Criar um ótimo ambiente de trabalho é fator importantíssimo à gestão de pessoas e ao sucesso da organização. Quando os profissionais estão em um local de bem-estar, se tornam mais assíduos, motivados e entregam melhores resultados.
Infelizmente, muitas empresas pecam nesse quesito. Contam com um ambiente pouco agradável e tóxico, o que gera desestímulo e uma série de outros problemas.
Isso pode ser corrigido com ações pontuais, por exemplo, o fortalecimento dos canais de comunicação, a criação de um clima de transparência, a oferta de salários justos e ações de endomarketing (visando dar “asas” ao espírito de equipe).
Para te ajudar nessa missão, nós reunimos tudo o que precisa saber sobre o assunto e 6 dicas para construir um ambiente de trabalho perfeito. Portanto, continue a leitura!
A eficiência operacional se tornou uma obsessão dentro das empresas. É preciso fazer mais e melhor, com respeito às regras do “jogo”. Para tal fim, o gestor deve criar um ambiente no qual as pessoas trabalhem com determinação e os erros sejam mitigados.
O nome ambiente vem do latim ambiens e significa aquilo que envolve as pessoas. Por exemplo, existe o meio ambiente — local no qual vive o ser humano. Também existe o ambiente de trabalho, porém, qual exatamente o seu significado e a sua importância?
Em resumo, ambiente de trabalho é o local no qual os profissionais desenvolvem suas atividades e passam a maior parte da vida produtiva. Ele é composto por itens tangíveis, como móveis e eletrônicos, e intangíveis, por exemplo, saúde e segurança.
Mesmo fisicamente bem estruturado, um local de trabalho pode ser desagradável e afastar os melhores talentos. Até porque há um conjunto de fenômenos atmosféricos (transparência, respeito, bem-estar, entre outros) essenciais pra torná-lo atraente.
Por causa disso, se torna necessário que todos da empresa — a partir da alta liderança — entejam motivados na criação de um local propício ao alcance de bons resultados.
Todavia, não basta ter interesse. É preciso diagnosticar os atuais pontos críticos, criar um bom plano de ação e colocar as mudanças em prática. A melhoria do ambiente de trabalho é um processo com início, meio e fim, que deve ser repetido por várias vezes.
Algumas empresas têm um ambiente tóxico. Ao fazer parte do quadro de trabalho, mesmo os melhores colaboradores ficam desmotivados e entregam resultados abaixo do esperado. Isso gera uma série de problemas — por exemplo, prejudica a inovação.
Por outro lado, há ambientes saudáveis e que geram motivação. São empresas que oferecem qualidade de vida, comunicação acertada e saúde no local de trabalho. Essas têm desempenho superior à média dos concorrentes. Entenda as principais vantagens!
Na empresa, poucos resultados são alcançados de modo individual. As pessoas têm conhecimentos e habilidades limitadas, então precisam de outras que completem suas competências. Logo, o alcance de objetivos depende do esforço conjunto, em equipe.
O problema é que, em ambientes tóxicos, é difícil criar vínculos. Os profissionais não confiam uns nos outros, também não se comunicam com qualidade. Em razão disso, a relação interpessoal é prejudicada e um grande número de conflitos começa a surgir.
Já organizações com atmosferas saudáveis têm facilidade na integração dos seus talentos, bem como no estímulo ao trabalho em equipe. Todos podem compartilhar o mesmo propósito, atuar com dedicação e arquitetar relações mais bem-sucedidas.
Muitas empresas calculam a satisfação dos funcionários com base no Employee Net Promoter Score (E-NPS), um importante indicador-chave de desempenho. Ele se baseia em uma única pergunta (chamada de “A pergunta definitiva”) para classificar os colaboradores como promotores, neutros ou detratores da organização.
Em geral, empresas que contam com maior índice de satisfação e lealdade (E-NPS) também são as que oferecem qualidade de vida no local de trabalho. Elas conseguem transformar seus empregados em verdadeiros promotores da marca, ou melhor, embaixadores que falam bem do ambiente de trabalho para seus amigos e familiares.
Ao ouvir 24 mil pessoas de 33 países, 1.300 delas só no Brasil, a Accenture concluiu que 86% dos clientes migram para a concorrência pelo mau atendimento. Pelo mesmo motivo, as empresas brasileiras, juntas, perderam US$217 bilhões no ano de 2015.
