Guia para fazer a nutrição dos canais de comunicação interna

O jeito de fazer comunicação mudou, e, para impactar a audiência é preciso oferecer interações, experiências ricas e coerentes. No caso do público interno, esse comportamento também se atualizou e agora os colaboradores querem um relacionamento verdadeiro, além de estarem mais dispostos a fazer a diferença. Por isso, é importante saber trabalhar com os canais de comunicação interna.

As estratégias que surgiram com a era digital vão além dos comunicados padrão do RH (Recursos Humanos). Agora, é possível desenvolver plataformas para estimular a comunicação, incentivar a produtividade e fortalecer a troca de informações importantes e documentar conversas profissionais.

Neste guia, falaremos da importância de investir em canais de comunicação interna, quais são as principais possibilidades e quais técnicas usar para nutrir essas plataformas. Boa leitura!

1. O que é a comunicação interna?

Toda mensagem que a empresa passa para seus funcionários de forma institucional pode ser considerada uma expressão da comunicação interna. Sua finalidade é informar, entreter, alinhar os valores e fortalecer a cultura empresarial. Para isso, são definidos objetivos, metas, traçados planos que geralmente tem a finalidade de:

  • contar o que acontece na empresa;
  • informar sobre mudanças diversas (pode ser de data, um hábito ou mesmo relacionado ao posicionamento da marca);
  • melhorar o relacionamento com colaboradores;
  • dar voz, ouvir o que os funcionários falam sobre a empresa;
  • conferir mais segurança e qualidade no trabalho;
  • ajudar a equipe a entender qual o direcionamento da empresa;
  • otimizar os índices de produtividade;
  • divulgar condutas e estratégias para aumentar os resultados financeiros.

2. Quais são as vantagens de investir na comunicação interna?

Se você ler o tópico anterior novamente, já terá bons motivos para apostar no relacionamento entre a empresa e o seu público interno. Entretanto, existem alguns benefícios dessas estratégias que precisam ser ressaltados. Saiba quais são eles!

2.1. Fortalece a cultura da empresa

Nem sempre o funcionário pode buscar um superior ou manual para decidir como agir dentro dos conceitos da marca. Todavia, com as ações de comunicação interna, você está sempre informando e também reforçando os conceitos do negócio. Dessa forma, os colaboradores entenderão com mais clareza qual é o segredo da empresa e o posicionamento que devem tomar.

2.2. Melhora os resultados do clima organizacional

O clima organizacional aponta como a cultura da sua empresa tem acontecido na prática. Afinal, ele consiste na reunião de emoções e sentimentos ou, em outras palavras, a mentalidade do público interno em relação à empresa. Nesse ponto, a comunicação interna também serve de instrumento para melhorar esse ambiente interno.

2.3. Estimula o comportamento ideal

Pequenos hábitos geram grandes mudanças e a comunicação interna pode colaborar para isso no ambiente de trabalho. O funcionário precisa se certificar de que o cliente teve todas as suas dúvidas solucionadas no final de um atendimento? Ou a empresa está implementando ações de responsabilidade ambiental no chão de fábrica e é necessário que os colaboradores se lembrem de economizar água e papel?

Independentemente de qual seja a medida, você conseguirá incentivar o novo hábito com mais facilidade e ainda de maneira natural.

2.4. Alinha as equipes

A setorização dentro de uma empresa pode ajudar na produtividade da equipe, mas é extremamente prejudicial quando isso cria lacunas entre cada departamento. A comunicação interna trabalha por um lado para ajudar a fazer com que a equipe esteja organizada e afinada por dentro, mas também que existam fluxos de comunicação entre os setores da empresa.

2.5. Facilita a integração de novos membros

Colocar alguém dentro do time e garantir que essa pessoa entenda exatamente qual é o norte da empresa e as principais competências exigidas para ser parte do time pode ser complicado para grandes organizações. Afinal, o treinamento geralmente é realizado por um funcionário mais velho e nessa capacitação o novo membro pode acabar recebendo informações desalinhadas.

A comunicação interna cuida para que esses novos integrantes conheçam a empresa melhor e possam se adaptar da forma mais adequada.

2.6. Dilui silos e notícias negativas

As famosas panelinhas do tempo do colégio às vezes se estendem para dentro da empresa. São grupos de funcionários que até podem deter determinado conhecimento, mas que não estão dispostos a colaborar com o todo, focando apenas em um grupo interno. Com ações de comunicação interna é possível diminuir a intensidade desse tipo de movimento, sem desestimular os colaboradores.

Essas ações também reduzem os ruídos conhecidos como rádio peão, que são as informações extraoficiais sobre a empresa, compartilhadas entre os funcionários.

