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Plano de comunicação interna: prepare-se para o volume de demandas

Administrar um negócio e obter resultados não é fácil, e fica ainda mais difícil quando as equipes não falam a mesma língua. Isso porque cada departamento da empresa pode ter prioridades e até culturas diferentes — e, para alinhar esses esforços, existe o plano de comunicação interna.

A área de comunicação interna muitas vezes precisa “se virar nos 30” com equipes e orçamentos enxutos e enorme volume de demandas, vindas de diferentes setores. Em outras ocasiões, o profissional sente que tem vários chefes, todos eles pedindo tarefas “para ontem”.

Nesse contexto, só existe uma solução: traçar uma estratégia, definir prioridades e atacar os problemas de forma estruturada. Neste artigo, você vai conhecer a importância do planejamento adequado de comunicação interna e entender como fazê-lo em alguns passos simples. Confira!

Para que serve a comunicação interna?

Mesmo em pequenas empresas, é comum haver “choques de cultura” entre diferentes departamentos. Alguns exemplos:

  • o setor de compras pode ser liderado por uma chefe muito rigorosa, que implementa vários procedimentos burocráticos para garantir que a empresa não gaste com o que não deve. Como resultado, esse departamento age de forma bem lenta;
  • no RH pode valer uma cultura que valoriza relatórios qualitativos, mas que não dá muita bola para números;
  • em vendas, os funcionários são estimulados a atingirem metas rapidamente, mesmo que tenham de passar por cima de algumas regras.

Como se não bastasse, muitas vezes as diferentes equipes da companhia usam softwares diferentes, que não são integrados. O resultado: é como se os setores simplesmente não falassem a mesma língua. A empresa perde tempo com retrabalhos, tem que fazer reuniões frequentes para alinhar expectativas, e os funcionários ficam frustrados com os resultados e as metas que “herdam” dos colegas.

Além do alinhamento entre equipes (um esforço permanente), outra meta comum em comunicação interna é atingir resultados comportamentais específicos, como incentivar os funcionários a praticarem a coleta seletiva, economizarem eletricidade e água, ou adotarem equipamentos e procedimentos de segurança.

Para que serve o plano de comunicação interna?

O plano serve para que a área de comunicação interna consiga dar conta do volume de demandas dentro da empresa. Isso é feito traçando metas, escolhendo os melhores canais e medindo resultados, entre outras medidas que você conhecerá adiante.

O plano de comunicação interna é também útil para prestar contas à supervisão da empresa a respeito dos meios (recursos, equipe, tempo, etc.) e ambições (metas, demandas) da área. Isso pode ser útil para reivindicar um crescimento da equipe ou a aquisição de novos equipamentos ou programas.

Como fazer um plano de comunicação interna?

Faça um diagnóstico do negócio

O que um médico faz quando vai tratar alguém? Primeiro, ele precisa se informar sobre o estado do paciente. Esse deve ser o primeiro passo de qualquer planejamento em comunicação: levantar informações sobre o que já ocorre.

Procure identificar todos os meios usados pela empresa para comunicar-se com os colaboradores: e-mails, quadro de avisos, jornalzinho interno, intranet, aplicativos de tarefas (como Google Docs, Asana, Trello etc.) e assim por diante.

Em seguida, procure saber quais são os meios preferidos pelos funcionários e onde uma mensagem tem mais chances de ser lida ou lembrada. Em alguns casos, pode ser que sua empresa prefira documentar tudo por e-mail; em outros, o grande volume de e-mails significa que muitos são apagados sem serem lidos.

Trace um perfil de comportamento dos colaboradores

Agora que os canais e seu uso estão identificados, convém determinar como eles interagem entre si e quais são os verdadeiros problemas no cotidiano da empresa. Um exemplo: alguém do setor de marketing fica sempre frustrado com a quantidade de e-mails e esforço que empreende para realizar uma simples compra.

As regras e orientações parecem mudar todo mês. Talvez o gargalo esteja na comunicação do departamento de compras com os outros setores, e uma ação específica nesse sentido resulte em grandes ganhos de produtividade.

Estabeleça os objetivos da empresa

Todo plano precisa de metas. Não tenha receio de pedir aos diferentes departamentos e à supervisão que ajudem a fornecer metas específicas, com números e prazos, como “reduzir o tempo médio que uma nota fiscal demora para chegar à contabilidade em 50% até o fim do semestre” ou “incluir pelo menos 80% dos funcionários no programa de caminhadas até o fim do ano”.

Com objetivos muito claros, você poderá direcionar melhor suas ações e priorizar aquilo que vai ajudar nos resultados.

Escolha os melhores canais para a comunicação

Com os resultados em mente, é possível escolher os melhores canais. Suponha que o departamento de TI requisitou uma melhora no comportamento dos funcionários em relação à segurança da informação.

Dicas na tela do computador, uma vez por dia, a cada login, podem ser a melhor forma de lembrar à equipe sobre a importância de proteger senhas, trocá-las regularmente e evitar conectar dispositivos privados nos equipamentos da empresa. Para determinadas campanhas, lembretes via WhatsApp podem ter maior taxa de leitura do que uma newsletter ou revista.

Trace um calendário de eventos e treinamentos

Todo profissional precisa se organizar. A adesão a eventos e treinamentos será bem maior se eles forem marcados e divulgados com antecedência, e muitas vezes essas tarefas cabem ao responsável pela comunicação interna. Você também pode pensar em eventos com a presença de diferentes setores da empresa justamente para que eles alinhem expectativas e entendam melhor o trabalho um do outro.

No exemplo que citamos sobre o marketing, pode ser traçado ali mesmo um processo gerencial, ou “modus operandi”, a ser adotado de uma vez por todas por qualquer pessoa que queira fazer uma compra.

Conte com uma agência especializada

O desenvolvimento da tecnologia levou a um paradoxo: nunca tivemos tantos canais de comunicação; ao mesmo tempo, nunca precisamos tanto melhorá-la. O grande volume de demandas e a enorme variedade de dispositivos de comunicação disponíveis pode sobrecarregar qualquer equipe. Contar com uma agência completa de comunicação interna e endomarketing pode ser a mão na roda de que você precisa para entregar resultados.

Um plano de comunicação interna é essencial para o profissional dessa área realizar adequadamente seu trabalho e dar conta do grande volume de demandas. É também a melhor forma de conseguir resultados na empresa, como integração de equipes, adoção de processos gerenciais, mudança de alguns comportamentos e cultivo da cultura corporativa.

Com um bom plano em mãos, sua equipe vai entregar com mais facilidade as muitas tarefas que lhe são pedidas e a ajudar a empresa a alcançar seus objetivos.

Agora que você aprendeu um pouco sobre como fazer plano de comunicação interna, que tal conhecer seu funcionamento na prática? Conheça nossos cases e entenda melhor sobre ações estratégicas de comunicação em algumas grandes empresas.

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