Não é preciso de muito esforço para associar o mau atendimento à satisfação dos empregados (tópico anterior). Colaboradores infelizes são menos atenciosos, solícitos e preocupados com a plena satisfação das necessidades do público-alvo.
Em razão disso, negócios que contam com bons locais para o trabalho conseguem manter os profissionais de front office (frente de trabalho) satisfeitos para atender bem e criar uma ótima experiência de compra. Logo, os clientes são bem atendidos.
A assiduidade se refere à frequência do colaborador na organização. Alguns talentos são pouco assíduos, significa que eles faltam muito ou se atrasam para o expediente. Isso gera uma série de problemas subsequentes, por exemplo, o atraso nas entregas, a sobrecarga de outros membros da equipe e a perca de potencial produtivo.
Um bom local de trabalho é um forte estímulo à maior frequência dos colaboradores, pois eles têm prazer em fazer parte da equipe e cumprir o expediente diário. Outra consequência é a redução do presenteísmo (a chamada “mente vagante”), na qual o talento está fisicamente na empresa, mas seus pensamentos vagam por outro lugar.
Por fim, um dos pontos que mais importa aos investidores: o desempenho econômico.
Esse fator é comprovado por um estudo da Sodexo que entrevistou quase 5 mil líderes. Empresas que oferecem qualidade de vida são, em média, 70% mais rentáveis e 86% mais produtivas. Isso quer dizer que contam com resultados econômico e operacional acima da média, sendo capazes de se diferenciar da concorrência.
Há uma série de razões para esse resultado favorável, como o maior grau de satisfação dos empregados e o melhor atendimento dos clientes finais. Locais saudáveis para o trabalho geram satisfação e, por consequência, melhoram os relatórios financeiros.
Como é factível observar, bons locais de trabalho contam com algumas vantagens em comum — como equipes de trabalho mais próximas, funcionários mais assíduos, clientes satisfeitos e bons relatórios financeiros. São grandes sinais!
Mas também há problemas decorrentes do ambiente organizacional inapropriado — por exemplo, a pouca criatividade, o excesso de rotatividade, o alto número de erros e reclamações. Eles devem ser diagnosticados com agilidade, porém, como fazer isso?
Em primeiro lugar, o recomendado é monitorar os indicadores-chave de desempenho da empresa — do inglês key performance indicator (KPI). Eles funcionam como um termômetro e indicam o que está bem no local de trabalho. Alguns dos principais são:
Cada indicador conta com especificidades para ser monitorado. O nível de satisfação dos clientes, por exemplo, pode ser monitorado com o método Net Promoter Score. Já a taxa de absenteísmo, extraída do controle de ponto eletrônico do RH.
Ao monitorar os indicadores periodicamente, o gestor poderá diagnosticar o ambiente e avaliar o que precisa de ajustes. Assim, fica mais fácil de atuar com acerto.
Outra dica simples para diagnosticar problemas é ouvir a equipe de trabalho. O gestor deve se sentar com os funcionários e avaliar o que acham da empresa, do seu local de trabalho e superior imediato. Tudo isso conta muito para ter um ambiente saudável.
Uma dica é iniciar reuniões do tipo um para um (one-to-one), na qual o gestor se reúne com um funcionário para ter uma conversa franca. É diferente de falar com toda a equipe, é um diálogo mais transparente, objetivo e dinâmico.
Para tanto, marque um horário específico com o empregado (de 10 a 15 minutos, algo rápido). Deixe-o avisado sobre o que será discutido e que deseja informações francas. Extraia o máximo de cada empregado, questionando-o sobre o local de trabalho.
Para todo resultado há uma causa. Por exemplo, se uma empresa vai à falência, a falta de administração das finanças e preço dos produtos são causas prováveis. Do mesmo modo, o ambiente de trabalho é um resultado, portanto, há causas a serem analisadas.
O diagrama espinha de peixe é uma importante ferramenta para isso. Em resumo, ele analisa um resultado (nesse caso, o ambiente) e o relaciona com 6 principais causas:
O objetivo é ir se aprofundando nas causas prováveis (sub-causas) até chegar à causa raiz — o que realmente tem ocasionado o efeito indesejado. Dessa maneira, fica mais fácil diagnosticar a causa dos problemas e criar planos para melhoria contínua.
Como dito, o ambiente é um efeito. Portanto, há uma série de fatores que contribuem para a sua criação. A comunicação interna 4.0, por exemplo, permite a conexão das equipes e contribui para a construção de um local de trabalho mais fluido.
