9 passos fundamentais de como implementar a LGPD na sua empresa

Você sabe como implementar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entrou em vigor em setembro? Ela regulamenta a forma como as empresas coletam e armazenam as informações de seus clientes. Os dados sensíveis são o principal foco, tais como orientação sexual ou religiosa, raça ou etnia e questões de saúde.

Nós já preparamos um material explicando os impactos da LGPD na sua empresa. Além de dados de clientes, as informações a respeito dos funcionários também precisam ser armazenadas em segurança. Por isso, gestores, RH, TI e comunicação interna precisam estar bem alinhados e por dentro das orientações da nova lei, que começará a aplicar multas a partir de maio de 2021.

9 dicas de como implementar a LGPD na sua empresa:

1. Conheça a lei

A primeira etapa é ler o documento oficial da LGPD e compreender seus significados. Na questão dos dados, por exemplo, eles podem ser pessoais (nome, idade, endereço, escolaridade, placas de veículos, perfil de compras etc.), sensíveis (raça ou etnia, religião, sexualidade, opinião ou filiação política, saúde etc.) ou anonimizados (informações que não ajudam a identificar um indivíduo). Assim, caso haja alguma dúvida, o setor jurídico de sua empresa – ou de uma assistência externa – pode ajudar na compreensão da lei.

2. Crie um mapa de dados

Você sabe quais dados sua empresa coleta e armazena? Isso é primordial para saber qual a melhor maneira de tratá-los. Por isso, faça um mapeamento de quais dados sua empresa necessita e qual a segurança que eles possuem. Ou seja, eles pode ser dados de clientes, leads, colaboradores e fornecedores, que necessitam soluções específicas de segurança contra vazamentos.

3. Revise seus documentos

Os documentos oficiais e os manuais da empresa, sejam eles internos ou externos, precisam ser revisados para conferir se estão dentro das especificações da LGPD. Para isso, conte com seu setor jurídico. Além disso, você pode contratar uma consultoria especializada no assunto.

4. Comunique as mudanças

Todos os colaboradores precisam estar alinhados com as novas regras da empresa. Portanto, essa comunicação precisa ser clara e transparente. Dessa forma, nenhum funcionário irá divulgar dados sem autorização.

5. Monte um time multissetorial

A LGPD tem impactos em todos os setores da empresa. Por isso, é ideal que exista um comitê interno para acompanhar os processos nas diferentes áreas da empresa. Assim, monte o time com representantes de diferentes funções e departamentos. A ajuda de um mediador externo também pode ser importante no momento, no formato e em como implementar a LGPD no seu negócio.

6. Valide os dados tratáveis

Depois que você definir quais serão os dados sensíveis que sua empresa irá armazenar, será preciso validar com o governo a necessidade dessa ação. 

7. Defina formas de acessos aos dados

Os clientes, fornecedores e colaboradores precisam ter acesso aos dados armazenados. Além disso, eles precisam ter a possibilidade de alteração ou retirada da base. Portanto, o acesso a essas informações também precisa ser facilitado para os órgãos reguladores da LGPD.

8. Ofereça treinamento

As mudanças geradas pela LGPD precisam ser de conhecimento de todos na empresa. Mas a equipe responsável pelo gerenciamento dos dados deve ter um treinamento especializado para compreender totalmente suas funções.

9. Crie um plano de segurança

Defina a melhor forma de os dados ficarem seguros dentro de sua empresa. O comitê responsável por isso deve estar alinhado, inclusive, para potenciais falhas e vazamentos, a fim de agir o mais rápido possível.

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A Clima Comunicação ressalta a importância de a sua empresa se adequar à nova legislação. A LGPD irá impactar companhias de diferentes tamanhos e segmentos. Por isso, procure seu departamento jurídico para garantir que as exigências estão sendo cumpridas.

Seus clientes, fornecedores e colaboradores se sentirão mais seguros se todo o processo for transparente. Portanto, a comunicação interna tem papel fundamental nesse momento de mudança. Assim, você pode contar com a Clima para ajudar nas estratégias mais assertivas.