Há diversos tipos de eventos, por exemplo, treinamentos, lançamento de produtos e workshops. Todos precisam ser idealizados, planejados e gerenciados com qualidade e exatidão. Para tal fim, é importante contar com o checklist para eventos corporativos.
O checklist ajudará a entender o que deve ser feito e o que já foi feito, permitindo uma melhor administração dos recursos disponíveis. Nele, são considerados dos itens mais básicos até os mais complexos, como a criação do conteúdo programático. Essa lista é essencial para seu evento! Sem ela, você corre o risco de se esquecer de alguma coisa e ainda lidar com problemas que poderiam ser evitados.
Quer saber mais sobre o assunto? Criamos um artigo especialmente para explicá-lo. Você conhecerá o checklist para eventos e descobrirá o que não pode faltar. Boa leitura!
Todo evento corporativo deve ter um objetivo bem delineado. Não se faz um evento só por fazer, até porque gera custos à organização. É preciso fazer uma descrição geral com o objetivo, o público-alvo e outras informações importantes.
Se o interesse é lançar um novo produto aos funcionários, investidores e parceiros estratégicos, por exemplo, o objetivo é o de conscientizar e informar o público interno. Faça uma descrição geral acerca de “o quê” e “por que” deseja fazer.
Essa fase é essencial para estudar a viabilidade do evento. Com ela, é possível detalhar os fatores para sua realização, calcular o seu tamanho, o orçamento necessário e o período de execução. Os elementos principais dessa fase são:
Primeiramente, determine o público a ser atingido e os objetivos do evento. Caso você queira lançar um novo produto, invista em um ambiente favorável à interação do público com a organização, em materiais informativos de qualidade e em entretenimento informativo.
Porém, se a proposta é otimizar o relacionamento da empresa com seus funcionários e parceiros, leve o máximo possível de informações sobre seu negócio, apresentando os benefícios conquistados devido à atuação em conjunto.
Já com o local definido, é necessário trabalhar os fatores que farão com que o evento aconteça. Alguns dos itens essenciais são:
Essa é uma fase essencial no processo de criação de um evento corporativo e, com toda certeza, deve estar no checklist. Não é o suficiente falar que o evento é corporativo e objetiva unir os funcionários em favor de um objetivo.
Deixe claro que a empresa teve a preocupação de escolher uma programação de fato relevante, que supre as necessidades e as vontades de toda a equipe. É preciso se atentar ao fato de que os convidados avaliarão de forma detalhada esse aspecto para decidir se vão ou não ao evento.
Nesse cenário, você deve determinar, inclusive, a ordem das atividades. Primeiramente, será realizado um coffee break? Logo, serão feitas algumas palestras? Por fim, será dada alguma premiação? Ou há em vista uma outra ideia? Note que não há uma regra. Só não deixe de dar muita atenção a esse aspecto.
Há outras informações que devem ser pensadas. Comece estabelecendo uma data para o evento, de acordo com a disponibilidade dos seus participantes e o interesse do empreendimento. Além disso, é necessário considerar a disponibilidade do local.
A questão da data, local e horário é estratégica. Se o evento for até mais tarde, talvez o ideal seja realizá-lo na sexta-feira ou no sábado, pois assim não prejudicará o expediente do dia seguinte.
Que tipo de material você precisará para fazer o evento acontecer? Para um treinamento de vendas é comum que precise de som, datashow e microfone. Eventos maiores e mais complexos podem demandar uma lista maior de materiais de apoio.
Providencie esses materiais de maneira antecipada, assim poderá evitar problemas no decorrer do evento. Se não os possui na empresa e o orçamento não indica a compra, busque fornecedores que possam alugá-lo pelo período preestabelecido.
Conhece a máxima de “quem não é visto não é lembrado”? Então, também vale para os eventos! Uma divulgação correta é feita com antecedência suficiente para que o público tome conhecimento da atividade e possa se programar para participar.
Logo, vale incluir no checklist itens como save the date, convite, “é amanhã”, entre outros. E mais: caso a ação seja restrita ao público interno, é importante disseminar a informação nas reuniões, redes sociais corporativas e demais meios de comunicação.
Todo evento precisa de uma equipe ao trabalho. É ela quem vai conduzir os processos e contribuir para que tudo aconteça de acordo com o planejado. Defina o tamanho da equipe, o perfil dos profissionais e as competências técnicas necessárias.
A equipe de trabalho pode variar muito de acordo com cada evento. Para um almoço de confraternização, por exemplo, é comum que precise do mestre de cerimônia, garçons e cozinheiros. Portanto, inclua os recursos humanos necessários no checklist.