Ao conhecer esses fatores, o gestor pode alocá-los de maneira estratégica para criar um ambiente saudável e atraente aos funcionários. Além disso, economizará energia, tempo e dinheiro indo direto ao ponto, sem gastar recursos com ações inapropriadas.
A comunicação é um importante fator. Infelizmente, muitos diretores deixam o assunto em segundo plano — contam com poucos canais de comunicação, também estimulam pouco os líderes a cascatear as informações certas aos subordinados.
Em resumo, a comunicação deve ocorrer com qualidade no ambiente de trabalho. A informação deve ir do emissor ao receptor com o mínimo de perda possível. Para isso, todos devem estar comprometidos e os ruídos existentes devem ser mitigados.
Existem métodos específicos para melhorar o diálogo, como o endomarketing. Nesse caso, o gestor incrementa técnicas de marketing ao que é dito. O objetivo é tornar a comunicação mais atraente. Também é preciso de um plano de comunicação interna.
Líderes podem tornar o espaço de trabalho muito mais agradável ou disfuncional, a depender da forma como lida com as pessoas e os processos no expediente. Em razão disso, é imprescindível buscar por uma liderança comprometida, que entregue resultados pessoalmente e estabeleça uma forte relação com seus subordinados.
O principal responsável pela gestão de pessoas é o líder de equipe, não o RH. Ele garante que os funcionários fiquem motivados, alinhados e bem informados. Líderes autoritários e centralizadores em excesso criam uma atmosfera tóxica, que mais afasta do que atrai talentos — portanto, são prejudiciais ao ambiente de trabalho.
O layout da empresa é outro fator que merece destaque. A cor das paredes, a forma como os móveis são dispostos e os locais de reuniões interferem diretamente no modo como os profissionais enxergam a qualidade do ambiente.
Não por acaso, algumas das empresas mais modernas do mundo estão criando suas novas sedes com espaços mais modernos. A sede do Walmart em São Paulo conta até com minicampo de golfe. Outros negócios investem em salas de jogos e bibliotecas.
É preciso investir em um layout moderno, com móveis ergonômicos e cores que despertem determinadas reações no time. Também se deve eliminar incômodos, como o excesso de ruídos, poeira ou umidade que afete o bem-estar no local de trabalho.
Construir um local perfeito é um verdadeiro desafio. É preciso diagnosticar e neutralizar os pontos críticos, além de planejar e executar melhorias no expediente de trabalho. Todos da empresa, a partir do CEO, devem estar comprometidos.
Muitas mudanças podem ser feitas, como investir na liderança exemplar, na cultura de meritocracia, na eliminação de conflitos interpessoais e ações de marketing com ênfase nos empregados. Desse modo, o ambiente fica mais agradável e produtivo.
Há tempos o marketing é reconhecido como uma ciência aplicada aos clientes. Mas hoje existem fortes vertentes de marketing interno, o chamado endomarketing. Ele garante a atração e retenção de talentos, bem como um melhor ambiente de trabalho.
Para fazer uso do novo marketing, é interessante comemorar datas especiais (Natal, Aniversário, Dia do trabalhador) e realizar eventos corporativos. Outra possibilidade é investir no employer branding, objetivando construir uma marca empregadora capaz de atrair e reter os melhores profissionais no empreendimento.
Quase todas as entregas de uma empresa são feitas por meio de processos. Por exemplo, há o processo de venda, faturamento e distribuição de produtos. Quando mal estruturados ou alinhados, se tornam prejudiciais e resultam em prejuízo.
Para otimização de processos, crie um fluxograma (representação gráfica) de como o processo deve ocorrer, com início, meio e fim. Depois compartilhe o modelo ideal com os funcionários, incentivando-os a seguir o passo a passo desenhado. Assim, é muito mais provável que haja organização, acerto e produtividade no ambiente de trabalho.
Jargões do tipo “faça o que eu falo, não o que eu faço” ou “manda quem pode, obedece quem tem juízo” são tipos de lideranças autoritárias. Muitas vezes, esse tipo de líder prejudica o espírito de equipe e impede o crescimento dos liderados. Além disso, perpetua uma forte sensação de insegurança no expediente.
Para o bem da empresa e dos talentos, o recomendado é estimular a liderança pelo exemplo. Esse tipo de líder não tem o problema do falar/fazer (quando se falam uma coisa e se faz outra). Também é comprometido com valores, horários e sabe ouvir seus subordinados. Ou melhor, é um líder a ser copiado por seus subordinados.
