quinzenal de newsletters para manter o time mais engajado, atualizado e acostumado a receber as novidades da empresa. Veja alguns pontos para observar se sua empresa está mais operacional do que estratégica.
Um dos pontos mais importantes de aplicar uma pesquisa de clima organizacional é que ela é o principal indicador para apresentar o ambiente interno. Dessa forma, você desenvolverá um pensamento analítico ao observar como seus funcionários se sentem em relação a diversos aspectos da empresa.
O próximo passo é levantar todos os canais que a empresa usa para se comunicar com seu público. Agora você deve observar se as ações que acontecem dentro de cada um deles está sincronizada com um plano maior. Veja também se cada canal tem uma funcionalidade.
Por exemplo, enquanto uma rede social corporativa pode ter o objetivo de engajar o público e ajudar na integração de funcionários, o e-mail e a intranet podem ser ferramentas para a troca de mensagens oficiais.
Os níveis hierárquicos de uma empresa apontam o modelo como ela funciona. Além disso, a comunicação interna deve abranger todos os níveis e setores envolvidos nesse modelo. Sua função estratégica é ajudar a alinhar a informação compartilhada, simplificando e globalizando o acesso à informação dentro da empresa.
Se uma comunicação interna for mais operacional, ela poderá estar repleta de ações da mesma forma que uma CI focada no desempenho estratégico. A maior diferença entre as duas está nos resultados. Responda algumas questões como:
A CI é responsável por dar o tom, o direcionamento sobre como o trabalho deve acontecer. Seu principal objetivo é favorecer um crescimento orgânico e garantir o equilíbrio, harmonia e integração dentro do negócio. Com a transformação digital surge a comunicação interna 4.0, que tem um caráter muito mais estratégico do que operacional. Confira as principais atualizações!
Processos simples, enxutos e certeiros. O pensamento do profissional de CI estratégico é analítico, porém mais sintético. O propósito é identificar quais são as fontes mais confiáveis e ter capacidade de tomadas de decisão no tempo certo e que indicam uma solução viável.
Com a internet a comunicação ganhou uma vasta e confiável fonte de informação. Mais usado para as ações de marketing (no caso do público interno, endomarketing), os elementos online mensurados ajudam a coletar informações mais precisas, além de permitir uma análise muito maior de dados e em tempo real. Entenda o comportamento dos seus colaboradores e trabalhe para cativá-los.
Fundamental para executar as tarefas sem que elas sejam apenas operacionais, o planejamento dita o caminho. Para isso são realizadas pesquisas para entender as tendências, estratégias vencedoras e como é possível inovar na sua comunicação interna. Além disso, o plano pode direcionar um modelo para acompanhar as atividades que precisam ser executadas, minimizando erros e atrasos.
Você já deve ter percebido que apostar em uma CI mais estratégica e menos operacional vai além de acompanhar tendências; está relacionado ao novo comportamento das equipes internas. A forma como um colaborador enxerga um emprego hoje é bem diferente, afinal, o ambiente é mais instável e os planos de carreira não têm mais a mesma importância que há algumas décadas.
Agora, além de alinhar seus colaboradores com os princípios da empresa para fortalecer a imagem da marca, é importante entender o que motiva seus funcionários. Na verdade, mais do que isso, montar os times do seu negócio de acordo com o fit cultural. Veja os principais segredos de uma comunicação interna mais estratégica.
Se você tem um time interno ou agência de marketing (com uma atuação profissional), provavelmente já ouviu termos como pesquisa de mercado e benchmarking. No caso da comunicação interna, o foco está em entender como grandes marcas fazem para que seus colaboradores vistam a camisa.
Esteja sempre atento às novas ferramentas no mercado e estude cases de sucesso que acompanham essas novidades. Assim, você terá fontes confiáveis para desenvolver a criatividade e apresentar ações de CI com maior chance de ser um sucesso.
Mesmo com metas, uma comunicação interna mais operacional está focada no retorno imediato. Ou seja, a realização de tarefas deve apresentar seu desempenho diário, semanal ou, quando muito, mensal. Ao mudar para uma mentalidade mais estratégica, você precisará ter visão de futuro.
Enxergue além do negócio, imagine como a organização estará daqui 1, 5 e 10 anos. Esses marcos são importantes tanto como diferencial competitivo quanto como um mapa para alcançar essas realizações. Para isso, basta traçar o caminho que leva até os pontos visualizados e trabalhar em pequenas mudanças que deixarão seu empreendimento cada vez mais próximo do que foi idealizado.