2.7. Minimiza o impacto de crises

Nos momentos de crise, se você já tiver uma comunicação que acontece de um jeito eficaz, certamente reduzirá os impactos durante todo o processo. Além de conseguir tração para contornar a situação, muitas vezes usando os colaboradores como agentes positivos na estratégia.

3. Quais são os principais canais de comunicação interna?

Claro, para conquistar todas essas vantagens, as estratégias de comunicação devem ser bem planejadas, e isso inclui a escolha dos canais de comunicação interna. Claro, essa escolha acontece de acordo com uma análise do ambiente interno. Somente dessa forma, você conseguirá descobrir quem é seu público interno e como alcançá-lo da melhor maneira possível.

3.1. E-mail

Se você trabalha com comunicação, mesmo que seja apenas a interna, já deve ter percebido que o e-mail —- ao contrário do que alguns falaram — não está caminhando para seu fim. Pelo contrário, é uma ferramenta estratégica para a troca de mensagens, sendo que esse canal permite acompanhar o comportamento dos destinatários como:

  • horário de abertura do e-mail;
  • se clicou ou não;
  • em quais links clicou (excelente para entender assuntos de interesse em newsletters, por exemplo);
  • quantas vezes abriu a mensagem.

3.2. Intranet

Esse canal tem vários motivos para ser adotado: primeiro porque é um ambiente de trocas internas, em que apenas quem faz parte da empresa pode participar. As vantagens da intranet são semelhantes às de um mural (apresentar a informação de forma fácil e acessível), com uma vantagem: mesmo em caso de filiais, é possível transmitir uma mesma mensagem e fazer atualizações em tempo real.

3.3. Reuniões

Online ou olho no olho, a conexão entre as pessoas de maneira direcionada é um dos melhores canais para a transmissão de informações complexas ou que precisam de tomadas de decisão. Mesmo que hoje existam possibilidades como o Skype e o Google Hangouts, ainda assim, é importante equilibrar essa virtualidade com reuniões físicas, sempre que possível.

3.4. Redes sociais corporativas

Talvez você saiba que grandes mídias sociais (como o Facebook) nasceram com o objetivo de atender um grupo específico, fechado. No caso dessa empresa, seu direcionamento inicial eram os alunos de Harvard. A rede social corporativa tem algumas semelhanças, é um ambiente como uma rede social, porém com o acesso limitado para os membros da empresa.

3.5. Murais

Os murais ainda são fundamentais, principalmente no caso de um público que não tenha o acesso à internet, como pode ser o caso em departamentos como chão de fábrica. Por isso, o mural ainda é um canal de comunicação que garante a exposição, visibilidade da mensagem que você deseja transmitir.

3.6. TV Corporativa

A TV digital se transformou em grande aliada nas estratégias de comunicação interna. Este canal é semelhante ao jornal mural, porém muito mais chamativo. Tem a possibilidade de exibir vídeos, ou mesmo integrar redes sociais para exibição de últimas postagens ao vivo, por exemplo. Além disso, você consegue criar uma programação que será exibida e alterá-la remotamente em tempo real.

3.7. Revista corporativa

A revista da empresa é um canal onde você mostra que se importa com o público interno. Além disso, ela gera confiança e credibilidade nas matérias publicadas. Com ela você consegue trabalhar campanhas inteiras, destacar informações importantes, estimular aos colaboradores a produção de conteúdos (geração de notícias) e sugestão de pautas.

3.8. Caixa de sugestões

Com a oportunidade de se identificar ou escolher o anonimato, a caixa de sugestões é um espaço importante, no qual o colaborador divide seu elogio, ideia, sugestão ou mesmo crítica. Esse canal de comunicação permite que você recolha um feedback mais verdadeiro sobre como os funcionários sentem e pensam a respeito de questões que acontecem dentro da empresa.

4. Como nutrir os canais de comunicação de modo eficiente?

A nutrição dos canais de comunicação interna são simples, porém importantes de se acompanhar.

4.1. Defina seu público

Uma empresa pode ter um ou vários perfis de público. É importante descobrir quem são para definir tipo de linguagem e personalidade das mensagens de um modo geral. Essas informações ajudam a entregar a experiência mais personalizada e, ao mesmo tempo, surpreendente possível.

4.2. Aponte o objetivo

Você pretende informar sobre uma conferência, estimular uma mudança de atitude ou reforçar a cultura da empresa? Ao ter clareza do objetivo da comunicação, fica mais simples de pedir o apoio de outras pessoas do departamento de comunicação e também checar se sua meta foi atingida.

