Código de ética e conduta: aprenda agora como fazer um

Criar um código de ética e conduta se tornou essencial para as empresas, ainda mais em uma era na qual esse assunto tem sido cada vez mais discutido em todos os setores da sociedade. É primordial adequar os procedimentos internos em nome da integridade e das boas práticas, a fim de manter uma boa imagem perante a opinião pública e do mercado como um todo.

O código de conduta ou de ética nada mais é que um conjunto de regras que determina valores e direciona as ações dos funcionários de uma instituição. Estabelecendo essas normas, a organização declara diante do mercado suas próprias responsabilidades sociais, éticas e ambientais. É primordial que ele seja gerado na empresa, já que faz a divulgação da missão e dos valores do negócio, otimizando sua imagem e oferecendo mais segurança para a companhia.

Contudo, você sabe como criar um código de ética e conduta da forma correta em sua empresa? Continue a leitura e ajudaremos você com ótimas dicas!

Crie um comitê responsável

O primeiro passo para fazer um código de ética e conduta é selecionar as pessoas que serão responsáveis pela criação. O ideal é que a comissão de ética seja variada, criada por funcionários de diversas áreas de atuação, níveis hierárquicos e experiências. Todavia, precisam ser pessoas idôneas e muito comprometidas com os valores da empresa.

Normalmente, o código de conduta é definido pela alta cúpula da instituição. Por mais que possa ser determinado em reuniões de planejamento estratégico, o recomendado é formar um comitê especial para esse assunto. A equipe deve reunir o CEO da organização, os principais executivos de todas as áreas e profissionais-chave do RH e do jurídico. Depois que as normas são aprovadas, esse comitê começa a ter um papel importante e contínuo no acompanhamento e avaliação de casos de desvio de conduta.

Faça uma análise precisa

Após formar a equipe, é preciso se encarregar de juntar o material exigido para confeccionar o código. Para isso, é essencial ouvir especialistas no setor de compliance, advogados e outros profissionais. Também, podem ser consultados códigos e livros de conduta de outras empresas como referência. Entretanto, jamais caia no engano do “copiar e colar”, pois cada empresa sustenta os seus valores próprios.

Discuta o conteúdo com a equipe

Após ser feita uma boa pesquisa, é o momento de definir o que vai fazer parte do código. Afinal de contas, nem tudo que se utiliza em uma organização é apropriado em outra. O recomendado é que a equipe converse muito sobre todos os pontos, especialmente os mais polêmicos. Nesse cenário, devem ser determinadas as sanções cabíveis a alguns casos e as prováveis resoluções para conflitos.

O código de conduta não deve ser implantado sem que haja uma discussão prévia a respeito do seu conteúdo. Cada questão precisa ser analisada por todos os membros do comitê em um debate aberto e franco, a fim de que não ocorram falhas nem incertezas. Caso a empresa seja grande, é essencial contar com uma consultoria para realizar a mediação das reuniões, agilizando e conduzindo as conversas entre os membros do comitê.

Apresente o conteúdo

O conteúdo do código de conduta deve ser apresentado de forma objetiva e clara, com frases mais explicativas e curtas. É primordial que seja reanalisado por um advogado, para averiguar sua legalidade.

Deve ser descrita no código de conduta a ética de todas as relações de trabalho, cada uma com a sua própria importância para a organização. Dessa forma, é necessário adicionar algumas interlocuções com:

• clientes;
• acionistas;
• superiores;
• demais colaboradores;
• fornecedores;
• candidatos em processos seletivos;
• mídia;
• governo;
• comunidades;
• meio ambiente;
• fiscalização.

Realize a publicação e a divulgação

Depois de formar o código de conduta da empresa, o documento precisa ser impresso para ser distribuído para todos os colaboradores. Algumas organizações que têm intranet — rede interna da empresa e que têm as mesmas características da internet — escolhem divulgar em meio digital. Sendo essa ação muito mais rápida e econômica.

Todavia, é essencial que o setor de RH tenha um comprovante de que o funcionário recebeu e tem ciência do código de conduta. Para que não haja nenhuma penalização por deslize de conduta, é essencial que a empresa fique preservada e tenha como demonstrar que o colaborador estava ciente do código.

Para assegurar isso, é simples: na própria intranet você consegue fazer o registro de leitura e recebimento do documento feito pelo funcionário. Basta adicionar um botão, que ele poderá acionar, com a finalidade de confirmar a leitura. Como já mencionamos, em novas admissões, o setor de RH deverá apresentar o código, solicitar a confirmação de recebimento e leitura e sanar todas as dúvidas dos novos funcionários..

Além de publicar, é essencial que a divulgação das regras seja constante. É possível criar campanhas e até ações ramificadas para conseguir engajar os funcionários. Anunciando as normas de maneira atrativa, se torna mais simples aumentar o interesse e a compreensão dos funcionários sobre a importância do código de conduta.

Utilize frases curtas e objetivas

Além de todas essas dicas, é preciso enfatizar a importância de utilizar frases curtas e objetivas ao longo do código de ética e conduta. Lembre-se de que ele não deve ser somente um conjunto de palavras bonitas para serem decoradas da sessão institucional do site da organização.

Ele não deve ser uma “lista de desejos” e jamais deve desconsiderar a essência da instituição. O código precisa ser visto como parte da cultura organizacional, sendo incluído em cada uma das ações e processos que formam o negócio. Logo, um código de conduta não existe sem que haja coerência.

Por fim, a verdade é que um código de ética e conduta no trabalho não deve ser visto somente como um modelo a ser seguido. É necessário utilizá-lo na prática e sempre respeitá-lo, como um ótimo mecanismo para ajudar a cumprir as leis, na manutenção da segurança e da integridade de toda a empresa.

Caso você seja empreendedor ou gestor, se mantenha atento ao código de ética e conduta, reavaliando suas regras de forma periódica e procurando formas para que elas possam progredir e se enquadrar na realidade da empresa.

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