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Checklist para eventos corporativos: veja o que não pode ser esquecido

Há diversos tipos de eventos, por exemplo, treinamentos, lançamento de produtos e workshops. Todos precisam ser idealizados, planejados e gerenciados com qualidade e exatidão. Para tal fim, é importante contar com o checklist para eventos corporativos.

O checklist vai ajudar a entender o que deve ser feito e o que já foi feito, permitindo uma melhor administração dos recursos disponíveis. Nele, são considerados dos itens mais básicos até os mais complexos, como a criação do conteúdo programático.

Quer saber mais sobre o assunto? Criamos um artigo especialmente para explicá-lo. Você vai conhecer o checklist para eventos e descobrir o que não pode faltar. Boa leitura!

Descrição geral

Todo evento corporativo deve ter um objetivo bem delineado. Não se faz um evento só por fazer, até porque gera custos à organização. É preciso fazer uma descrição geral com o objetivo, o público-alvo e outras informações importantes do evento.

Se o interesse é lançar um novo produto aos funcionários, investidores e parceiros estratégicos, por exemplo, o objetivo é o de conscientizar e informar o público interno. Faça uma descrição geral acerca de “o quê” e “por que” deseja fazer.

Data, local e horário

Há outras informações que devem ser pensadas. Comece estabelecendo uma data para o evento, de acordo com a disponibilidade dos seus participantes e o interesse do empreendimento. Além disso, é necessário considerar a disponibilidade do local.

A questão da data, local e horário é estratégica. Se o evento for até mais tarde, talvez o ideal seja realizá-lo na sexta-feira ou no sábado, pois assim não prejudicará o expediente do dia seguinte.

Materiais de apoio

Que tipo de material você vai precisar para fazer o evento acontecer? Para um treinamento de vendas é comum que precise de som, datashow e microfone. Eventos maiores e mais complexos podem demandar uma lista maior de materiais de apoio.

Providencie esses materiais de maneira antecipada, assim poderá evitar problemas no decorrer do evento. Se não os possui na empresa e o orçamento não indica a compra, busque fornecedores que possam alugá-lo pelo período preestabelecido.

Campanha de divulgação

Conhece a máxima de “quem não é visto não é lembrado”? Então, também vale para os eventos! Uma divulgação correta é feita com antecedência suficiente para que o público tome conhecimento da atividade e possa se programar para participar.

Logo, vale incluir no checklist itens como save the date, convite, “é amanhã”, entre outros. E mais: caso a ação seja restrita ao público interno, é importante disseminar a informação nas reuniões, redes sociais corporativas e demais meios de comunicação.

Equipe de trabalho

Todo evento precisa de uma equipe ao trabalho. É ela quem vai conduzir os processos e contribuir para que tudo aconteça de acordo com o planejado. Defina o tamanho da equipe, o perfil dos profissionais e as competências técnicas necessárias.

A equipe de trabalho pode variar muito de acordo com cada evento. Para um almoço de confraternização, por exemplo, é comum que precise do mestre de cerimônia, garçons e cozinheiros. Portanto, inclua os recursos humanos necessários no checklist.

Conteúdo programático

O que está previsto para acontecer ao longo de todo o evento corporativo? Quem vai iniciar? Essas perguntas fazem parte do conteúdo programático. É preciso ter um passo a passo bastante claro, só assim você poderá evitar a desorganização.

Para elaborar o conteúdo programático, faça um cronograma que indique o que será feito, por quem será feito e quando. Se vai haver discursos, troca de presentes, premiações e outras atividades, aproveite para colocar tudo isso no cronograma.

Alimentação

Essa é uma das etapas mais importantes do planejamento, afinal, tudo deve ser bem calculado para que não falte ou sobre alimentos. O primeiro passo é estabelecer quantas pessoas participarão para, em seguida, definir a quantidade mínima de alimentos.

Outro item importante ao checklist é definir o que servir. Mais uma vez, é preciso ter atenção ao perfil do público-alvo e do evento que deseja realizar. Por fim, você ainda deve pensar nos utensílios de cozinha, como louças, talheres, fogões e freezers.

Logística do evento

Todo evento demanda um forte planejamento em termos de logística. Você terá que levar materiais de apoio, convidados e colaboradores a estarem no mesmo lugar e no mesmo horário. Sem erros! Caso contrário, o evento estará incompleto.

Por causa disso, inclua itens de logística no checklist para eventos corporativos. Busque por parceiros capazes de transportar os materiais (som, iluminação, louças etc.) antes e depois do evento. Caso o local do evento seja distante, analise como os convidados farão para chegar até lá e se precisarão de algum tipo de apoio, como um mapa.

Entretenimento

O evento é uma saída da rotina do trabalho. Por isso, geralmente é mais descontraído e divertido. Mas é preciso oferecer um bom entretenimento. Uma boa banda, humoristas, mágicos, dinâmicas em grupo e até teatro podem fazer toda a diferença.

Avalie o que pode ser integrado ao evento para torná-lo agradável aos participantes. Se possível, envolva os participantes para que tudo fique ainda mais interessante. Claro, o tipo de entretenimento varia de acordo com o evento estabelecido.

Brindes

O brinde é uma poderosa maneira de tornar o evento memorável. Logo, é interessante integrá-lo ao checklist. O brinde ideal varia muito, pois é preciso pensar no perfil dos convidados, custos e mensagem a ser transmitida. Mas em geral tem valor simbólico.

Também é preciso definir em que momento (início, meio ou fim do evento) o brinde será entregue, incluindo-o no cerimonial e garantindo que não seja esquecido na “correria” do grande dia.

Ações de pós-evento

Se para os convidados o evento está finalizado, para os organizadores, não. Ainda é preciso analisar o que deu certo, se o objetivo inicial foi alcançado, receber feedbacks, considerar os custos adicionais, entre outras coisas. É preciso pensar no pós-evento!

Outro fator crucial é a relação com os fornecedores. Avalie se todos os contratos foram cumpridos e se os serviços inicialmente previstos estavam disponíveis. Se não, é hora de negociar para que o impasse seja solucionado de modo positivo às partes.

Organizar um evento corporativo pode dar bastante trabalho, por isso, é necessário contar com um checklist completo. Ele servirá como uma bússola, direcionando cada escolha e garantindo que tudo seja bem aplicado. Desse modo, você alcança ótimos resultados, evita erros, economiza e oferece uma experiência única aos convidados.

No entanto, o recomendado é contar com a ajuda de uma consultoria especializada. Ela ficará responsável por planejar, executar e monitorar cada etapa do evento, aliviando o peso da organização e permitindo que mantenha-se o foco no que é realmente importante.

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