O que está previsto para acontecer ao longo de todo o evento corporativo? Quem vai iniciar? Essas perguntas fazem parte do conteúdo programático. É preciso ter um passo a passo bastante claro, só assim você poderá evitar a desorganização.
Para elaborar o conteúdo programático, faça um cronograma que indique o que será feito, por quem será feito e quando. Se haverão discursos, troca de presentes, premiações e outras atividades, aproveite para colocar tudo isso no cronograma.
Essa é uma das etapas mais importantes do planejamento, afinal, tudo deve ser bem calculado para que não falte ou sobre comidas e bebidas. O primeiro passo é estabelecer quantas pessoas participarão para, em seguida, definir a quantidade mínima de alimentos.
Outro item importante ao checklist é definir o que servir. Mais uma vez, é preciso ter atenção ao perfil do público-alvo e do evento que deseja realizar. Você ainda deve pensar nos utensílios de cozinha, como louças, talheres, fogões e freezers. O recomendado é que seja feito o quanto antes esse processo, para facilitar a contratação de todos os fornecedores com uma certa antecedência.
Não se esqueça de verificar sempre os detalhes sobre as questões incluídas na contratação do bufê. Determine o que será providenciado por você e o que será disposto pela equipe.
Todo evento demanda um forte planejamento em termos de logística. Você terá que levar materiais de apoio, convidados e colaboradores a estarem no mesmo lugar e no mesmo horário. Sem erros! Caso contrário, o evento estará incompleto.
Por causa disso, inclua itens de logística no checklist para eventos corporativos. Busque por parceiros capazes de transportar os materiais (som, iluminação, louças etc.) antes e depois do evento. Caso o local do evento seja distante, analise como os convidados farão para chegar até lá e se precisarão de algum tipo de apoio, como um mapa.
O evento é uma saída da rotina do trabalho. Por isso, geralmente é mais descontraído e divertido. Mas é preciso oferecer um bom entretenimento. Uma boa banda, humoristas, mágicos, dinâmicas em grupo e até teatro podem fazer toda a diferença.
Avalie o que pode ser integrado ao evento para torná-lo agradável aos participantes. Se possível, envolva os participantes para que tudo fique ainda mais interessante. Claro, o tipo de entretenimento varia de acordo com o evento estabelecido.
O brinde é uma poderosa maneira de tornar o evento memorável. Logo, é interessante integrá-lo ao checklist. O brinde ideal varia muito, pois é preciso pensar no perfil dos convidados, custos e mensagem a ser transmitida. Mas em geral tem valor simbólico.
Também é preciso definir em que momento (início, meio ou fim do evento) o brinde será entregue, incluindo-o no cerimonial e garantindo que não seja esquecido na “correria” do grande dia. Defina quais serão os brindes personalizados recomendados para o seu evento, determine a quantidade necessária e também as datas de entrega e aprovação. É primordial acompanhar cada fase da confecção, com o intuito de evitar imprevistos.
Inclusive, será preciso resolver questões relacionadas ao suporte e à estrutura, determinando a equipe responsável pelo armazenamento e pela distribuição desses materiais.
Imagine chegar ao grande dia e notar que a iluminação está falha ou que está faltando um equipamento. De fato, esse cenário não é nem um pouco agradável. Logo, para não correr riscos, visite um dia antes o espaço, a fim de garantir que tudo está no seu devido local. Obviamente, ocorrem imprevistos. Todavia, quanto mais prevenir, melhor.
Realize testes com o som, analise todos os ambientes, certifique-se de que os materiais necessários já estão em seus devidos locais, fique atento também à questão da limpeza e à organização de modo geral. Enfim, verifique se tudo está pronto para que o evento aconteça tranquilamente.
Se para os convidados o evento está finalizado, para os organizadores, não. Ainda é preciso analisar o que deu certo, se o objetivo inicial foi alcançado, receber feedbacks, considerar os custos adicionais, entre outras coisas. É preciso pensar no pós-evento!
Outro fator crucial é a relação com os fornecedores. Avalie se todos os contratos foram cumpridos e se os serviços inicialmente previstos estavam disponíveis. Se não, é hora de negociar para que o impasse seja solucionado de modo positivo às partes.
Organizar um evento de sua empresa pode dar bastante trabalho, por isso, é necessário contar com um checklist para eventos corporativos. Ele servirá como uma bússola, direcionando cada escolha e garantindo que tudo seja bem aplicado. Desse modo, você alcança ótimos resultados, evita erros, economiza e oferece uma experiência única aos convidados.
No entanto, o recomendado é contar com a ajuda de uma consultoria especializada. Ela ficará responsável por planejar, executar e monitorar cada etapa do evento, aliviando o peso da organização e permitindo que mantenha-se o foco no que é realmente importante.
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