Quantas ações ligadas à comunicação interna que você mesmo precisa executar? Hoje soluções não faltam para que você consiga delegar as funções e deixar seu trabalho menos operacional. Alguns passos que facilitam esse processo:
Além do exemplo anterior, existem muitos outros processos que estão se tornando mais enxutos, simples e escaláveis graças à transformação digital. Ainda por cima, acompanhar as novidades que surgem nos ambientes virtuais pode mostrar para seus colaboradores que a empresa está antenada e busca as melhores soluções para otimizar o trabalho e promover integração e engajamento.
Um exemplo é a plataforma de comunicação interna Comunica.In, mas existem ações que podem ser digitalizadas. Por exemplo: reuniões com equipes de várias filiais da empresa podem acontecer online, tem como usar o e-mail corporativo como documentação e eliminar os obsoletos ofícios e memorandos.
É importante que você atue como agente nessa transformação, observando quais mudanças são mais relevantes.
É claro que existem muitas possibilidades quando o assunto é a digitalização da empresa. Por isso, dê atenção a quem vai operar as novidades implementadas. Treine todos os envolvidos e observe se a mudança aconteceu de maneira positiva, incluindo os setores que usarão a tecnologia. Quando surgiram os computadores dentro das organizações, era algo que poucas pessoas sabiam operar.
Com a popularização dos smartphones, funcionários dos mais diversos cargos têm familiaridade para trabalhar com aplicativos, novas plataformas, redes sociais corporativas, e-mail e intranet. Mesmo assim, em vez de tomar como base a maioria, garanta que cada novidade terá a capacitação necessária para a adaptação de todos.
Uma tendência com ótimos resultados para o público externo e interno, a criação de conteúdo para comunicação interna serve para informar, integrar e entreter. Geralmente com foco em ações interativas — como comentários e compartilhamentos — essa estratégia ajuda a gerar comunidade e criar o senso de pertencimento.
Lembre-se de criar um calendário editorial para conduzir a produção. Dessa forma, você conseguirá cobrir diversos assuntos sem ser repetitivo ou se esquecer de algo, manter uma frequência de postagens (que ajuda a aumentar a quantidade de leitores) e definir quem desenvolverá quais materiais.
Outro jeito interessante de conseguir conteúdos legais é estimulando os próprios colaboradores a desenvolvê-los espontaneamente.
Se você já trabalha há algum tempo com a comunicação interna e acompanha o desempenho dos funcionários, já deve ter percebido que alguns, além de terem as qualidades idealizadas pela empresa, ainda executam suas tarefas com altíssima eficiência. Esses são os talentos que até mesmo podem motivar os colegas, mas principalmente desfalcam o time quando saem.
Para evitar esse tipo de situação, crie programas para desenvolvimento, reconhecimento e retenção dos talentos, sejam eles jovens ou mais experientes. Isso é algo que começa desde a contratação e pode ser fortalecido com uma análise comportamental, por exemplo.
Além disso, você pode executar projetos ou ações desafiadoras e acompanhar o desempenho individual para identificar os destaques. Aproveite para reconhecer o valor desses colaboradores.
Hoje é possível acompanhar o desempenho da maior parte das atividades. Isso é uma grande vantagem, se usada com inteligência, mas pode ser um grande problema sem o foco adequado. Por isso, para ver quais são os resultados das suas estratégias, você deve definir os KPIs (indicadores-chave de performance) dos seus planos de CI. Eles são o conjunto de métricas relevantes para as ações.
Na comunicação interna, os resultados que normalmente são acompanhados na mensuração de resultados são:
Pode ser aplicado um questionário daqueles de 0 a 10, no qual o funcionário responde o quanto ele entendeu alguma mensagem nova e qual seu entendimento sobre ela.
Certamente que o trabalho bem executado de comunicação interna influenciará positivamente a produtividade. Afinal, alguns dos benefícios são justamente a motivação, alinhamento dos funcionários e integração de setores.
Você cria campanhas, escolhe os melhores canais, mas não tem visualizações? Então é hora de rever a estratégia! Essa métrica mostra se a audiência está se envolvendo com as comunicações.
Para continuar esse envolvimento, o passo seguinte é a interação. Um resultado para definir a taxa de engajamento é o e-NPS (Employee Net Promoter Score), que consiste em descobrir o quanto seus funcionários são fiéis à empresa.
A taxa de rotatividade de funcionários pode apontar que os funcionários estão desmotivados, mas seu foco principal está em sinalizar que existe um problema de comunicação na empresa.