4.3. Determine a frequência

Uma das principais características que faz as pessoas se interessarem por um determinado veículo de comunicação é justamente a frequência na qual são apresentadas novidades. Do jornal semanal de domingo até as telenovelas diárias transmitidas de segunda a sexta. A frequência ajuda a destacar as mensagens e gerar interesse no público.

4.4. Produza conteúdos relevantes

Não só de informativos é feita a comunicação interna, entretenimento, conteúdos estratégicos, que agreguem valor para os funcionários, também é interessante. Para criar uma estratégia de nutrição vencedora, é legal ter um calendário editorial ou tabela, onde você desenvolve sua estratégia, entendendo as datas de produção e publicação, quem será responsável por cada etapa e como reaproveitar conteúdos.

4.5. Lembre-se das interações

Além das tradicionais informações unilaterais, algo que ajuda a nutrir os canais são as técnicas que estimulam a interação. Por isso, pensar sempre em novas estratégias de comunicação interna que acompanhem as tendências e novos comportamentos pode se tornar estimulante e com maior adesão dos funcionários.

5. Que tipos de conteúdo produzir para a comunicação interna?

É muito importante que você tenha consciência de que a comunicação interna pode:

  1. Informar: oferecendo dados e notícias relevantes para o colaborador.
  2. Entreter: divertindo e agregando valor com informações que auxiliam os funcionários em seus processos.
  3. Engajar: com estratégias que estimulam a interação do público.

Além disso, existem diversos formatos para as mídias, de acordo com o tipo da mensagem. Quanto maior a diversidade, mais você garante que o recado chegará nos destinatários certos. O vídeo, por exemplo, tem a vantagem de ser extremamente atrativo, em contrapartida, não é tão simples para transmitir informações complexas com números de telefone, endereços, datas e horários.

Já os textos são excelentes, pois documentam as informações e facilitam o alcance da mensagem. Entretanto, podem ser muito grandes e desestimular parte do seu público a aderir a esse formato de comunicação. Já o áudio, por exemplo, permite a execução de outras atividades ao mesmo tempo que acompanha o conteúdo, o ponto negativo é que ele não retém tanta atenção.

6. Qual a frequência de atualização da comunicação?

Como explicamos nos passos da nutrição dos canais de comunicação, é muito positivo determinar um período no qual você traz novidades para o público. Entretanto, quando é bom modificar a estrutura de comunicação? Basicamente existem dois momentos muito importantes para isso. No momento em que se percebe o desinteresse do grupo ou ainda quando existem modificações no posicionamento da empresa, é hora de mudar.

Atualizar a comunicação pode se transformar em um hábito que indica para os colaboradores que sempre há novidade. Essa transição pode acontecer mensalmente, mas de acordo com o perfil da empresa, isso pode variar. Em casos de alguma campanha específica, por exemplo, essa frequência pode diminuir e chegar a modificações semanais.

7. Quais são as desvantagens de não criar conteúdo com frequência?

Imagine que você segue a sua série favorita e sabe que toda quarta a noite tem um episódio novo. Depois de uma pesada rotina de trabalho, você chega em casa e percebe que já está na hora do seu programa. Para sua surpresa, em vez do episódio, é exibida uma outra programação. Com um pouco de pesquisa você descobre que não há previsão de quando o novo episódio vai ao ar. Como você se sentiria?

Para o conteúdo apresentado ao público interno, o processo é bem parecido. Por isso, é fundamental estruturar as publicações de acordo com alguma frequência estabelecida. Do contrário, é possível gerar:

  • desinteresse: se a sua audiência interna não sabe quando existe um conteúdo novo, ela provavelmente não se empenhará em buscar as novidades que acontecem na empresa pelos canais de comunicação;
  • falta de confiança: se por um lado, a comunicação frequente constrói credibilidade, da mesma forma, não ter este comprometimento diminui a confiança do público na marca.

8. Como incluir funcionários na produção de conteúdo?

Na era digital, o foco não está mais apenas em conseguir visibilidade, também é preciso gerar engajamento. Um grande benefício com isso é fazer com que o público também contribua para a produção de conteúdos. Nas estratégias de comunicação interna você pode fazer isso de diversas formas como:

  • hashtags: campanhas motivacionais podem usar como mote alguma hashtag (#) relevante sobre o assunto e sugerir o compartilhamento de comentários e fotos marcados pela mesma hashtag;
  • vídeos: conhecimento compartilhado é sempre mais valioso para a empresa. Essa pode ser uma estratégia para que os seus colaboradores gravem pílulas ou mesmo webséries contribuindo para o desenvolvimento da equipe;
  • textos: sejam relatos pessoais (que tem um formato próximo ao de depoimento, onde o funcionário conta sobre a sua experiência positiva com a empresa ou com determinado processo) ou sejam produções com informações relevantes, a publicação de textos dos colaboradores sempre estimulará que outros também contribuam com essa iniciativa.

