Veja o que fazer para mapear e melhorar seus canais de comunicação interna

Investir nos canais de comunicação interna das empresas é uma boa estratégia para melhorar o engajamento e o clima organizacional. Afinal, é por meio desses recursos que os funcionários ficam cientes do que está acontecendo com a organização e conseguem participar das atividades.

Porém, se o objetivo é alcançar bons resultados, os canais devem ser mapeados para que haja uma melhor compreensão do alcance de cada um e de quais conteúdos têm melhor aceitação e interatividade. Quer saber como aprimorar a comunicação interna no seu trabalho? Continue a leitura!

O que são os canais de comunicação interna?

Para começar, vamos definir o conceito de comunicação interna: trata-se de todos os pontos de contato entre a empresa e seus colaboradores. É por meio da comunicação interna que os funcionários são atualizados sobre mudanças e estratégias da organização.

Os canais de comunicação são os veículos pelos quais essas informações são transmitidas, garantindo que as mensagens sejam entregues aos destinatários. Há uma série de meios de comunicação que pode ser usada pelas companhias.

Quais são os principais meios disponíveis?

Entre os diversos canais que podem ser adotados para promover o diálogo dentro da empresa, podemos destacar os reunidos abaixo. Acompanhe!

Rede social corporativa

As redes sociais são largamente usadas em nossa vida pessoal e se tornam tendência também dentro das corporações. Trata-se dos veículos indicados para organizações com propostas mais arrojadas e cultura voltada às atualidades e à tecnologia.

Com uma abordagem descontraída, a rede social corporativa ajuda na integração entre membros de diferentes equipes, quebrando a rigidez da hierarquia. Isso faz com que a comunicação ocorra de maneira horizontal.

Vale destacar que uma das grandes vantagens que a rede social corporativa oferece é o acompanhamento do seu uso. Assim, os gestores conseguem checar seu alcance e sua eficiência.

E-mails

A troca de e-mails é predominante em um ambiente corporativo, seja entre funcionários ou para lidar com fornecedores e clientes. É possível usar ferramentas já conhecidas, como o Gmail, ou um servidor que trabalhe com o domínio da própria empresa ― o que confere mais profissionalismo e segurança na comunicação.

O e-mail oferece bastante mobilidade à troca de mensagens, pois é lido a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet e facilita até o trabalho remoto. Sua frequência de uso também pode ser monitorada por meio de ferramentas específicas.

A desvantagem dessas mensagens, por outro lado, é a possibilidade de abertura de arquivos infectados. Eles são capazes de contaminar o sistema da organização ou roubar dados sensíveis.

Intranet

A intranet é um sistema totalmente interno, usado apenas para a comunicação realizada dentro da empresa. Trata-se de uma excelente opção para quem quer centralizar as informações e controlar tudo o que é divulgado.

Quando a companhia opta pela intranet, também obtém acesso total ao seu uso e aos dados compartilhados, conseguindo uma apuração muito precisa de seu alcance e sua eficiência.

Mural Impresso

O mural impresso é um veículo bem antigo e tradicional, mas ainda usado em inúmeras empresas. Ele deve ser colocado em um local visível e de fácil acesso, para que todos consigam ler as informações.

Estamos falando de um canal muito barato, mas cuja mensuração do alcance é bastante difícil. Afinal, não há como controlar a leitura e a absorção das informações nele fixadas.

Publicações

As publicações cumprem o mesmo papel do mural: divulgar notícias por meios impressos. Porém, em vez de ficarem afixadas, essas informações são impressas e distribuídas para cada funcionário.

O método é mais trabalhoso e gera custos não só de redação, mas também de impressão. Além disso, as publicações são um pouco mais complicadas de serem mensuradas, afinal nem todos aqueles que as receberem vão ler as informações apresentadas.

TV corporativa

As empresas têm aderido cada vez mais ao uso das TVs corporativas, que usam a transmissão pela internet para divulgar informações. Esse veículo é excelente para difundir a cultura organizacional e chama a atenção dos funcionários, além de permitir uma boa mensuração e avaliação do alcance dos conteúdos passados.

A TV corporativa pode usar uma linguagem apropriada ao seu público-alvo, adequando a comunicação ao estilo dos profissionais e levando em consideração a faixa etária e seus principais interesses. Assim, há um aumento na possibilidade de que eles prestem atenção naquilo veiculado.

Como diagnosticar os canais de comunicação?

O primeiro passo para um diagnóstico desses canais é o uso de ferramentas para avaliar o alcance de cada um. É preciso entender quantas pessoas têm acesso, de fato, às informações divulgadas.

Em seguida, os gestores podem fazer pesquisas para entender como está a absorção dos conteúdos. Dentro delas, é possível avaliar se os funcionários vêm recebendo e compreendendo as mensagens ou se as informações são úteis para a rotina de trabalho e a convivência entre os colegas.

A partir desses dados, é possível criar um plano de ação que melhore os efeitos dos canais de comunicação.

De que forma criar um plano de ação consistente?

A partir das informações coletadas nas pesquisas sobre o alcance da comunicação interna, você pode entender quais são os maiores problemas que afetam o engajamento e o diálogo entre empresa e funcionários.

Também fica mais fácil eliminar os ruídos provocados pelas fofocas e pelos boatos ― popularmente conhecidos como “rádio peão”. Assim, a comunicação é alinhada e os desgastes de relacionamento são evitados.

Essas pesquisas possibilitam, ainda, o diagnóstico de problemas específicos da empresa, fazendo com que os gestores tracem soluções para cada equipe e acompanhem os resultados das mudanças. Com isso, os canais atuam como divulgadores de transformações e podem até promover melhorias na postura ou nos costumes dos trabalhadores.

Como consequência, é possível obter uma maior participação dos colaboradores, manter os índices de produtividade elevados e, até mesmo, aumentar o recebimento de sugestões para melhorar processos ou alcançar resultados mais satisfatórios.

Sabendo como funcionam e de que forma os canais de comunicação interna podem auxiliar uma empresa, é possível escolher os mais indicados (de acordo com o perfil dos funcionários) e estabelecer estratégias para que o diálogo seja eficiente.

Saiba qual o canal de comunicação ideal para sua empresa. Baixe no guia.

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