A mentalidade estratégica apresenta muitas vantagens. Além de você conseguir entender melhor o motivo de cada ação e conseguir mensurar o desempenho das suas campanhas de comunicação interna, fica ainda mais fácil prever possíveis falhas, corrigindo-as a tempo, e aproveitar oportunidades.
Se você tem um perfil mais estratégico e menos operacional, então o custo de cada ação e o retorno gerado provavelmente estão na ponta da língua. Se não tiver, também não há problema, pois certamente consta nos relatórios empresariais. Com isso, é possível concentrar nas atividades que funcionam melhor, reduzindo os custos da operação.
Outro ativo muito importante é a capacidade de deixar os colaboradores mais engajados, se sentindo pertencentes à sua empresa. Assim, eles percebem em quais atividades têm maior autonomia, tomando decisões seguras a favor do crescimento do negócio.
Redução do uso de papel, diminuição das etapas de determinados ciclos ou mesmo a implementação de uma nova conduta que ajuda as coisas acontecerem. Se você entende qual é o objetivo da empresa e a necessidade dos colaboradores, é possível fazer o alinhamento e contribuir para o desenvolvimento de processos mais eficientes e simplificados.
No perfil mais estratégico, você tem uma completa análise do ambiente interno. Como estão as metas? Quais são os setores e colaboradores que apresentam melhor destaque na empresa? Como os funcionários normalmente se comportam no expediente de trabalho?
Com a ajuda de monitoramentos digitais, você tem acesso a um volume cada vez maior de informações e ainda consegue análises certeiras desses dados realizados pelas máquinas (principalmente com o uso da inteligência artificial). Por isso, é possível observar qual é a melhor conduta de acordo com os cenários apresentados.
O gestor estratégico e as lideranças precisam entender a importância de estarem conectados. A formação hierárquica da empresa funciona como teia e essa consciência ajuda a criar fluxos de comunicação que não necessariamente acontecem de cima para baixo, mas são eficientes para o objetivo que se deseja alcançar.
Na verdade são dois pontos que precisam ficar alinhados. Tanto o gestor quanto as lideranças da empresa devem ser capazes de se expressar com clareza, fazendo com que todos entendam o que está sendo proposto. Além disso, é preciso ser certeiro (para isso, você pode usar a intuição, claro, baseada em dados confiáveis). Assim, as ações são mais dinâmicas, fundamentadas e com retornos positivos.
Saber delegar funções é diferente de ficar esperando. A proatividade não só é um exemplo que pode ser adotado pelos outros colaboradores, quanto é essencial para quem fica à frente das estratégias. O motivo é simples, nem sempre é viável esperar para fazer alterações ou tomar uma nova postura.
O trabalho estratégico envolve um time operacional e esse deve estar consciente dos processos, além de engajado e motivado para contribuir para o sucesso das campanhas. Por isso, é papel do gestor acompanhar o seu time e mantê-lo pronto para a alta produtividade.
Por fim, o gestor estratégico deve estar sempre atualizado, pronto para solucionar conflitos, influenciar pessoas e modificar o planejamento de acordo com os imprevistos que surgem ao longo da execução. Para isso, é importante que esse profissional tenha maturidade profissional, entendendo o que acontece e um feeling, ou percepção afinada, do negócio.
Contar com o apoio de times que estão orientados justamente para a área que você pretende atuar pode ser útil por apresentar um menor investimento de acordo com o retorno percebido. Afinal, quando é hora de terceirizar o trabalho para uma agência, por exemplo? Isso varia de acordo com o time e estrutura interna que você já conta, mas também com a redução do operacional e foco no estratégico.
Empresas e profissionais estão sempre atualizados, pesquisam e testam novidades e tendências, além de contar com pessoas especializadas nas mais diversas necessidades para ter uma comunicação interna de sucesso. Faça um levantamento das principais necessidades do seu setor e liste os prós e contras de terceirizar ou usar a equipe interna para a execução.
Então, você gostou deste artigo com várias dicas e informações para deixar sua comunicação interna mais estratégica e alinhada às necessidades atuais? Esperamos que você tenha aproveitado para anotar dicas e segredos que trazem diferença para os seus processos, deixando-os mais simples e potentes.
Se você gostou dessas informações, então sugerimos a leitura do nosso e-book que fala tudo sobre comunicação interna. Assim você se atualiza e encontra as melhores estratégias para o seu trabalho!
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