Em tradução livre, team building significa “construção de equipe”. É um conjunto de técnicas para aproximar os funcionários, aumentar o senso de pertencimento e criar verdadeiros times de trabalho — assim, todos podem atuar com mais afinidade.
Entre as atividades recomendadas para o team building, é possível destacar dinâmicas em grupo, treinamentos colaborativos e jogos ao ar livre (vôlei, arborismo, canoagem, etc.). O intuito é aproximar os funcionários, tornando-os um verdadeiro time.
A cultura organizacional representa o conjunto das crenças, hábitos e valores. Para que haja um ambiente agradável, o recomendado é criar uma cultura de meritocracia, um lugar no qual os profissionais se sintam recompensados pelos seus resultados.
Quando o reconhecimento e a recompensa não estão baseados no merecimento, mas na proximidade com o líder ou fatores subjetivos, cria-se um clima de injustiça. Isso afasta os talentos, cria inimizades e prejudica bastante o ambiente de trabalho.
Mudanças no ambiente físico também ajudam muito. Algumas empresas apresentam móveis que prejudicam a saúde dos funcionários, também são pouco arejadas e absorvem muitos ruídos externos. Tudo isso afeta o ambiente, também atrapalha a concentração dos profissionais e a produtividade diária.
Em razão disso, faça um checklist de melhoria do ambiente físico. Em primeiro lugar, é preciso refletir sobre a saúde e bem-estar dos funcionários (móveis ergonômicos, espaços agradáveis e abertos). Depois, deve-se pensar na imagem que o ambiente transmite sobre a empresa (ele comunica as crenças e prioridades do negócio?).
Os funcionários podem (e devem) estar envolvidos do início ao fim no projeto de construção de um melhor ambiente de trabalho. Para tanto, é necessário que tenham autonomia para falar o que os desagrada e fazer mudanças pontuais no expediente.
Como dito, comece ouvindo os talentos. Melhor do que ninguém, eles conhecem as fontes de estímulo e desestímulo que existem na empresa. Desse modo, conseguirá enxergar novos horizontes e diagnosticar problemas ainda não percebidos.
Envolva, também, os funcionários em programas de melhoria. Métodos como o PDCA, que vai do planejamento até a análise dos resultados, podem ser aplicados ao lado dos talentos. Assim eles terão mais envolvimento e responsabilidade com o progresso.
Uma dica importante é: crie fatores de estímulo aos talentos. Mostre os benefícios de construir um ambiente melhor e como eles são importantes para esse progresso.
Ao final, permita que os próprios funcionários façam uma análise das melhorias. Deixe-os monitorar o que foi feito, como e quais resultados foram alcançados. Para isso podem contar com ferramentas específicas, como os indicadores de desempenho.
Envolver os funcionários não é bom apenas para eles, mas para toda a empresa. Os talentos são criativos e contam com boas ideias para eliminar problemas recorrentes. O papel da liderança é ouvir, estimular e empoderar para que promovam melhorias.
A comunicação sempre existe na empresa. Quando um CEO envia um e-mail aos operários ou quando o gestor de RH convida um líder de equipe para participar de entrevistas, por exemplo. A questão é: ela conta com a qualidade necessária?
Na maioria das vezes, não. A comunicação deixa a desejar e os maiores prejudicados são os empregados. Por falta de diálogo, o número de erros cresce, assim como o retrabalho e os acidentes. Tudo isso tem custos volumosos e difíceis de calcular.
À vista disso, a comunicação é essencial para manter a qualidade do trabalho. Ela garante que os funcionários não tenham conflitos interpessoais, que os líderes conheçam seus subordinados, que os clientes sejam bem atendidos e que os processos diários sejam cumpridos com sucesso. Em resumo, é crucial ao expediente.
Mas é preciso de boas estratégias para manter o diálogo. Encontrar novos canais de comunicação e estimular a participação da liderança são só os primeiros passos.
Também é muito importante contar com uma agência de comunicação interna. Ela ajuda a diagnosticar os principais “gargalos”, criar e executar programas de melhoria. Com a ajuda de quem tem know-how, se pode ter mais acerto na melhoria do diálogo.
Em fim, agora você está por dentro do tema! Veja que o bom ambiente de trabalho é essencial para melhorar as relações interpessoais, gerar satisfação, aumentar a assiduidade e o desempenho econômico da empresa. Mas é necessário contar com as melhores práticas, como técnicas de endomarketing, e uma agência especializada.
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