9. Qual o conteúdo certo para cada canal?

Assim como acontece o gerenciamento de redes sociais para o relacionamento com o público externo, você também precisa ter cuidado para não entregar a mensagem certa no local errado. Por isso, é importante avaliar alguns detalhes:

9.1. Natureza da plataforma

Enquanto a ferramenta de e-mail documenta a troca de mensagens e costuma ser usada também entre equipes e colaboradores, talvez uma rede social interna tenha o objetivo de descontrair. Então, um comunicado importante será enviado pelo e-mail, enquanto ações mais leves, com a meta de fortalecer a cultura empresarial, podem ser usados na rede social corporativa.

9.2. Suporte da mídia

Ainda pensando no exemplo anterior, imagine que você produza um vídeo muito interessante e decida compartilhá-lo com o público interno. O e-mail possivelmente não conseguirá nem mesmo anexar o arquivo e, para visualizá-lo, seria preciso fazer o download e, em seguida, ter um programa para abri-lo.

Portanto, o tipo de conteúdo deve ser compatível com o canal usado.

9.3. Interação do público

Redes sociais têm a características de conteúdos mais descontraídos, vídeos conseguem transmitir instruções detalhadas e e-mails têm a facilidade em ser documentados. Observe como a sua audiência se comporta em uma determinada plataforma e direcione conteúdos compatíveis com o tipo de interação que eles mais têm nesse meio.

10. É necessário conteúdos para diferentes públicos?

Imagine que você deseja usar a comunicação de maneira mais eficiente. Então provavelmente seus conteúdos terão um tom mais natural, mais próximos da realidade do seu público interno. Porém, você já parou para pensar quem é esse público? Será que é possível falar da mesma forma para os funcionários de chão de fábrica e o departamento administrativo e estratégico?

Quanto maior a diversidade do público, mais generalista precisará ser a abordagem. E isso não é algo proibido, só é importante entender quem são os públicos internos com os quais você trabalha, determinar as características de cada um deles e, além de conteúdos generalistas, investir em produções segmentadas, direcionadas para o interesse de cada um dos públicos internos.

11. Como mapear os canais de comunicação?

O mapeamento dos canais de comunicação interna é a melhor maneira de reduzir investimentos desnecessários e ter o melhor desempenho com a sua comunicação. Afinal, em vez de diluir a força em várias ferramentas, você aposta naquelas que tem melhor resultado. Confira as dicas a seguir:

  • definição das personas: se você tem cada perfil de público separado, fica mais fácil entender quais mídias vão contribuir para cada grupo, contemplando todos;
  • entendimento do comportamento: ao analisar os hábitos você consegue entender em quais canais você alcança o público, em que rede existe maior engajamento, tempo de reação, dentre outros dados que apontam a relevância de cada plataforma;
  • levantamento dos canais: agora é hora de fazer uma lista e entender o papel de cada um dos veículos que pode ser usado na comunicação interna;
  • monitoramento: essa é uma etapa para otimizar o processo. Você precisa avaliar o desempenho das campanhas e de cada canal frequentemente. Dessa forma, além de coletar informações estratégicas sobre a participação dos seus colaboradores, ainda será possível identificar quais canais são mais eficientes, quais apresentam maior interação e ainda identificar aqueles que têm melhor custo-benefício.

12. Como ter mais transparência?

Que a transparência gera confiança e é uma ferramenta importantíssima para a comunicação interna você provavelmente já sabe. Afinal, essa é a técnica que ajuda a deixar claro o objetivo, metas, princípios e valores. Por isso, é válido questionar qual é o papel de cada canal e como ele contribui para isso.

Enquanto uma rede social corporativa pode ser uma válvula de escape para as trocas pessoais, as reuniões devem se apresentar de maneira enxuta e em formatos que estimulem constantemente a contribuição daqueles que encontram técnicas vencedoras. Mesmo assim, o ambiente informal ainda tem lugar e pode existir em canais formais, como o e-mail ou o jornal mural da empresa.

Como você deve ter percebido neste texto, os canais de comunicação interna são uma ponte para aumentar a eficiência na troca de informação entre a empresa e seu público interno. É interessante mesclar soluções tecnológicas com os meios tradicionais e, claro, adaptá-los ao perfil do público.

Lembre-se de determinar um objetivo, estimular a interação, colocar uma frequência para a apresentação de novos conteúdos e, principalmente, aprender a ouvir (por meio de contatos diretos, pesquisas e análise de comportamento).

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