Por que a escuta contínua é fundamental para a comunicação interna?

Aos poucos, a comunicação interna está ganhando espaço dentro das corporações. Os líderes e gestores estão entendendo que ações internas têm grande impacto na produtividade dos colaboradores. Por isso, está na hora de aprofundar esse conceito e entender a importância da escuta contínua dentro das estratégias de comunicação.

Mas, para começar, você sabe o que é o processo de escuta contínua? Ela é semelhante aos programas de feedback, mas com a característica de obter retornos mais frequentes dos colaboradores a respeito de suas ações. “Ter uma comunicação interna eficaz é a chave para melhorar o engajamento dos colaboradores. É necessário um foco maior em ouvir continuamente. Os pensamentos e sugestões dos funcionários são importantes e ouvi-los pode trazer diversos benefícios para a organização”, analisa Tom Haak, diretor do HR Trend Institute.

Entretanto, tentar coletar feedbacks dos colaboradores a todo o momento pode acabar tendo o efeito inverso. Ou seja, você pode atrapalhar o rendimento e a paciência se constantemente quiser feedbacks corporativos. Por isso, estabeleça critérios de escuta contínua que podem seguir diferentes cronogramas.

Etapas de uma escuta contínua

Para evitar a sobrecarga, defina um calendário de feedbacks que permita ouvir os colaboradores no momento certo de sua jornada dentro da empresa. Lembre-se: cada funcionário em uma jornada única, por isso nem sempre o que deu certo para um terá o mesmo efeito em outro. Além disso, os colaboradores são os primeiros porta-vozes de sua companhia. Assim, compreender a visão que eles têm da empresa em diferentes momentos de sua jornada é fundamental. Abaixo, confira alguns momentos importante:

1. Durante a integração

Assim que o funcionário entrar na empresa, tenha uma conversa sobre o que ele espera do novo trabalho, quais são suas expectativas e quais canais de comunicação ele está mais familiarizado. Esse tipo de conversa pode gerar insights para pensar em ações de comunicação interna já voltadas para o processo de entrada e onboarding na sua empresa.

2. Durante campanhas

Antes de implementar uma campanha de comunicação interna, busque ouvir os colaboradores para descobrir a melhor abordagem para o assunto. Depois, com a campanha acontecendo, é importante escutá-los para entender se o que foi proposto faz sentido para o seu dia a dia. Por fim, após o término da ação, convém receber feedbacks sobre a campanha como um todo. Dessa forma, melhorias podem ser feitas em prol de tornar as campanhas mais sustentáveis.

3. Durante intervalos de experiência

Os gestores podem marcar conversas individuais com os colaboradores em intervalos regulares de tempo. Seja mensalmente ou a cada três meses, por exemplo, a fim de discutir assuntos relacionados à empresa e ao colaborador. Dessa maneira, é possível acompanhar toda a jornada do funcionário dentro da sua companhia. Caso alguma falha seja apontada, é possível corrigir os problemas antes de eles desestimularem o colaborador e ocasionarem a sua demissão (voluntária ou involuntária).

4. Durante uma promoção

Caso você tenha a intenção de promover um colaborador, é importante ouvir o que ele tem a dizer. Afinal, nem todos estão preparados para um cargo de gerência, por exemplo. Assim, antes de promovê-los, converse sobre as novas funções, sobre os times envolvidos, sobre os benefícios e, principalmente, se o colaborador tem interesse em assumir novos desafios.

5. Durante o desligamento

A jornada da escuta contínua do colaborador acaba quando ele é desligado da empresa. Caso haja um relatório da conversa inicial, é possível utilizá-lo para saber se os anseios foram cumpridos, se a empresa falhou em algum momento, se existe algo a ser melhorado ou exaltado como eficiente e por aí vai. O desligamento é um momento crucial de escuta: esteja aberto a críticas e sugestões.

Como a comunicação interna ajuda na escuta contínua?

A resposta é simples: através da tecnologia. Em uma empresa pequena, é fácil conversar com todos os colaboradores nos momentos citados acima. Porém, em empresas com centenas ou milhares de funcionários, é importante criar canais em que o feedback seja automatizado.

Através da tecnologia, é possível criar questionários e avaliações automatizadas. Assim, cabe à comunicação interna reforçar a existência desses canais, bem como a sua importância dentro da corporação. Existem plataformas que facilitam esse trabalho, mensurando a porcentagem de colaboradores que emitiram opiniões sobre ações da empresa, bem como evitam a duplicação das informações.

Por isso, comece mapeando as respostas que você deseja alcançar com a escuta contínua, além da amostragem necessária para cada campanha. Se sua empresa tem 1 mil funcionários, por exemplo, você pode estipular que a etapa da escuta contínua de uma determinada ação só irá se encerrar após o feedback de 500 colaboradores. Os critérios dependem da ação e do seu interesse.

Evite questionamentos desnecessários. Seja o mais direto e conciso possível, a fim de estimular a participação de um número maior de colaboradores. Além disso, é importante deixar claro sobre o destino das informações. A nova Lei Geral de Proteção de Dados garante alguns sigilos, por isso fique atento para não cometer deslizes nesse sentido.

Por fim, basta escolher a melhor ferramenta para a escuta contínua. O Slack, o Microsoft Teams, o Workplace do Facebook e o Yammer são exemplos de plataformas que permitem uma interação maior com os colaboradores, tanto para assuntos do dia a dia quanto para feedbacks programados.

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Escute a Clima Comunicação

Você pôde perceber que a escuta contínua é uma estratégia extremamente importante para as empresas. Por isso, que tal escutar um especialista no assunto? A Clima Comunicação tem 9 anos de experiência e já criou campanhas de comunicação interna para clientes de diferentes portes e segmentos.

Uma das maiores características dessas campanhas é a participação efetiva de um grande número de colaboradores. Assim, no momento da mensuração dos resultados, o feedback costuma ser mais assertivo e ajuda a solidificar a missão, a visão e os valores da empresa. Que tal ter isso na sua também?